Wie funktioniert Computerüberwachungssoftware?

Organisationen verlassen sich zunehmend auf Computerüberwachungssoftware, um ihre Betriebsabläufe effizient zu halten . Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken: Untersuchungen der Europäischen Kommission zeigen, dass die Online-Suche nach Strategien, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeiter im Homeoffice überwachen können, im April 2020 aufgrund der COVID-19-Pandemie um etwa 1705 % gestiegen ist.

Darüber hinaus ergab eine  MIT-Studie aus dem Jahr 2013 über die Auswirkungen dieser Technologie, dass Software zur Mitarbeiterüberwachung die Gewinne um bis zu 7 % verbessert.

Diese neue Technologie ist bahnbrechend, da sie Daten über Systeme und Netzwerke hinweg sammelt und Unternehmen die Erkenntnisse liefert, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.

Hier ist eine Zusammenfassung, wie diese Technologie wichtige Informationen erfasst:

Verfolgung des Browserverlaufs

Die Verfolgung des Browserverlaufs eines PCs kann Arbeitgebern und Eltern wertvolle Einblicke in die Online-Aktivitäten eines Mitarbeiters oder Kindes geben.

Insbesondere beinhaltet dieser Schritt das Sammeln von Informationen darüber, was ein bestimmter Benutzer online sieht, wie zum Beispiel:

• Die Abfragen, die sie in einen Browser eingegeben haben
• Die Links, auf die sie geklickt haben
• Die Suchmaschinen, die sie geöffnet haben

Mit diesen Informationen können Sie schnell erkennen, wenn die Produktivität eines Mitarbeiters ohne ersichtlichen Grund sinkt, und Abhilfemaßnahmen ergreifen, einschließlich Beratung oder Warnung. Und wenn Sie ein Elternteil sind, können Sie schädliche Websites identifizieren, die Ihr Kind besucht, und sie auf eine schwarze Liste setzen, um die Sicherheit Ihrer Kinder im Internet zu gewährleisten.

Protokollierung von E-Mail-Inhalten

Die E-Mail-Inhaltsprotokollierung ist ein praktisches Tool, mit dem Sie wissen, wie Ihre geschäftlichen oder familiären E-Mail-Konten verwendet werden . In diesem Fall erstellt die Software Schnappschüsse von eingehenden und ausgehenden E-Mails. So können Sie ganz einfach nachverfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit produktiven E-Mails verbringen oder mit wem Ihre Kinder online kommunizieren.

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Details, die durch Protokollierung von E-Mail-Inhalten erfasst werden:

• Name und Adresse des Absenders
• Name und Adresse des Empfängers
• Die Betreffzeile und der Inhalt der E-Mail
• Irgendwelche Anhänge

Sie können diese Details dann verwenden, um gegen bösartige E-Mails von externen Quellen vorzugehen oder potenziell schädliche E-Mails zu identifizieren, die Mitarbeiter möglicherweise senden. Auf diese Weise schützen Sie sensible Geschäftsgeheimnisse und fördern gleichzeitig die Produktivität.

Ein typisches Beispiel: Die Protokollierung von E-Mail-Inhalten kann sich als nützlich erweisen, wenn Ihr Unternehmen mit vertraulichen Informationen wie Kundennamen und Kreditkartendaten zu tun hat. Es ermöglicht Ihnen, Mitarbeiter zu überwachen, die auf diese Art von Daten zugreifen können, und sie davon abzuhalten, sie über die Grenzen Ihres Netzwerks hinaus zu senden.

Sofortnachrichtenüberwachung

Wir alle wissen, wie wichtig es ist, mit Kollegen und Familie in Kontakt zu bleiben. In solchen Fällen helfen uns Instant Messages (IM), wichtige Informationen sofort weiterzuleiten, was bei Notfällen und dringenden Aufgaben hilfreich ist.

Allerdings können IM-Gespräche für Ihr Unternehmen riskant sein, wenn sie nicht kontrolliert werden, und verlorene Produktivität oder vertrauliche Informationen könnten leicht durchschlüpfen. Hier ist jedoch Computerüberwachungssoftware praktisch.

