Hoe werkt computerbewakingssoftware?

Organisaties vertrouwen steeds meer op computerbewakingssoftware om hun activiteiten efficiënt te laten verlopen . Om de zaken in perspectief te plaatsen, blijkt uit onderzoek van de Europese Commissie dat online zoekopdrachten naar strategieën die bedrijven kunnen gebruiken om thuiswerkende werknemers te monitoren in april 2020 met ongeveer 1705% zijn toegenomen als gevolg van de COVID-19-pandemie.

Bovendien heeft een  MIT-onderzoek uit 2013 naar de impact van deze technologie vastgesteld dat software voor het monitoren van werknemers de winst met wel 7% verbetert.

Deze nieuwe technologie is een game-wisselaar, die gegevens verzamelt over systemen en netwerken en bedrijven de inzichten geeft die ze nodig hebben om te slagen.

Hier is een samenvatting van hoe deze technologie cruciale informatie vastlegt:

Browsergeschiedenis bijhouden

Het bijhouden van de browsegeschiedenis van een pc kan werkgevers en ouders waardevolle inzichten geven in wat een werknemer of kind online doet.

Deze stap omvat met name het verzamelen van informatie over wat een bepaalde gebruiker online bekijkt, zoals:

• De vragen die ze in een browser hebben getypt
• De links waarop ze hebben geklikt
• De zoekmachines die ze openden

Met die informatie kunt u snel vaststellen wanneer de productiviteit van een werknemer zonder aanwijsbare reden afneemt en corrigerende maatregelen nemen, inclusief adviseren of waarschuwen. En als u een ouder bent, kunt u schadelijke sites identificeren die uw kind bezoekt en deze op een zwarte lijst zetten, zodat de kinderen online veilig blijven.

Logboekregistratie van e-mailinhoud

Het loggen van e-mailinhoud is een handig hulpmiddel dat u laat weten hoe uw zakelijke of familie-e-mailaccounts worden gebruikt . In dit geval maakt de software snapshots van inkomende en uitgaande e-mails. Hierdoor kunt u eenvoudig bijhouden hoeveel tijd werknemers besteden aan productieve e-mails of met wie uw kinderen online communiceren.

Hieronder staan ​​enkele cruciale details die worden verzameld door het loggen van e-mailcontent:

• Naam en adres van de afzender
• Naam en adres van de ontvanger
• De onderwerpregel en hoofdinhoud van de e-mail
• Eventuele bijlagen

U kunt deze gegevens vervolgens gebruiken om kwaadaardige e-mails van externe bronnen op te sporen of om potentieel schadelijke e-mails te identificeren die werknemers mogelijk verzenden. Op die manier bescherm je gevoelige bedrijfsgeheimen en stimuleer je tegelijkertijd een hogere productiviteit.

Een goed voorbeeld: het vastleggen van e-mailinhoud kan handig zijn als uw bedrijf te maken heeft met gevoelige informatie, zoals klantnamen en creditcardgegevens. Hiermee kunt u medewerkers controleren die toegang hebben tot dit soort gegevens, zodat ze deze niet buiten de grenzen van uw netwerk kunnen verzenden.

Bewaking van instant-berichten

We weten allemaal hoe belangrijk het is om in contact te blijven met collega’s en familie. In dergelijke gevallen helpen instant messages (IM) ons cruciale informatie onmiddellijk door te geven, wat helpt bij noodgevallen en dringende opdrachten.

IM-gesprekken kunnen echter riskant zijn voor uw bedrijf als ze niet worden aangevinkt, en verloren productiviteit of vertrouwelijke informatie kan er gemakkelijk doorheen glippen. Dit is echter waar computerbewakingssoftware van pas komt.

