Como funciona o software de monitoramento de computador?

Se você deseja ver os lucros de sua organização dispararem, a tecnologia de monitoramento por computador pode ser a solução. Mas antes de empregar essa tecnologia, é melhor entender como ela funciona.

O software de monitoramento de computador tira instantâneos da atividade de um usuário-alvo, como os sites que visitam, os arquivos que abrem e os aplicativos que usam. Em alguns casos, a tecnologia conta as teclas digitadas e as sessões ativas. O software então salva as informações para referência futura.

Se você é um pequeno empresário procurando uma maneira eficaz de monitorar a atividade online dos funcionários ou um pai que deseja garantir que seus filhos visitem apenas sites seguros, você está no lugar certo! Continue lendo para obter um resumo de como usar este software e o que considerar ao comprar tecnologia de monitoramento de computador.

Como o software de monitoramento de computador captura informações

As organizações dependem cada vez mais de software de monitoramento de computador para manter suas operações funcionando com eficiência . Para colocar as coisas em perspectiva, uma pesquisa da Comissão Europeia mostra que as pesquisas online por estratégias que as empresas podem usar para monitorar os funcionários que trabalham em casa aumentaram cerca de 1705% em abril de 2020 devido à pandemia do COVID-19.

Além disso, um estudo do MIT de 2013 sobre o impacto dessa tecnologia estabeleceu que o software de monitoramento de funcionários melhora os lucros em até 7%.

Essa nova tecnologia é uma virada de jogo, coletando dados em sistemas e redes e fornecendo às empresas os insights de que precisam para ter sucesso.

Aqui está um resumo de como essa tecnologia captura informações cruciais:

Rastreamento do histórico do navegador

Acompanhar o histórico de navegação de um PC pode fornecer aos empregadores e pais informações valiosas sobre o que um funcionário ou filho está fazendo online.

Especificamente, esta etapa envolve a coleta de informações sobre o que um determinado usuário visualiza online, como:

As consultas que eles digitaram em um navegador
Os links que eles clicaram
Os motores de busca que eles abriram

Com essas informações, você pode identificar rapidamente quando a produtividade de um funcionário cai sem motivo aparente e tomar medidas corretivas, incluindo aconselhá-lo ou alertá-lo. E se você for um pai, você pode identificar sites nocivos que seu filho visita e colocá-los na lista negra, mantendo os mais jovens seguros online.

Registro de conteúdo de e-mail

O registro de conteúdo de e-mail é uma ferramenta útil que permite saber como as contas de e-mail de sua empresa ou família são usadas . Nesse caso, o software tira instantâneos dos e-mails recebidos e enviados. Como resultado, você pode rastrear facilmente quanto tempo os funcionários gastam em e-mails produtivos ou com quem seus filhos se comunicam online.

Abaixo estão alguns detalhes cruciais que o registro de conteúdo de e-mail coleta:

O nome e endereço do remetente
O nome e endereço do destinatário
A linha de assunto do e-mail e o conteúdo do corpo
Quaisquer anexos

Você pode então usar esses detalhes para reprimir quaisquer e-mails maliciosos de fontes externas ou identificar e-mails potencialmente prejudiciais que os funcionários possam estar enviando. Dessa forma, você protege segredos de negócios confidenciais enquanto incentiva o aumento da produtividade.

Um exemplo: o registro de conteúdo de e-mail pode ser útil se sua empresa lida com informações confidenciais, como nomes de clientes e detalhes de cartão de crédito. Ele permite que você monitore a equipe que pode acessar esse tipo de dados, impedindo-os de enviá-los além dos limites de sua rede.

Monitoramento de mensagens instantâneas

Todos nós sabemos a importância de manter contato com colegas e familiares. Nesses casos, as mensagens instantâneas (IM) nos ajudam a transmitir informações cruciais imediatamente, auxiliando em emergências e tarefas urgentes.

No entanto, as conversas de mensagens instantâneas podem ser arriscadas para o seu negócio se não forem verificadas, e a perda de produtividade ou informações confidenciais podem facilmente passar despercebidas. No entanto, é aqui que o software de monitoramento de computador é útil.