Die Technologie kann Echtzeitinformationen erfassen, wenn Mitarbeiter (oder Kinder) über die IM-Plattformen interagieren, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, und Sie über die Inhalte auf dem Laufenden halten, die sie auf diesen Plattformen teilen oder erhalten. Eine Mitarbeiterüberwachungstechnologie (oder Kindersicherungssoftware) ist in diesem Zusammenhang hilfreich, indem sie die folgenden Daten aufzeichnet:

• Mit wem Ihr Mitarbeiter (oder Kind) chattet.
• Der Gesprächstext.
• Als es passiert ist.
• Alle geteilten Dateien oder Videos – und das alles unter Erfassung der relevanten IP-Adressen.

 Diese Details können je nach verwendeter Software variieren, aber unterm Strich helfen sie Ihnen dabei, Ihre Geschäftsdaten zu schützen (und Ihre Kinder vor Ärger zu bewahren).

 Achtung: Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise unwohl, wenn sie wissen, dass Sie ihre Nachrichten überwachen. Legen Sie daher frühzeitig klare Richtlinien darüber fest, was erlaubt ist und was nicht. Erwägen Sie außerdem, sie auf die Verwendung von vom Unternehmen bereitgestellten IM-Plattformen und -Konten wie Slack oder Microsoft Teams zu beschränken, um sicherzustellen, dass alle Gespräche aufgezeichnet werden.

Es stellt auch sicher, dass Sie nicht in ihre Privatsphäre eingreifen oder gegen das Gesetz verstoßen, wenn Sie ihre privaten Konten oder Geräte verfolgen.

Aufzeichnen von Social-Media-Aktivitäten

Neben der Verfolgung von E-Mails und IMs kann die Mitarbeiterüberwachungssoftware die Social-Media-Aktivitäten eines Benutzers aufzeichnen. Ihr Unternehmen kann diese Informationen verwenden, um zu ermitteln, wie die Mitarbeiter mit aktuellen und potenziellen Kunden auf Websites wie den folgenden interagieren:

• Twitter
• Facebook
• LinkedIn

Die Technologie sammelt wichtige Informationen über Aktivitäten, wie z. B. die Reaktion von Mitarbeitern auf Anfragen und ihre Einstellungen und Verhaltensweisen gegenüber Kunden. Auf diese Weise hilft es Ihnen, Fälle zu identifizieren, in denen Mitarbeiter unangemessene Inhalte posten oder sich unangemessen verhalten, was Ihrem Ruf schadet.

Denken Sie daran, dass drei Hauptakteure eine erhebliche Bedrohung für den Ruf Ihres Unternehmens in den sozialen Medien darstellen:

• Ihre Mitarbeiter
• Ihre Kunden
• Die Organisation selbst (mehr darüber können Sie in dieser Studie nachlesen )

Durch Echtzeit-Screenshots von Social-Media-Aktivitäten hilft Ihnen die Mitarbeiterüberwachungssoftware sicherzustellen, dass Interaktionen professionell und im Einklang mit den Werten Ihres Unternehmens gehandhabt werden.

Und im Familienkontext können Sie eine Kindersicherungssoftware verwenden, um die Social-Media-Aktivitäten Ihres Kindes zu überprüfen und es vor Schaden wie Cybermobbing zu schützen.

Wussten Sie? Laut dem Cyberbullying Research Center haben etwa 37 % der Teenager in den USA schon einmal eine Form von Cybermobbing erlebt. Daher ist es am besten, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um Ihre Kinder zu schützen, und die Verwendung von Computerüberwachungstechnologie ist einer davon.

Dokumentieren der Mitarbeiteraktivitäten

Die Dokumentation der Mitarbeiteraktivitäten ist ein entscheidendes Puzzleteil bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeiter. Mit den richtigen Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie die Aktivität und Produktivität jedes Mitarbeiters bei der Zuweisung verschiedener Aufgaben einschätzen und Ihnen dabei helfen, ihn optimal zuzuordnen.

Software zur Mitarbeiterüberwachung funktioniert in dieser Hinsicht, indem sie die folgenden Informationen erfasst:

• Die Zeit, die ein Mitarbeiter für eine Aktivität aufwendet
• Die Websites, die Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit besuchen
• Die Dokumente, auf die sie zugreifen oder die sie teilen

In einigen Fällen verfügt diese Software über erweiterte Funktionen, wie z. B. Geofencing , das Sie benachrichtigt, wenn das Gerät eines Mitarbeiters den ausgewiesenen Bereich verlässt oder eine bestimmte Geschwindigkeitsbegrenzung überschritten hat (entscheidend, wenn Sie Eigentümer eines Speditionsunternehmens sind).

