Supervisar la actividad informática del profesional jurídico
Un estudio realizado por el Informe de encuesta legal de la Asociación de Abogados de Estados Unidos en 2022 reveló que el 27% de las firmas legales se han enfrentado a violaciones de datos en el pasado. Estas infracciones pasan desapercibidas la mayor parte del tiempo. Por lo tanto, los procedimientos de seguimiento estrictos son un requisito vital para proteger los datos de los clientes en los despachos de abogados.
Wolfeye proporciona una solución a este preocupante problema. Este software sirve como una herramienta de vigilancia inclusiva para el monitoreo informático de los profesionales legales dentro de las prácticas legales.
Este artículo describe cómo Wolfeye monitorea las actividades de las autoridades legales integrando el programa en sus computadoras.
¿Cómo ayuda Wolfeye a monitorear las computadoras de los bufetes de abogados?
Wolfeye es un software de monitoreo de escritorio remoto que se utiliza para rastrear la actividad de los empleados. Lo utilizan las empresas para monitorear la productividad de su fuerza laboral, garantizar el cumplimiento normativo y proteger los datos confidenciales de la empresa.
Con Wolfeye, los bufetes de abogados pueden monitorear las computadoras de sus profesionales legales, incluidos abogados, asistentes legales y pasantes. Sin embargo, deben garantizar que la información del cliente esté segura.
Las siguientes características de Wolfeye pueden ayudar a monitorear las operaciones de la industria legal.
Monitoreo en tiempo real
Wolfeye instalado en un escritorio se ejecuta en segundo plano sin que un empleado se dé cuenta. Monitorea la pantalla del escritorio en vivo y envía la transmisión en vivo al servidor principal de Wolfeye.
Esta función se puede utilizar para monitorear el uso de bases de datos de investigación legal, procedimientos de edición de documentos e interacción por correo electrónico con los clientes. También puede realizar un seguimiento de las aplicaciones y los sitios web que utilizan los empleados y detectar sitios web no aprobados que no sean seguros para los datos legales.
Seguimiento de datos y tiempo
Wolfeye recopila los datos en el escritorio. Si un empleador no está disponible para el monitoreo en vivo, puede usar la función de grabación de pantalla de Wolfeye para grabar las pantallas y evaluarlas más tarde. Los datos registrados se almacenan en los archivos.
El seguimiento del tiempo es otra característica de Wolfeye; al usarlo, puede filtrar las grabaciones y los datos según los requisitos. Wolfeye también puede restringir el acceso a información privada o transferencias de archivos para proteger datos importantes.
Informes y análisis
Wolfeye no sólo recopila datos, sino que también los convierte en información útil, como infografías, y elabora informes de datos.
Estos informes proporcionan una revisión del personal y de las actividades del proyecto, lo que permite a los empleadores identificar patrones falsos y violaciones de seguridad. Los informes también se pueden personalizar para un conjunto de datos en particular.
¿Cómo mejora el monitoreo informático el flujo de trabajo en los despachos de abogados?
Monitorear las computadoras de los profesionales legales proporciona a las firmas de abogados información que resulta en beneficios tangibles que van más allá de mejorar la productividad de los empleados.
Seguridad mejorada
Wolfeye no es sólo una herramienta de seguimiento, también es una herramienta de seguridad. Puede detectar actividades sospechosas, como transferencias de archivos extrañas o intentos de inicio de sesión ilegales para obtener datos del cliente. Wolfeye permite actuar con prontitud y detener las brechas de seguridad antes de cualquier error en los datos.
Además, Wolfeye supervisa el cumplimiento de las directrices de seguridad de los datos, asegurándose de que los miembros del personal utilicen contraseñas y dispositivos seguros y cumplan las directrices de cifrado para obtener una capa adicional de seguridad.
Productividad incrementada
Un beneficio muy famoso de monitorear a los empleados es aumentar su productividad durante las horas de trabajo. Wolfeye ayuda a identificar áreas de mejora en el flujo de trabajo. Puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a la investigación jurídica y la preparación de documentos, mejorando la gestión del tiempo.
Esto también beneficia a los despachos de abogados porque el flujo de trabajo optimizado reduce el tiempo de documentación y libera tiempo para las horas facturables.
Servicio al cliente mejorado
El servicio al cliente es el núcleo de todo negocio, y los negocios legales no son una excepción. Necesitan un programa de servicio al cliente más eficiente.
Wolfeye puede monitorear la comunicación abogado-cliente, garantizando la protección del privilegio abogado-cliente y el cumplimiento ético. Esto hace posible que las empresas jurídicas atraigan más clientes en el futuro.
Equilibrando la seguridad con la privacidad durante el monitoreo
El seguimiento de los empleados, especialmente en los bufetes de abogados, plantea preocupaciones sobre la privacidad. La preocupación más importante es la vigilancia de la comunicación abogado-cliente. El monitoreo puede impedir que los abogados y clientes revelen abiertamente parte de la información confidencial.
Algunas conversaciones entre abogado y cliente, si se filtran, pueden caer en manos equivocadas y afectar negativamente los resultados del caso de un juicio legal.
La microgestión disfrazada de seguimiento puede promover una cultura de desconfianza dentro de la organización. Los empleados pueden sentir que se está violando su privacidad, lo que perjudica el compromiso activo de los empleados y reduce la satisfacción laboral.
Consideración legal
Las empresas deben asegurarse de cumplir con las regulaciones legales antes de monitorear a sus empleados utilizando herramientas de software. Las reglas de monitoreo varían de una región a otra. En el Reino Unido, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) ha impuesto algunas regulaciones estrictas sobre el monitoreo. Las empresas sólo pueden monitorear los datos de los equipos que residen en Europa. Si algún equipo remoto trabaja fuera de Europa, las empresas no pueden controlar su actividad.
La Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) en los EE. UU. también impone restricciones estrictas a las prácticas de recopilación y monitoreo de datos. Estas reglas requieren que las empresas obtengan el consentimiento por escrito de los empleados antes de monitorear sus dispositivos de trabajo.
Las empresas deben ser honestas acerca de la información que recopilan y manejarla con vigilancia.
Para mantener prácticas éticas y evitar repercusiones legales, las firmas legales deben tener cuidado al manejar estas regulaciones. La razón número uno es que su conjunto de datos es altamente confidencial.
Transparencia y confianza entre los profesionales del Derecho
Para una implementación exitosa de Wolfeye, es importante establecer confianza entre los empleados.
Los bufetes de abogados deberían organizar un diálogo abierto o una sesión introductoria para diferentes equipos y describir las características de Wolfeye, el tipo de datos que rastrea y los motivos para monitorear los datos.
Se les debe garantizar que sus datos personales no serán monitoreados y que tendrán plena libertad. La comunicación clara promueve la comprensión y alivia las preocupaciones sobre la privacidad.
Antes de implementar Wolfeye, los empleados pueden organizar sesiones de capacitación para que los miembros del personal adquieran las habilidades necesarias para operar Wolfeye. La capacitación permitirá a los empleados detectar estafas de phishing y de seguridad e informarlas al departamento correspondiente para obtener una respuesta rápida.
Conclusión
Wolfeye ha simplificado el seguimiento de las computadoras de los empleados. Las firmas legales pueden aprovechar este software de manera ética utilizando sus funciones. Educar a los empleados de antemano sobre el seguimiento garantizará un ambiente de trabajo positivo y buenas relaciones con los clientes.