De technologie kan real-time informatie vastleggen terwijl werknemers (of kinderen) communiceren via de IM-platforms die u hen verstrekt, zodat u op de hoogte blijft van de inhoud die ze op die platforms delen of ontvangen. Medewerkerbewakingstechnologie (of software voor ouderlijk toezicht) komt in deze context goed van pas door de volgende gegevens vast te leggen:

• Met wie uw medewerker (of kind) chat.
• De gesprekstekst.
• Toen het gebeurde.
• Alle gedeelde bestanden of video’s – allemaal terwijl de relevante IP-adressen worden verzameld.

 Deze details kunnen variëren met de software die u gebruikt, maar het komt erop neer dat ze u helpen uw bedrijfsgegevens veilig te houden (en uw kinderen uit de problemen te houden).

 Voorbehoud: sommige werknemers kunnen zich ongemakkelijk voelen als ze weten dat u hun berichten in de gaten houdt, dus stel ruim van tevoren een duidelijk beleid op over wat is toegestaan ​​en wat niet. Overweeg daarnaast om ze te beperken tot het gebruik van door het bedrijf geleverde IM-platforms en -accounts, zoals Slack of Microsoft Teams, om ervoor te zorgen dat alle gesprekken worden opgenomen.

Het zorgt er ook voor dat u hun privacy niet schendt of de wet overtreedt door hun privéaccounts of apparaten te volgen.

Activiteit op sociale media opnemen

Naast het volgen van e-mails en IM’s, kan software voor het volgen van werknemers de sociale media-activiteit van een gebruiker registreren. Uw bedrijf kan deze informatie gebruiken om vast te stellen hoe het personeel omgaat met huidige en potentiële klanten op sites zoals:

• Twitteren
• Facebook
• LinkedIn

De technologie verzamelt cruciale informatie over activiteiten zoals hoe werknemers reageren op vragen en hun houding en gedrag ten opzichte van klanten. Op die manier helpt het u bij het identificeren van gevallen waarin werknemers ongepaste inhoud plaatsen of zich ongepast gedragen, waardoor uw reputatie wordt geschaad.

Onthoud dat drie belangrijke actoren een grote bedreiging vormen voor de reputatie van uw bedrijf op sociale media:

• Uw medewerkers
• Uw klanten
• De organisatie zelf (daarover lees je meer in dit onderzoek )

Door real-time screenshots te maken van activiteiten op sociale media, helpt software voor het monitoren van werknemers ervoor te zorgen dat interacties professioneel en in overeenstemming met de waarden van uw bedrijf worden afgehandeld.

En in de gezinscontext kunt u software voor ouderlijk toezicht gebruiken om de activiteiten van uw kind op sociale media te controleren en ze te beschermen tegen schade, zoals cyberpesten.

Wist je dat? Volgens het Cyberbullying Research Center heeft ongeveer 37% van de tieners in de VS ooit een vorm van cyberpesten meegemaakt. Daarom is het het beste om de nodige stappen te nemen om uw kinderen te beschermen, en het gebruik van computerbewakingstechnologie is daar een van.

Activiteit van werknemers documenteren

Documentatie over de activiteiten van werknemers is een cruciaal stukje van de puzzel met betrekking tot het beheer van uw personeel. Met de juiste informatie binnen handbereik kunt u de activiteit en productiviteit van elke werknemer meten wanneer ze verschillende taken krijgen toegewezen, zodat u ze kunt afstemmen op hun best passende.

Software voor het monitoren van werknemers werkt in dit opzicht door de volgende informatie vast te leggen:

• De duur die een medewerker aan een activiteit besteedt
• De websites die uw medewerkers tijdens werktijd bezoeken
• De documenten die ze openen of delen

In sommige gevallen wordt deze software geleverd met geavanceerde functies, zoals geofencing , die u waarschuwt wanneer het apparaat van een werknemer buiten het aangewezen gebied is gebracht of een bepaalde snelheidslimiet heeft overschreden (cruciaal als u eigenaar bent van een transportbedrijf).

Gebruikstijden van applicaties bijhouden

Software voor het monitoren van werknemers vertelt u veel meer dan alleen waar elke persoon aan werkt – het kan onthullen wie het meest productief is en hoe bedrijfsmiddelen, zoals apps, worden gebruikt.

Dit is hoe het werkt:

• De software registreert hoe lang elke persoon specifieke applicaties en programma’s gebruikt.
• Vervolgens genereert het op maat gemaakte rapporten met de meest gebruikte apps, zodat u de middelen strategischer kunt toewijzen.
• Het houdt ook bij hoeveel tijd het personeel nodig heeft om opdrachten voor verschillende programma’s uit te voeren, zodat u hun productiviteit kunt meten. Het kan u bijvoorbeeld laten zien hoe lang een specifieke gebruiker erover deed om te reageren op specifieke vragen van klanten op sociale media, zodat u medewerkers de specifieke onderwerpen kunt toewijzen die ze zo snel mogelijk van tevoren kunnen beantwoorden.

Dit helpt u te begrijpen welke apps of programma’s de samenwerking of productiviteit binnen de organisatie bevorderen, zoals chatplatforms of oplossingen voor documentopslag, en welke activiteiten vertragen vanwege het uitputten van middelen (zoals gamen). Stel je voor dat je vanaf nu deze datagedreven kennis meeneemt naar elke vergadering.

Maar dat is niet alles! Door de gebruikstijden van de app bij te houden, houdt computerbewakingssoftware de voortgang en successen van uw team bij . Misschien ziet u een efficiënte medewerker die snel door taken heen vliegt of ziet u waar u tijd en kosten kunt besparen door multitasking aan te moedigen.

Logboekregistratie van toegang tot bestandsserver

Gegevensbeveiliging is van cruciaal belang en de beste manier om uw bedrijf te beschermen tegen potentiële cyberbeveiligingsrisico’s is door middel van logboekregistratie van de toegang tot de bestandsserver.

In dit geval volgt de oplossing voor het monitoren van werknemers alle activiteiten op uw fileservers, zoals:

• Wie toegang heeft tot welke bestanden.
• Toen ze het deden.
• En wat ze met de dossiers hebben gedaan.

Bovendien registreert het veranderingen in de loop van de tijd. Deze technologie kan u bijvoorbeeld helpen bepalen of iemand gevoelige informatie heeft gewijzigd of gestolen. Op die manier kunt u beleid afdwingen dat dergelijk gedrag afschrikt en ervoor zorgt dat uw bedrijf voldoet aan de wetgeving inzake gegevensprivacy.

Logboekregistratie en verificatie van software-installaties

Een andere belangrijke manier waarop computerbewakingssoftware werkt, is door software-installaties te loggen en te verifiëren. Stel dat uw bedrijf het gebruik van bepaalde toepassingen verbiedt (of u bent bang dat uw kinderen software met schadelijke inhoud downloaden en installeren). Dan is een geautomatiseerde oplossing die deze activiteiten bijhoudt essentieel.

Software voor computerbewaking kan helpen door alle software die uw werknemers proberen te installeren vast te leggen en te loggen, zodat u kunt zien of ze per ongeluk of opzettelijk malware of spyware op uw systemen hebben geïnstalleerd. Hierdoor kunt u snel verdachte activiteiten opsporen en corrigerende maatregelen nemen voordat het te laat is.

Een waarschuwing bij het gebruik van software voor het monitoren van werknemers: ondanks de enorme voordelen van het gebruik van software voor het monitoren van werknemers, is het het beste om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle relevante wetten inzake gegevensprivacy in uw land.

In dat verband zijn hier een paar richtlijnen om te overwegen:

• Installeer deze technologie niet op de persoonlijke apparaten van uw werknemer zonder hun toestemming. Doe het in plaats daarvan op bedrijfsapparatuur waar u meer controle en rechten heeft.
• Houd werknemers alleen in de gaten als u een legitiem belang heeft, zoals het verbeteren van de productiviteit of het handhaven van bedrijfsbeleid.
• Houd de gegevens die u verzamelt privé en veilig.

Hier is een korte video van de BBC waarin wordt beschreven hoe bedrijven software voor het monitoren van werknemers gebruiken: