Moeten bedrijven in de VS bekendmaken dat ze een computer volgen?
De pandemie heeft veel bedrijven gedwongen om over te schakelen op werk op afstand, maar dit verandert niets aan het feit dat sommige werkgevers nog steeds de computers en apparaten van hun werknemers moeten controleren en gebruiken om de werkprestaties en productiviteitsniveaus bij te houden.
Bedrijven hoeven niet bekend te maken dat ze een computer volgen, tenzij ze afkomstig zijn uit Connecticut, Delaware, Texas en New York. Deze vier staten in de Verenigde Staten hebben wetten die bedrijven verplichten werknemers vooraf te informeren over het gebruik van monitoringsoftware.
Dit artikel onderzoekt de wettigheid van het monitoren van werknemers in de VS en beveelt enkele van de beste software voor het monitoren van werknemers aan.
Monitoring van werknemers is legaal in de VS
In de VS is het monitoren van werknemers volledig legaal. De monitoringregels in de VS geven bedrijven de vrijheid om in de gaten te houden wat hun werknemers doen op door het bedrijf uitgegeven apparaten. Het toezicht op werknemers moet echter worden ondersteund door legitieme zakelijke redenen.
Werkgevers zijn volgens de federale wetgeving niet wettelijk verplicht om hun werknemers te informeren dat ze worden gecontroleerd. Slechts vier Amerikaanse staten verplichten het.
Werkgevers zijn verplicht door Connecticut General Statute 31-48d en Delaware Del. 6 Code 19-7-705 om hun personeel vooraf op de hoogte te stellen voordat ze monitoringsoftware gebruiken. Ook de Texas en New York Data Protection Acts , die recenter zijn, zijn van toepassing.
Andere staten staan bedrijven toe om werknemers zonder hun medeweten te monitoren, en de meeste privacywetten bieden hen speelruimte om te beslissen hoe ver ze kunnen gaan met monitoringsoftware.
Mogen werkgevers personal computers volgen?
Werkgevers hebben misschien de vrijheid om door het bedrijf uitgegeven apparaten te volgen, maar hoe zit het met pc’s? Het simpele antwoord is ja, maar met een paar kanttekeningen.
Als u een werknemer bent die zijn eigen apparaat om werkgerelateerde redenen wil gebruiken, dan heeft uw werkgever het recht om het te volgen zolang hij beleid heeft opgesteld om de privacyrechten van werknemers te beschermen.
Stel dat een werknemer zijn eigen laptop meeneemt naar het werk en deze verbindt met de wifi van het bedrijf. Het bedrijf zou dan deze laptop mogen volgen terwijl deze is verbonden met het bedrijfsnetwerk. Dezelfde regel kan van toepassing zijn op apparaten die worden gebruikt in een thuiswerkconfiguratie. Als een werkgever ermee instemt dat de werknemer zijn eigen apparaat voor het werk mag gebruiken, heeft de werkgever mogelijk het recht om dat apparaat te volgen.
BYOD-beleid
Een van de beste manieren voor werkgevers om de apparaten van hun werknemers te traceren, is door een ‘Bring Your Own Device’-beleid te gebruiken. Deze overeenkomsten stellen werknemers in staat om hun persoonlijke laptops, smartphones en andere apparaten mee te nemen naar het werk. Ze moeten er wel mee instemmen dat hun werkgever hun gegevens kan volgen.
Dit is wat u moet weten voordat u een BYOD-overeenkomst op uw werkplek gebruikt:
- Alle werknemers moeten akkoord gaan met het beleid (en ze hebben het recht om het te weigeren).
- Op het overeenkomstformulier moeten alle gegevens worden toegelicht die worden verzameld.
- Afwijken van de overeenkomst om aanvullende informatie te verzamelen is een overtreding op de werkplek.
- U moet duidelijk zijn over het tijdsbestek waarin u de gegevens van de werknemer bijhoudt (tijdens werkuren, 24 uur per dag, enz.).
U kunt potentiële werknemers het beste laten weten dat u BYOD-praktijken aanmoedigt voordat u ze in dienst neemt. Hierdoor kunnen ze zich afmelden voor het onboardingproces voordat u ze aan het arbeidssysteem van uw bedrijf moet toevoegen.
De privacywet elektronische communicatie
Een federale wet die bekend staat als de Electronic Communications Privacy Act ( ECPA ) beschermt het recht van bedrijven om toezicht te houden op hun werknemers. Deze wet vormt sinds 1986 het wettelijk kader voor het volgen en controleren van werknemers.
De Stored Communications Act (SCA), Titel II, bevestigt het recht van de werkgever om documenten, bestanden en andere gegevens die door werknemers tijdens de werkuren zijn gemaakt, in te zien. Het moet echter worden ondersteund door geldige zakelijke redenen.
Een werkgever mag van de ECPA al het gebruik van een computer die eigendom is van het bedrijf volgen. Thuiswerkers kunnen bijvoorbeeld nog steeds hun gegevens laten volgen door hun werkgever als ze akkoord gaan met de ECPA-normen.
Waarom werkgevers software voor het volgen van werknemers moeten gebruiken
De gemiddelde werknemer besteedt slechts ongeveer drie uur per dag aan productief werk. De meeste werknemers brengen de resterende uren door op sociale media, kletsen met collega’s en doen andere onproductieve activiteiten.
Om verantwoording af te leggen, inzicht te krijgen in hoe werknemers hun tijd gebruiken en in het algemeen de productiviteit van werknemers te verhogen, gebruiken veel bedrijven nu software voor het monitoren van werknemers.
Wat is de beste trackingsoftware?
Er zijn momenteel veel soorten software voor het monitoren van werknemers op de markt, maar het kiezen van de beste kan veel werk vergen.
Wanneer u op zoek bent naar software voor het monitoren van werknemers, wilt u er zeker van zijn dat deze over al deze noodzakelijke functies beschikt:
- U zou een live feed van de schermen van uw werknemers moeten kunnen volgen . Met sommige monitoringprogramma’s kunt u alles op het scherm van de werknemer zien terwijl het gebeurt. U kunt elk bericht, elke website en elk programma dat ze openen in realtime bekijken.
- Geautomatiseerde screenshots kunnen historische werknemersgegevens opleveren . Als u het scherm niet in realtime wilt bekijken, kunt u uw software zo instellen dat er op gezette tijden screenshots worden gemaakt of wanneer ze een nieuwe website bezoeken. U kunt alle informatie op de pagina zien terwijl deze verandert, en dat is wanneer deze het meest telt.
- Kies een programma dat ongemerkt draait . De medewerker krijgt geen melding van de startup, maar wordt geactiveerd zodra hij zijn apparaat aanzet.
- Houd hun schermen in de gaten, waar u ook bent . U zou toegang moeten hebben tot gegevens van uw software voor het monitoren van werknemers met behulp van uw smartphone, tablet of laptop. Dit geeft u toegang tot alle bovengenoemde opties zonder dat u naar kantoor hoeft te gaan.
Als u op zoek bent naar software voor het monitoren van werknemers die alle bovenstaande functies kan bieden, hoeft u niet verder te zoeken dan Wolfeye Remote Screen . Deze tool is geschikt voor het volgen van het gedrag van werknemers en het monitoren van het internetgebruik van kinderen en ongeautoriseerde pc-toegang.
Conclusie
Het is legaal voor bedrijven om door het bedrijf uitgegeven apparaten en pc’s te controleren om de verantwoordelijkheid en productiviteit van werknemers te waarborgen. Het volgen van werknemers kan bedrijven ook helpen de gegevensbeveiliging te handhaven.
Als u een werkgever bent die de computer van een werknemer wil controleren zonder openbaarmaking, zorg er dan voor dat u legitieme redenen hebt voordat u dit doet.
Bronnen
- Time Doctor: Employee Monitoring Laws Explained
- Work Time: 19 Most Asked Questions on U.S. Employee Monitoring Laws
- Business News Daily: Spying on Your Employees? Better Understand the Law First
- Proofhub: 11 Best Employee Monitoring Software You Can Use in 2023
- Los Angeles Times: So Your Employer Is Monitoring You. What You Should Know
- BJA: Electronic Communications Privacy Act of 1986 (ECPA)