¿Cómo realizar un seguimiento de los correos electrónicos de los empleados?
Los correos electrónicos son un modo principal de comunicación profesional tanto para individuos como para empresas. No es sólo una herramienta de comunicación, sino que va más allá de actuar como medio de marketing. Un estudio indica que el 59% de los especialistas en marketing de empresa a empresa (B2B) cree que los correos electrónicos son la forma más eficaz de maximizar los ingresos y generar clientes potenciales.
Un software muy conocido para rastrear correos electrónicos se llama Wolfeye. Los correos electrónicos mejoran las relaciones con los clientes, aumentan las ventas y aumentan la comunicación interna dentro de las empresas. Los empleadores pueden utilizar la información recopilada del seguimiento del correo electrónico para tomar decisiones informadas y modificar su estrategia de correo electrónico según sea necesario.
Este artículo aclara el uso de Wolfeye para el seguimiento del correo electrónico, los motivos por los que es necesario el seguimiento del correo electrónico y los aspectos legales del procedimiento.
¿Cómo te ayuda Wolfeye a rastrear correos electrónicos?
Wolfeye es un software de monitoreo de escritorio remoto rico en funciones que facilitan el monitoreo a los empleados. También se puede utilizar para realizar un seguimiento de los correos electrónicos de los empleados gracias a su visualización en vivo y grabación de pantalla y otras funciones que se describen a continuación:
Monitoreo de pantalla en vivo
El monitoreo en tiempo real es una de las características clave de Wolfeye. Los empleadores tienen la opción de exigir a los empleados que instalen Wolfeye en PC individuales o mediante una única ubicación compartida dentro de la configuración de TI.
Los empleadores pueden utilizar esta función para vigilar las pantallas de sus empleados y seguir su actividad de correo electrónico. Una ventaja de Wolfeye es su funcionamiento remoto, que permite utilizarlo desde una ubicación distante.
Grabación de pantalla
Esta característica es la más importante en el seguimiento de correo electrónico. Si un empleado no puede rastrear las pantallas de los miembros del personal en tiempo real, puede habilitar la grabación de pantalla. Wolfeye capturará cualquier cosa en la pantalla del empleado, incluida la apertura, lectura y respuesta de correos electrónicos.
Esto proporciona un registro visual de la actividad de correo electrónico de los empleados y puede resultar útil más adelante.
Seguimiento del tiempo
Para las empresas que utilizan el marketing por correo electrónico, el tiempo es crucial. En cualquier negocio, mantener una organización de tareas en el momento oportuno es esencial para el éxito de un proyecto.
Los empleadores son responsables de garantizar que ningún trabajador pierda tiempo o gaste demasiados recursos en una sola tarea. Con la función de seguimiento del tiempo de Wolfeye, puede controlar la entrega y recepción de correos electrónicos, garantizando que los clientes y otras partes interesadas reciban respuestas rápidas.
¿Cómo monitorear los correos electrónicos de la manera correcta?
El correo electrónico es la forma más común de comunicación formal y el seguimiento de los correos electrónicos ha facilitado que los gerentes responsabilicen a los miembros del personal de su trabajo.
También garantiza que los empleados manejen los correos electrónicos de manera adecuada y que su ética laboral cumpla con las políticas de la empresa.
Con base en los datos obtenidos del seguimiento, los empleadores pueden ordenar a los miembros del personal que sigan las políticas corporativas y aumenten la responsabilidad y la productividad del equipo.
¿Cómo funciona el seguimiento de correo electrónico?
El rastreador de correo electrónico le informa cada vez que alguien abre o hace clic en cualquier correo electrónico que envíe. Tecnologías como los rastreadores de correo electrónico se pueden utilizar para mejorar la experiencia del cliente si se usan de manera responsable.
Establece pautas con tu equipo sobre cuándo y cómo ponerse en contacto con un destinatario después de recibir una notificación de lectura.
Se recomienda incluir el uso adecuado de herramientas de seguimiento de correo electrónico como Wolfeye en la política de privacidad de su empresa. Informe a su equipo que se utiliza el seguimiento de correo electrónico cuando comienzan a trabajar con usted.
Antes de comenzar el seguimiento del correo electrónico, analice las políticas estándar con sus empleados y revíselas periódicamente para asegurarse de que se mantenga la productividad de los empleados y que la experiencia del cliente sea satisfactoria.
Software como Wolfeye proporciona información en tiempo real sobre las pantallas de las computadoras de los empleados.
Una imagen incrustada de 1 x 1 en un correo electrónico se llama píxel.
Esta imagen suele ser invisible para el destinatario y suele aparecer en el encabezado o pie de página del correo electrónico. Este píxel se carga al abrir el correo electrónico y registra la actividad además de otra información relevante. Estos datos luego se muestran en la interfaz del software de seguimiento.
¿Es legal el monitoreo del correo electrónico de los empleados?
Aunque es una práctica común realizar un seguimiento de los empleados y su actividad de correo electrónico, tiene sus propias complicaciones. Es necesario lograr el equilibrio adecuado entre la privacidad de los empleados y los requisitos comerciales legales, aunque en general sea legal.
Panorama legal
En los Estados Unidos, la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) permite el seguimiento de las comunicaciones relacionadas con el trabajo para fines comerciales legítimos. Sin embargo, antes de poner en práctica el seguimiento, los empleadores deben obtener la confianza y el consentimiento de los empleados.
En la UE, los derechos de privacidad de los empleados y la protección de datos están protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Los empleadores no pueden invadir la privacidad de los dispositivos de los empleados incluso después de haber sido informados. Cualquier política de seguimiento debe cumplir con las regulaciones GDPR.
Efectos negativos del seguimiento del correo electrónico de los empleados
Aparte de los aspectos legales, la microgestión de la actividad de los empleados puede tener efectos negativos. Los empleados que están bajo escrutinio continuo podrían verse perturbados, lo que reduciría su motivación y compromiso.
Los proyectos pueden verse obstaculizados debido a interrupciones en el flujo de trabajo. Los problemas de salud pueden resultar del estrés y la ansiedad provocados por sentirse observado.
La falta de privacidad puede acelerar el agotamiento, lo que afecta la retención y el bienestar de los empleados. Los empleadores estresados o distraídos tienen más probabilidades de sufrir accidentes, lo que puede tener efectos negativos en sus empleados.
Los empleadores deberían establecer las reglas básicas para los procedimientos de seguimiento. Los empleados sólo deben utilizar cuentas separadas o, si es posible, dispositivos separados para el trabajo profesional. Se les debe informar sobre el seguimiento y las razones detrás del mismo.
Establezca una cultura en la que los miembros del personal puedan expresar sus inquietudes sin preocuparse por las repercusiones.
¿Cuáles son algunos de los beneficios del seguimiento del correo electrónico de los empleados?
Según Microsoft, un empleado dedica el 57% de su tiempo a comunicarse. Este es un gran período de tiempo. Mejorar el flujo de trabajo sin obstaculizar tareas internas y externas importantes. Es necesario realizar un seguimiento de los empleados. Ofrece los siguientes beneficios:
Seguridad mejorada
La supervisión del correo electrónico ayuda a detectar y eliminar riesgos de seguridad como malware, estafas de phishing y filtraciones de datos. A través del monitoreo del contenido del correo electrónico, las empresas pueden identificar correos electrónicos dudosos y evitar que los empleados abran archivos adjuntos o enlaces peligrosos.
Comunicación mejorada
El seguimiento de correo electrónico puede proporcionar información sobre el rendimiento de sus correos electrónicos. Puede comprobar si los destinatarios leen sus correos electrónicos, responden y hacen clic en los enlaces. Puede asegurarse de que las partes interesadas del proyecto reciban respuestas oportunas a sus consultas y actualizaciones del proyecto.
Con base en los datos de seguimiento, puede mejorar el contenido de su correo electrónico y modificar su estilo de comunicación según los gustos de los clientes.
Conclusión
Las empresas pueden encontrar que el seguimiento del correo electrónico de los empleados es una herramienta útil; sin embargo, se debe tener en cuenta la privacidad de los empleados. Se debe restringir el acceso a los correos electrónicos monitoreados y se debe informar a los empleados sobre los procedimientos de monitoreo a través de una política clara.