Is het legaal om de e-mails van uw werknemers te controleren?
Als u meerdere werknemers aanstuurt die op afstand werken via de computer, wilt u er misschien voor zorgen dat ze hun werktijd productief gebruiken. Dat betekent niet treuzelen op sociale media-websites of persoonlijke contacten e-mailen tijdens werkuren. Het is echter belangrijk om te overwegen wat de wet zegt over het controleren van de e-mails van uw werknemers.
Het is legaal om de zakelijke e-mails van uw werknemers te controleren, maar het kan illegaal zijn om hun privé-e-mails te controleren. Werkgevers kunnen legaal controleren wat hun werknemers tijdens werkuren doen, inclusief hun e-mails en kantoorapparaten. Er zijn echter grenzen aan de mate van toezicht die is toegestaan.
Leren over de rechten en verantwoordelijkheden van werkgevers met betrekking tot het controleren van de e-mails van hun werknemers is noodzakelijk. Dit artikel bespreekt de federale wetgeving over het volgen van e-mails van werknemers.
Federale wet op het controleren van e-mails van werknemers
Federale wetgeving is van toepassing op iedereen in de Verenigde Staten van Amerika; dus alle federale voorschriften rond het toezicht op de werkactiviteiten van werknemers zijn van toepassing op iedereen in het land.
In deze omstandigheid is er geen federale wet die het toezicht op werkgerelateerde taken en e-mails van werknemers verbiedt. Alles wat de werknemer doet bij het gebruik van de computersystemen van het bedrijf – zelfs als het om persoonlijke taken gaat – kan wettelijk worden gevolgd door de werkgever.
Sommige staten hebben specifiek beleid dat ze moeten volgen bij het bewaken van werknemers. In bijvoorbeeld Connecticut, Delaware, Colorado en Tennessee moeten werkgevers hun werknemers op de hoogte stellen van aanstaande surveillance.
Anders is het volkomen legaal voor werkgevers om alles te controleren dat wordt gedaan met behulp van de computersystemen van het bedrijf. Het recht op toezicht door werknemers wordt zelfs beschermd door de Electronic Communications Privacy Act. Het is belangrijk om te onthouden dat de werkgever het werk van een werknemer alleen kan controleren tijdens de werkuren en met een geldige professionele reden.
De Electronic Communications Privacy Act ( ECPA ) is in 1986 ontwikkeld om te benadrukken hoe bepaalde gesprekken via de telefoon kunnen worden onderschept en voor legale of andere doeleinden kunnen worden gebruikt. In de loop der jaren is deze wetgeving aangepast aan de veranderingen in de technologie en het digitale tijdperk.
Waarom is e-mailmonitoring legaal?
De belangrijkste reden om e-mailmonitoring te legaliseren is om de belangen van het bedrijf te beschermen. Bedrijven kunnen zich proactief verdedigen tegen fraude, beveiligingsbedreigingen en datalekken als ze de communicatie van hun werknemers kennen.
Bovendien kunnen bedrijven legaal alle communicatie op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf monitoren. Als gevolg hiervan is alles wat de werknemer op dat apparaat doet eigendom van het bedrijf. De werkgever kan legaal alle e-mailcommunicatie op dat apparaat volgen, inclusief persoonlijke.
De privacy van werknemers is echter essentieel. Werkgevers mogen bedrijfstechnologie alleen gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden. E-mailmonitoring helpt werkgevers ervoor te zorgen dat bedrijfstechnologie op de juiste manier door werknemers wordt gebruikt.
Hebben werkgevers toestemming nodig om e-mails te controleren?
Werkgevers hebben meestal geen toestemming nodig om e-mails te controleren. In sommige staten is het echter mogelijk dat werkgevers werknemers moeten informeren dat ze hun werk zullen bewaken met behulp van bewakingssoftware.
Staten als Connecticut, Delaware, Colorado en Tennessee zijn voorbeelden van staten die van werkgevers eisen dat ze op de hoogte worden gebracht van aanstaande bewaking.
Verbieden sommige landen toezicht op werknemers?
Hoewel geen enkel land het monitoren van e-mail volledig verbiedt, hebben sommige landen strikte wetten met betrekking tot het gebruik van dergelijke software en de wettelijke plicht van de werkgever om werknemers te informeren wanneer ze worden gemonitord. In 2017 verklaarden de Europese mensenrechtenrechtbanken dat het toezicht op werknemers alleen kon worden voltooid als de werknemer hiervan vooraf op de hoogte was gesteld.
Deze uitspraak kwam tot stand doordat een werknemer in Roemenië, die Yahoo Messenger had gedownload om met klanten te werken, ook persoonlijke gesprekken voerde via de app. Werkgevers lazen de transcripties van de privégesprekken van de werknemer en ontsloegen hem vervolgens.
Deze zaak heeft ertoe geleid dat er verschillende technologie- en privacywetten zijn ontstaan, en landen als Frankrijk, Denemarken, Duitsland, Italië en Zweden hebben specifieke regels voor het controleren van privé-e-mails van werknemers.
Volgens deze regels hebben werkgevers toestemming nodig om privé-e-mails te lezen. Deze uitspraak is essentieel omdat een gebrek aan privacy voor werknemers kan leiden tot misbruik van hun persoonlijke communicatie.
De beste manier om de e-mails van uw werknemers te controleren
U kunt verschillende methoden gebruiken om de e-mails en andere werkgerelateerde activiteiten van uw werknemer te volgen.
- Een manier om de productiviteit van uw werknemer te controleren, is door tijdregistratiesoftware op computerapparatuur te installeren . Deze software houdt bij hoe lang het duurt voordat uw medewerker een bepaalde taak heeft voltooid.
- U kunt ook projectmanagementsoftware installeren of uw werknemers vragen om zelfrapportages over het werk dat ze tijdens een dienst hebben gedaan. Tegelijkertijd kunt u supervisie en managementrapportages over de dagelijkse werkzaamheden opvragen.
Een van die software is Wolfeye , dat dient als een monitoringsysteem voor werknemers voor kleine bedrijven en internetbewaking voor ouders om het technologiegebruik van hun kinderen te volgen.
Wat zijn de voordelen van schermbewaking op afstand?
Schermbewaking op afstand is om verschillende redenen gunstig.
- Schermbewaking op afstand verbetert de efficiëntie. Wanneer werkgevers toezicht kunnen houden op de werktaken van hun werknemers, kunnen ze ervoor zorgen dat ze niet worden afgeleid door alledaagse taken of te lang aan één taak besteden.
- Schermbewaking op afstand verhoogt de productiviteit. Werkgevers kunnen ervoor zorgen dat hun werknemers 100% productief zijn met hun tijd en energie, wat de algehele prestaties van het bedrijf ten goede komt.
- Schermbewaking op afstand kan helpen bij personeelsbeslissingen. Met deze software kunnen werkgevers hun werknemers zien werken. Schermmonitoring kan de werkgever helpen om de juiste beslissingen te nemen over de toekomst van de werknemer bij het bedrijf.
- Wolfeye Remote Screen monitoring kan gegevens opslaan. Het schermbewakingssysteem van Wolfeye kan gegevens opslaan door middel van schermafbeeldingen, wat op de lange termijn handig kan zijn wanneer u specifieke informatie moet ophalen.
Wat zijn de nadelen van het gebruik van Remote Screen Monitoring?
Zoals bij elk bewakingssysteem, heeft schermbewaking op afstand enkele nadelen. Sommige werknemers zien het misschien als een inbreuk op de privacy en verliezen het vertrouwen in u. Het is ook van vitaal belang dat u als werkgever weet hoe u moet omgaan met gevoelige informatie die u via surveillance kunt tegenkomen.
Werknemers kunnen van streek zijn of denken dat hun werkgever hen niet vertrouwt. Ze kunnen ook het gevoel hebben dat ze hun werkgevers niet kunnen vertrouwen, omdat toezicht wantrouwen en ongemak veroorzaakt. Daarom is de subtiliteit van Wolfeye ideaal — het voelt niet opdringerig aan.
Bovendien is het belangrijk om te onthouden dat u gevoelige of persoonlijke informatie over uw werknemer(s) kunt tegenkomen en dat het uw taak is om uw rechten en de rechten van uw werknemers in deze omstandigheden te begrijpen.
1. Het recht van werknemers op privacy
Uw werknemer heeft recht op privacy en het is uw taak ervoor te zorgen dat u hun vertrouwelijke informatie beschermt volgens de federale wetten van de Verenigde Staten, zoals de Video Privacy Protection Act en de California Consumer Privacy Act.
Sommige bedrijfsbeleidsregels kunnen echter bepaalde privacy- en beschermingswetten terzijde schuiven, dus het raadplegen van een advocaat in uw land is een van de beste manieren om proactief te zijn met betrekking tot het waarborgen van de bescherming van de rechten van uw werknemers.
Over het algemeen begrijpen werknemers dat ze weinig privacy hebben op het werk en dat alles wat ze doen of zeggen met werkapparaten eigendom is van het bedrijf. Werknemers kunnen echter juridische stappen ondernemen als er een vorm van datalek is waardoor persoonlijke gezondheidsinformatie wordt gelekt of openbaar wordt gemaakt.
2. De rechten van de werkgever
Tegelijkertijd heb je als werkgever ook rechten. Het is het recht van de werkgever om toezicht te houden op het werk van hun werknemer om productiviteit, efficiëntie en gepast tijdsgebruik te waarborgen. In feite wordt alles wat met een bedrijfssysteem, apparaat of software wordt gedaan, beschouwd als eigendom van het bedrijf . Alle e-mails die de werknemers verzenden of ontvangen, zijn dus eigendom van het bedrijf.
Er zijn echter twee kanttekeningen. De werkgever mag het werk en de e-mails van zijn werknemers alleen in werktijd controleren. Surveillance buiten werktijd is illegaal. Daarnaast heeft de werkgever een voldoende, zakelijke reden nodig om e-mails te monitoren.
Mocht de werkgever de gevoelige informatie van een werknemer tegenkomen – en laten we ter wille van het verhaal zeggen dat de werkgever die informatie per ongeluk of opzettelijk met iemand anders heeft gedeeld – dan kunnen ze in strijd zijn met verschillende privacywetten en het risico lopen op juridische uitdagingen.
Wolfeye Remote Screening moedigt alle cliënten aan om te spreken met advocaten die bekend zijn met specifieke staatswetten met betrekking tot toezicht en privacykwesties.
Waarom Wolfeye gebruiken E- mails van werknemers controleren?
Wolfeye Remote Screen is om verschillende redenen perfect voor bewaking. Het is ontworpen als de perfecte monitoringtool voor werkgevers en werknemers. U kunt deze software in drie talen installeren en is perfect voor kleine bedrijven.
1. Wolfeye is subtiel en minimaal opdringerig
De software begint te werken zodra de gebruiker zich voor die dag aanmeldt, en het is ook onzichtbaar, waardoor het subtiel en minimaal opdringerig is. De medewerker merkt tijdens het inloggen niets van het opstarten van de software en het toezicht zal ook niet storend of afleidend zijn.
Een gebrek aan afleiding is belangrijk om uw werknemer op schema te houden met zijn werktaken, daarom is Wolfeye ontworpen met een ‘verberg’-optie om zo min mogelijk afleiding te bieden.
2. Screenshots, precisie en identieke weergave
Wolfeye is ook handig omdat het de werkgever precies laat zien waar de werknemer naar kijkt op zijn eigen schermen. Het markeert alle tabbladen die de werknemer heeft geopend en kan indien nodig zelfs screenshots maken. Het kan de werkgever ook de exacte URL-link laten zien die zijn werknemers gebruiken.
De software ondersteunt drie talen (Duits, Engels en Spaans), waardoor het voor mensen gemakkelijker wordt om te downloaden en te installeren.
Veel Gestelde Vragen
Hieronder staan een paar vragen over Wolfeye Remote Screen en hoe het werkt.
Wat kan Wolfeye nog meer doen voor klanten?
Wolfeye Remote Screen is ook beschikbaar voor ouders die het internetgebruik van hun kinderen willen monitoren. U kunt controleren met wie uw kind online aan het chatten is en hen beschermen tegen mogelijk cyberpesten.
U kunt ook controleren welke websites uw kind bezoekt en eraan werken om te voorkomen dat ze internetinhoud gebruiken die niet geschikt is voor hun leeftijd. In een tijd waarin technologie overal aanwezig is en kinderen toegang hebben tot alle delen van internet, is het van vitaal belang om hun computergebruik te kunnen volgen.
Hoe gebruik je Wolfeye Remote Screen?
Wolfeye Remote Screen is gemakkelijk te gebruiken. Koop het gewoon, download het en installeer het op de computer. Deze zelfstudie biedt gedetailleerde, stapsgewijze instructies voor het gebruik van de software.
Hier is een korte handleiding voor het instellen ervan.
- Koop en download de benodigde software. Om dit te doen, moet u ervoor zorgen dat de antivirussoftware van uw computer Wolfeye Remote Screen niet als een virus identificeert. U krijgt ook een licentiecode en moet een ZIP-bestand met de software downloaden.
- Voer het programma uit en begin met de installatie van Wolfeye . U kunt de opties voor scherm delen en opnemen verkennen door het controlevenster te openen. Het controlevenster stelt u ook in staat uw monitoring te “verbergen” en de directe internetactiviteit van uw werknemer te onderzoeken.
- Onthoud dat het programma moet worden uitgevoerd om het scherm op te nemen en te delen. Het opnemen en delen van het scherm stopt wanneer u het programma afsluit. U kunt de software ook verwijderen via het configuratiescherm.
Is er een proefperiode?
Wolfeye Remote Screen biedt een proefperiode van 3 dagen om de software uit te testen. Na die proefperiode wordt uw WRS-licentie automatisch verlengd en hebt u met succes toegang tot de software voor zakelijk gebruik.
In deze proefperiode ontdekt u hoe de software werkt en hoe u de werkzaamheden van uw medewerker efficiënt en subtiel kunt volgen. Handig is dat je na de proefperiode van drie dagen niet veel meer hoeft te doen om met Wolfeye aan de slag te gaan .
Hoe lang duurt een licentie?
De Wolfeye Remote Screen-licentie duurt 12 maanden voordat u deze moet verlengen. Met de licentie hebt u na de proefperiode van drie dagen toegang tot de functies van het monitoringsysteem.
Wolfeye biedt ook een geld-terug-garantie van 60 dagen als je er niet tevreden mee bent.
wie is Wolfeye het meest geschikt?
Wolfeye Remote Screen-monitoring is het meest geschikt voor kleine bedrijven die te maken hebben met werknemers die op afstand werken. De software is ook ideaal voor ouders die op subtiele wijze het computer- en internetgebruik van hun kinderen willen monitoren.
Deze software is niet geschikt voor extreem grote of internationale bedrijven.
Laatste gedachten
Het is volgens de federale wetgeving volkomen legaal om de e-mails van uw werknemers te controleren. Hoewel er ethische bezwaren kunnen bestaan bij het monitoren van werknemers, worden bedrijven wettelijk beschermd als ze hun werknemers monitoren.
Wolfeye Remote Screen is uitstekende software om een optimale productiviteit van werknemers te garanderen. Het maakt identieke weergave, schermafbeeldingen, subtiele opstart en bewaking, bewaking van elke computertoegang en nog veel meer mogelijk.
Bronnen
- HBR: Juridische risico’s van het online monitoren van uw medewerkers
- LancasterLawyers : Mag u uw werknemers controleren?
- WorkTime : 19 meest gestelde vragen over Amerikaanse wetgeving inzake toezicht op werknemers
- Zakelijk: 5 manieren om de activiteiten van uw externe medewerker te volgen
- BusinessNewsDaily : Wetten en ethiek van het toezicht op de privacy van werknemers
- NYTimes: Europees Hof beperkt de rechten van werkgevers om e-mails te controleren