Wie Mitarbeiterüberwachungssoftware funktioniert
Die Implementierung einer Mitarbeiterüberwachungssoftware in Ihrem Unternehmen bietet viele Vorteile. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, wie diese Tools funktionieren, insbesondere wenn Sie nicht mit ihnen vertraut sind.
Mitarbeiterüberwachungssoftware verfolgt und zeichnet wichtige Aktivitätsdaten der Mitarbeiter auf und erstellt Berichte. Es verfügt beispielsweise über Funktionen, die aufzeichnen, wann der Benutzer aktiv wird, welche Anwendungen der Benutzer besucht oder welche Programme er herunterlädt.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Mitarbeiterüberwachungssoftware implementieren möchten, lesen Sie weiter unten, um mehr über die Funktionsweise zu erfahren.
Was ist eine Software zur Mitarbeiterüberwachung?
Mitarbeiterüberwachungssoftware ist ein Programm, mit dem Arbeitgeber verfolgen können, was ihre Mitarbeiter bei der Arbeit tun. Dies führt nicht nur dazu, dass die Arbeitnehmer mehr in ihre Arbeit investieren, sondern trägt auch dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass sensible Daten gestohlen werden.
Software wie Wolfeye überwacht die Zeit, die Mitarbeiter mit nichtproduktiven Aufgaben verbringen, und die Programme, die sie auf ihren Computern verwenden. Es ermittelt sogar die Spitzenaktivitätszeiten für jeden Mitarbeiter im Laufe des Tages.
Dadurch erhält Ihr Unternehmen einen besseren Überblick über den gesamten Arbeitsablauf, unabhängig davon, ob Mitarbeiter physisch im Büro anwesend sind oder nicht.
Wie Mitarbeiterüberwachungssoftware funktioniert
Mitarbeiterüberwachungssoftware umfasst Funktionen, die Daten zur Computernutzung des Benutzers erfassen und protokollieren. Beispielsweise verfügt eine Mitarbeiterüberwachungssoftware wie Wolfeye über die folgenden Funktionen:
- Protokolliert die Anmeldezeit des Benutzers.
- Zeichnet die verwendeten Programme auf.
- Zeichnet die aufgerufenen Websites auf.
Wenn ein Benutzer beispielsweise eine Anwendung öffnet, registriert das System den Namen der Anwendung sowie den Zeitpunkt, zu dem sie gestartet und geschlossen wurde. Dadurch erhält das Unternehmen detaillierte Informationen über die Aktivität des Benutzers.
Alle diese Daten werden in der Regel in der Cloud gespeichert, um eine mühsame Speicherung auf den Servern des Unternehmens zu vermeiden. Manager können sich mühelos bei der Anwendung anmelden und die Aktivitäten jedes Mitarbeiters überwachen.
Rechtliche Auswirkungen der Überwachung von Mitarbeitern
Es gibt viele Missverständnisse hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Datenerhebung, die Sie von der Umsetzung abhalten könnten. Ist es legal, Ihre Mitarbeiter zu überwachen?
Ja ist es. Das Arbeitsrecht in den USA erlaubt es Unternehmen, ihre Mitarbeiter zu überwachen. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie alle auf dem Firmenserver gespeicherten E-Mails einsehen können.
Die einzigen gesetzlichen Beschränkungen betreffen Telefongespräche. Ohne das Wissen und die Zustimmung der Arbeitnehmer ist es Arbeitgebern gesetzlich nicht gestattet, die privaten Telefongespräche ihrer Arbeitnehmer abzuhören. Für alle anderen Zwecke benötigt der Arbeitgeber keine Zustimmung, wenn der Arbeitnehmer dienstlich zur Verfügung gestellte Geräte nutzt.
Einige Bundesstaaten haben jedoch weitere Schritte in Richtung Datenschutzrechte der Arbeitnehmer unternommen. Sowohl Delaware als auch Connecticut verlangen von Unternehmen, dass sie ihre Arbeitnehmer im Voraus benachrichtigen, bevor sie ihre Kommunikation überwachen. Überprüfen Sie vor der Installation von Software, ob für Ihr Bundesland spezifische Regeln gelten.
Die Regeln können auch je nach Land, in dem Sie leben, variieren. Mitglieder der Europäischen Union sind sich der Bedeutung der Privatsphäre am Arbeitsplatz bewusst. Unternehmen sind verpflichtet, bei der Verfolgung der Aktivitäten ihrer Mitarbeiter völlig transparent zu sein.
Jede einzelne Person in der Europäischen Union muss vor der Erhebung personenbezogener Daten ihr Einverständnis geben und darüber hinaus über den Prozess der Datenerhebung und die Gründe dafür informiert werden. Informieren Sie sich vorsichtshalber über die Gesetze Ihres Landes, bevor Sie eine Überwachung durchführen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter stets über die Absicht, Software zu installieren und erläutern Sie deren Verwendungszweck ausführlich, um Vertrauen zu schaffen und optimale Ergebnisse zu erzielen. Eine größere Transparenz verringert die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Komplikationen.
So implementieren Sie Überwachungssoftware erfolgreich
Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, ob Sie mit Ihrer Überwachungssoftware die besten Ergebnisse erzielen können, befolgen Sie die folgenden Tipps, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen:
Angemessene Verwaltung
Überlegen Sie genau, welche Websites Sie blockieren möchten und blockieren Sie diese nur in Maßen. YouTube ist zum Beispiel vielleicht die erste Website, die einem in den Sinn kommt, wenn man über eine Nutzungsbeschränkung nachdenkt, aber man muss noch einmal darüber nachdenken. Ihre Mitarbeiter könnten von den vielen hilfreichen Tutorials auf YouTube profitieren. Schränken und filtern Sie Websites auf angemessene Weise ein und vermeiden Sie es, es zu übertreiben.
Passen Sie die Erwartungen an
Es ist unmöglich, dass Mitarbeiter acht Stunden am Stück arbeiten. Pausen sind wichtig! Der Schlüssel zu einer erfolgreichen und ethischen Mitarbeiterüberwachung liegt darin, einfühlsam mit Ihren Mitarbeitern umzugehen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen und ethischen Mitarbeiterüberwachung liegt darin, einfühlsam mit Ihren Mitarbeitern umzugehen.
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass Sie verstehen, dass sie Pausen brauchen und dass es für sie akzeptabel ist, sich bei Bedarf eine angemessene Auszeit zu nehmen. Legen Sie bestimmte Regeln fest, aber lassen Sie Raum für etwas persönliche Flexibilität.
Vermeiden Sie Spionage
Seien Sie vorsichtig und verwenden Sie die Aktivitätsverfolgung nicht als Überwachungstechnik. Diese Anwendung dient ausschließlich der Überwachung der Produktivität und der Verbesserung der Unternehmensleistung. Darüber hinaus sollten Sie die Daten niemals für andere als geschäftliche Zwecke verwenden.
Passen Sie die Software an
Einige Programme bieten Ihnen ein hohes Maß an Personalisierung, sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Bedenken Sie, dass eine Einheitsgröße nicht für alle passt. Daher kann es sein, dass eine Organisation bestimmte Anwendungen und Funktionen für unproduktiv hält, Sie sie jedoch möglicherweise für wesentlich halten.
Achten Sie darauf, Mittagspausen in Ihre Überwachungspläne einzubeziehen und eine Nachverfolgung außerhalb der Geschäftszeiten auszuschließen. Bewerten Sie alle Optionen, um die Software zu erhalten, die den Anforderungen Ihres Teams am besten entspricht.
Entwickeln Sie eine klare Richtlinie
Durch die Erstellung einer Richtlinie, die alles auf Papier festhält, können sich alle Beteiligten wohler fühlen, insbesondere wenn Sie Ihre Mitarbeiter während der gesamten Umsetzung einbeziehen. Geben Sie einige Hintergrundinformationen zu dem Programm an, das Sie verwenden, einschließlich seiner Möglichkeiten, Ihrer Pläne für die Verwendung und warum es für Ihre Geschäftsziele wichtig ist.
Schaffen Sie eine zugängliche Atmosphäre
Am Anfang kann der Einsatz einer Software zur Mitarbeiterüberwachung Ihre Mitarbeiter beunruhigen. In solchen Fällen ist es wichtig, ihre Perspektive zu berücksichtigen und offen für ihre Bedenken zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedenken ausräumen, um spätere Probleme zu vermeiden.
Abschluss
Wenn Sie also über die Implementierung einer Mitarbeiterüberwachungssoftware in Ihrem Geschäftsbetrieb nachdenken, machen Sie sich unbedingt mit deren Funktionen vertraut. Dies hilft Ihnen auch dabei, fundierte Entscheidungen bei der Kaufentscheidung für Software zu treffen.