Anwendungsnutzungszeiten verfolgen

Mitarbeiterüberwachungssoftware sagt Ihnen viel mehr als nur, woran jede Person arbeitet – sie kann aufzeigen, wer am produktivsten ist und wie Geschäftsressourcen wie Apps verwendet werden.

So funktioniert das:

• Die Software zeichnet auf, wie lange jede Person bestimmte Anwendungen und Programme nutzt.
• Es erstellt dann benutzerdefinierte Berichte mit den am häufigsten verwendeten Apps – damit Sie Gelder strategischer zuweisen können.
• Es verfolgt auch die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um Aufgaben in verschiedenen Programmen zu erledigen, und hilft Ihnen, ihre Produktivität zu messen. Beispielsweise kann es Ihnen anzeigen, wie lange ein bestimmter Benutzer gebraucht hat, um auf bestimmte Kundenanfragen in sozialen Medien zu antworten, sodass Sie Mitarbeitern die spezifischen Themen zuweisen können, die sie in kürzester Zeit im Voraus beantworten können.

Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Apps oder Programme die Zusammenarbeit oder Produktivität innerhalb des Unternehmens fördern – wie Chat-Plattformen oder Dokumentenspeicherlösungen – und welche den Betrieb aufgrund von Ressourcenverschwendung (wie Spiele) verlangsamen. Stellen Sie sich vor, Sie nehmen dieses datengetriebene Wissen von nun an in jedes Meeting mit.

Aber das ist nicht alles! Durch die Nachverfolgung der App-Nutzungszeiten verwaltet die Computerüberwachungssoftware die Fortschritte und Erfolge Ihres Teams . Vielleicht erkennen Sie einen effizienten Mitarbeiter, der Aufgaben schnell erledigt, oder erkennen, wo Sie Zeit und Kosten sparen können, indem Sie Multitasking fördern.

Protokollierung des Dateiserverzugriffs

Datensicherheit ist von entscheidender Bedeutung, und der beste Weg, Ihr Unternehmen vor potenziellen Cybersicherheitsrisiken zu schützen, ist die Protokollierung des Dateiserverzugriffs.

In diesem Fall verfolgt die Mitarbeiterüberwachungslösung alle Aktivitäten auf Ihren Dateiservern, wie zum Beispiel:

• Wer auf welche Dateien zugegriffen hat.
• Als sie es taten.
• Und was sie mit den Akten gemacht haben.

Außerdem zeichnet es Änderungen im Laufe der Zeit auf. Mit dieser Technologie können Sie beispielsweise feststellen, ob jemand vertrauliche Informationen geändert oder gestohlen hat. Auf diese Weise können Sie Richtlinien durchsetzen, die ein solches Verhalten verhindern, und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält.

Protokollierung und Überprüfung der Softwareinstallation

Eine weitere wichtige Funktionsweise von Computerüberwachungssoftware ist die Protokollierung und Überprüfung von Softwareinstallationen. Angenommen, Ihr Unternehmen verbietet die Verwendung bestimmter Anwendungen (oder Sie befürchten, dass Ihre Kinder Software mit schädlichen Inhalten herunterladen und installieren könnten). In diesem Fall ist eine automatisierte Lösung, die diese Aktivitäten verfolgt, unerlässlich.

Computerüberwachungssoftware kann Ihnen helfen, indem sie jede Software, die Ihre Mitarbeiter zu installieren versuchen, aufzeichnet und protokolliert, sodass Sie feststellen können, ob sie versehentlich oder absichtlich Malware oder Spyware auf Ihren Systemen installiert haben. Dadurch können Sie verdächtige Aktivitäten schnell erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor es zu spät ist.

Ein Wort der Vorsicht zur Verwendung von Mitarbeiterüberwachungssoftware: Trotz der immensen Vorteile der Verwendung von Mitarbeiterüberwachungssoftware ist es am besten sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Datenschutzgesetze in Ihrem Land einhalten.

In diesem Zusammenhang sind hier einige Richtlinien zu beachten:

• Installieren Sie diese Technologie nicht ohne deren Zustimmung auf den persönlichen Geräten Ihrer Mitarbeiter. Tun Sie dies stattdessen auf Firmengeräten, wo Sie mehr Kontrolle und Rechte haben.
• Überwachen Sie Mitarbeiter nur, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben, wie z. B. die Verbesserung der Produktivität oder die Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien.
• Bewahren Sie die von Ihnen gesammelten Daten privat und sicher auf.

Hier ist ein kurzes Video von der BBC, das beschreibt, wie Unternehmen Software zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen: