¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?
Muchos de los lugares de trabajo de hoy se han movido hacia el trabajo remoto, ya sea desde casa o en otro lugar. Los empleadores necesitan enfoques alternativos para garantizar que sus empleados hagan un uso productivo de su tiempo, generalmente mediante el monitoreo. Pero, ¿qué pasa si el empleado está usando una computadora portátil personal?
Monitorear los dispositivos personales de los empleados es legal en los EE. UU. si el empleado da su consentimiento. El formulario de consentimiento debe brindar un resumen detallado de lo que el empleador monitoreará y cómo. En algunos estados, legalmente no se requiere consentimiento para monitorear dispositivos que son estrictamente para uso profesional.
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo puede monitorear a sus empleados sin infringir ninguna ley.
Cómo monitorear legalmente los dispositivos personales de los empleados
En los Estados Unidos, monitorear los dispositivos de otras personas generalmente es ilegal según la ley federal , pero hay algunas excepciones . Si es un empleador que está pensando en monitorear a sus empleados, debe estar familiarizado con la Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas ( ECPA ) y otras leyes relevantes.
Probablemente haya notado que es más factible financieramente para su empresa permitir que sus empleados trabajen desde casa. Para ir un paso más allá, es posible que les haya pedido que usen sus propias computadoras portátiles siempre que sea posible. Pero la única forma en que puede estar seguro de que realmente están siendo productivos y trabajando la cantidad correcta de horas es a través del monitoreo.
La forma más fácil de hacerlo es a través de un software de monitoreo de escritorio remoto como Wolfeye Remote Screen . Pero antes de entrar en los detalles de cómo usar dicho software, es una buena idea cubrir todos los aspectos legales del monitoreo de los dispositivos personales de los empleados.
La ECPA le permite monitorear legalmente los dispositivos de sus empleados si:
- Usted proporcionó el dispositivo, o
- Dieron su consentimiento.
Como tal, monitorear los dispositivos personales de sus empleados requiere que ellos le den legalmente su consentimiento para hacerlo. Eso simplemente significa proporcionarles un formulario de consentimiento y pedirles que descarguen el software de su elección.
Para asegurarse de no tener ningún problema legal, asegúrese de indicar claramente lo que el software monitoreará antes de pedirles a sus empleados que lo descarguen.
Dispositivos personales frente a dispositivos corporativos
Como mencioné anteriormente, si proporciona a sus empleados un dispositivo para trabajar (que incluye computadoras portátiles, teléfonos, tabletas, etc.), no es necesario que pida consentimiento: tiene el derecho legal de monitorear los dispositivos que proporciona. . La mayoría de los empleadores aún informan a sus empleados que están siendo monitoreados.
Los formularios de consentimiento son un requisito al monitorear dispositivos personales porque puede asumir que el empleado no limitará el uso del dispositivo a actividades relacionadas con el trabajo. Incluso si sus empleados usan el dispositivo únicamente para el trabajo, no puede considerarlo un dispositivo corporativo a menos que su empresa haya comprado el dispositivo .
Si bien existen algunos beneficios para los empleados que usan dispositivos personales en lugar de los corporativos, también existen bastantes riesgos .
Las únicas circunstancias en las que los dispositivos personales pueden ser monitoreados sin consentimiento son:
- Por aplicación de la ley (cuando corresponda)
- Cuando un padre está supervisando a su hijo que es menor de edad (menor de 18 años), ya que el niño no tiene la edad suficiente para dar su consentimiento.
De hecho, muchos padres monitorean los dispositivos de sus hijos libremente sin ninguna repercusión legal.
Qué incluir en un formulario de consentimiento de supervisión de empleados
Hemos establecido que para monitorear los dispositivos personales de sus empleados, el consentimiento es un requisito no negociable. Si ese consentimiento se obtiene incorrectamente, o si los detalles de ese consentimiento no están en orden, podría enfrentarse a una demanda muy grave.
Debe comprender que el consentimiento es un término legalmente definido , y hay ocasiones en que la forma en que se obtiene el consentimiento es muy específica. Por ejemplo, las siguientes son algunas de las reglas particulares dadas con respecto al consentimiento para el monitoreo en Europa (donde se aplica el Reglamento General de Protección de Datos ( RGPD )):
- El consentimiento debe declararse explícitamente y darse sin coerción .
- No es obligatorio . Es decir, cualquier empleado puede negarse legalmente a dar su consentimiento para ser monitoreado sin temor a represalias.
- El empleado debe ser libre de revocar su consentimiento en cualquier momento.
Es mejor comunicar toda esta información en el formulario de consentimiento, y es mejor no presionar a los empleados para que la den. Esté preparado si una parte de su fuerza laboral se niega a dar su consentimiento y recuerde que no tendrá el derecho legal de castigarlos por ello.
Además, incluya un resumen detallado de todos los dispositivos que desea monitorear, las horas que monitoreará y exactamente lo que monitoreará. Esto incluye información sobre si grabará pulsaciones de teclas, grabaciones de micrófono o cualquier otra cosa.
Es recomendable que todos los empleados potenciales estén informados de que necesitará su consentimiento para monitorearlos, incluso antes de que sean contratados. Mantener un ambiente de trabajo saludable alentará a sus empleados (actuales o potenciales) a dar su consentimiento para ser monitoreados, especialmente si se asegura de proteger su privacidad.
Beneficios del monitoreo de empleados
Tal vez se pregunte si vale la pena el tiempo y la molestia de monitorear los dispositivos personales o corporativos de sus empleados. Especialmente a medida que más personas trabajan de forma remota hoy en día, hay muchas ventajas que puede obtener como empleador. Estos son algunos de los beneficios más comunes que reclaman los empleadores:
- El monitoreo de los empleados aumenta la productividad y la responsabilidad de sus empleados.
- Es más fácil administrar proyectos al rastrear el tiempo dedicado al proyecto por diferentes departamentos. Esto incluye el uso del tiempo rastreado para cobrar horas facturables a los clientes.
- Brinda protección contra violaciones de datos, estafas de phishing y malware .
- Proporciona una ruta legal para proteger la información confidencial del cliente .
Pensamientos finales
La conclusión es que monitorear a los empleados en sus dispositivos personales o corporativos no es fácil, pero es necesario para asegurarse de que está obteniendo el rendimiento por el que está pagando. Si utiliza los canales legales correctos y crea un entorno de trabajo seguro, es probable que pueda obtener el consentimiento de sus empleados para monitorearlos legalmente.
Hoy en día, monitorear electrónicamente a los empleados es tan común como las cámaras de CCTV en las tiendas de comestibles corporativas a gran escala. No hay razón por la que deba dudar en proteger su negocio y responsabilizar a sus empleados por las horas que afirman dedicar cuando trabajan de forma remota.