A tecnologia pode capturar informações em tempo real conforme os funcionários (ou crianças) interagem usando as plataformas de mensagens instantâneas que você fornece, mantendo você atualizado sobre o conteúdo que eles compartilham ou recebem nessas plataformas. A tecnologia de monitoramento de funcionários (ou software de controle parental) é útil nesse contexto, registrando os seguintes dados:

Com quem seu funcionário (ou filho) conversa.
O texto da conversa.
Quando aconteceu.
Quaisquer arquivos ou vídeos compartilhados – tudo isso enquanto coleta os endereços IP relevantes.

Esses detalhes podem variar de acordo com o software que você usa, mas o ponto principal é que eles ajudam a manter os dados comerciais seguros (e seus filhos longe de problemas).

Advertência: alguns funcionários podem se sentir desconfortáveis se souberem que você está monitorando suas mensagens, então defina uma política clara sobre o que é permitido e o que não é com antecedência. Além disso, considere limitá-los a usar plataformas e contas de mensagens instantâneas fornecidas pela empresa, como Slack ou Microsoft Teams, para garantir que todas as conversas sejam gravadas.

Ele também garante que você não invada sua privacidade ou infrinja a lei rastreando suas contas ou dispositivos privados.

Gravando Atividade de Mídia Social

Além de rastrear e-mails e mensagens instantâneas, o software de monitoramento de funcionários pode registrar a atividade de mídia social de um usuário. Sua empresa pode usar essas informações para identificar como a equipe interage com clientes atuais e potenciais em sites como:

Twitter
Facebook
LinkedIn

A tecnologia coleta informações cruciais sobre atividades, como a forma como os funcionários respondem às perguntas e suas atitudes e comportamentos em relação aos clientes. Dessa forma, ajuda a identificar casos em que os funcionários publicam conteúdo impróprio ou se comportam de maneira inadequada, prejudicando sua reputação.

Lembre-se de que três atores principais representam uma ameaça significativa à reputação de sua empresa nas mídias sociais:

seus funcionários
seus clientes
A própria organização (você pode ler mais sobre isso neste estudo )

Ao fazer capturas de tela em tempo real da atividade de mídia social, o software de monitoramento de funcionários ajuda a garantir que as interações sejam tratadas profissionalmente e de acordo com os valores de sua empresa.

E no contexto familiar, você pode usar o software de controle parental para verificar a atividade de mídia social de seu filho e mantê-lo protegido contra danos, como cyberbullying.

Você sabia? De acordo com o Cyberbullying Research Center, cerca de 37% dos adolescentes nos EUA já experimentaram uma forma de cyberbullying em algum momento. Portanto, é melhor tomar as medidas necessárias para proteger seus filhos, e usar tecnologia de monitoramento de computador é uma delas.

Documentando a atividade do funcionário

A documentação das atividades dos funcionários é uma peça crucial do quebra-cabeça em relação ao gerenciamento de sua equipe. Com as informações certas ao seu alcance, você pode avaliar a atividade e a produtividade de cada funcionário quando atribuídas a diferentes tarefas, ajudando a combiná-las com a melhor opção.

O software de monitoramento de funcionários funciona nesse sentido, capturando as seguintes informações:

A duração que um funcionário gasta em uma atividade
Os sites que sua equipe visita durante o horário de trabalho
Os documentos que eles acessam ou compartilham

Em alguns casos, este software vem com recursos avançados, como geofencing , que notifica você quando o dispositivo de um funcionário foi levado para fora de sua área designada ou ultrapassou um determinado limite de velocidade (crucial se você possui uma empresa de transporte).

Rastreando os tempos de uso do aplicativo

O software de monitoramento de funcionários informa muito mais do que apenas no que cada pessoa está trabalhando – ele pode revelar quem é mais produtivo e como os recursos de negócios, como aplicativos, são usados.

Veja como funciona:

O software registra quanto tempo cada pessoa usa aplicativos e programas específicos.
Em seguida, ele gera relatórios personalizados mostrando os aplicativos usados com mais frequência – para que você possa alocar fundos de forma mais estratégica.
Ele também rastreia o tempo que a equipe leva para concluir tarefas em diferentes programas, ajudando você a avaliar sua produtividade. Por exemplo, ele pode mostrar a duração que um usuário específico levou para responder a consultas específicas de clientes nas mídias sociais, para que você possa atribuir aos funcionários os tópicos específicos que eles podem responder no menor tempo possível.

Isso ajuda você a entender quais aplicativos ou programas impulsionam a colaboração ou a produtividade dentro da organização – como plataformas de bate-papo ou soluções de armazenamento de documentos – e quais retardam as operações devido ao esgotamento de recursos (como jogos). Imagine levar esse conhecimento baseado em dados para todas as reuniões a partir de agora.

Mas isso não é tudo! Ao rastrear os tempos de uso do aplicativo, o software de monitoramento de computador lida com o progresso e os sucessos de sua equipe . Você pode identificar um funcionário eficiente que realiza tarefas rapidamente ou identificar onde você pode economizar tempo e custos incentivando a multitarefa.

Registro de acesso ao servidor de arquivos

A segurança dos dados é crítica e a melhor maneira de proteger sua empresa contra possíveis riscos de segurança cibernética é por meio do registro de acesso ao servidor de arquivos.

Nesse caso, a solução de monitoramento de funcionários rastreia todas as atividades em seus servidores de arquivos, como:

Quem acessou quais arquivos.
Quando eles fizeram isso.
E o que eles fizeram com os arquivos.

Além disso, ele registra as alterações ao longo do tempo. Por exemplo, esta tecnologia pode ajudá-lo a determinar se alguém modificou ou roubou informações confidenciais. Dessa forma, você pode aplicar políticas que impedem esse comportamento e garantir que sua empresa cumpra as leis de privacidade de dados.

Registro e verificação de instalação de software

Outra maneira importante de o software de monitoramento de computador funcionar é registrando e verificando as instalações do software. Suponha que sua empresa proíba o uso de determinados aplicativos (ou você esteja preocupado que seus filhos possam baixar e instalar software com conteúdo prejudicial). Nesse caso, uma solução automatizada que rastreie essas atividades é essencial.

O software de monitoramento de computador pode ajudar registrando e registrando qualquer software que seus funcionários tentem instalar, permitindo que você saiba se eles instalaram malware ou spyware acidental ou intencionalmente em seus sistemas. Como resultado, você pode identificar rapidamente atividades suspeitas e tomar medidas corretivas antes que seja tarde demais.

Uma palavra de cautela ao usar o software de monitoramento de funcionários: apesar dos imensos benefícios de usar o software de monitoramento de funcionários, é melhor garantir que você cumpra todas as leis de privacidade de dados relevantes em seu país.

A esse respeito, aqui estão algumas diretrizes a serem consideradas:

Não instale esta tecnologia nos dispositivos pessoais de seus funcionários sem o consentimento deles. Em vez disso, faça-o nos equipamentos da empresa onde você tem maior controle e direitos.
Monitore os funcionários apenas se tiver um interesse legítimo, como melhorar a produtividade ou fazer cumprir as políticas da empresa.
Mantenha os dados coletados privados e seguros.

Aqui está um vídeo rápido da BBC descrevendo como as empresas usam o software de monitoramento de funcionários:

O que procurar no software de monitoramento de computador

Escolher o software de monitoramento de computador certo pode ser complicado, mas não precisa ser um mistério. Para ajudá-lo a tomar a melhor decisão, criei esta lista de recursos essenciais – então tome nota e prepare-se para o sucesso.

Certifique-se de que o software seja fácil de instalar e usar

A última coisa que você deseja ao usar software de monitoramento de funcionários ou controle parental é perder inúmeras horas descobrindo isso. Você precisa de uma solução que possa configurar e usar rapidamente.

Para conseguir isso, recomendo seguir estas diretrizes:

Leia as avaliações dos clientes. Se a maioria dos usuários anteriores teve dificuldade em instalar ou usar o software, pode não ser o mais adequado para suas necessidades.
Opte por soluções ricas em recursos com painéis personalizáveis. Esses recursos facilitam o monitoramento.
Verifique se o software pode exportar ou imprimir relatórios. Isso ajudará você a rastrear e analisar melhor os dados.

Certifique-se de que o software é seguro e confiável

A tecnologia de monitoramento de computador pode ser valiosa para manter-se atualizado com suas operações comerciais. Ainda assim, você não quer correr o risco de obter uma solução que o deixe vulnerável a cibercriminosos.

Software não confiável pode ser caro a longo prazo, pois fornece relatórios imprecisos e atrasados. Como resultado, você pode não conseguir tomar decisões informadas ou aproveitar seu investimento.

Para evitar essas dores de cabeça, siga estas dicas:

Certifique-se de que o provedor oferece atualizações regulares de software. Isso garantirá que seu produto esteja protegido contra possíveis vulnerabilidades.
Peça garantias ou garantias. Isso mostra que o vendedor assume a responsabilidade por quaisquer defeitos no software.
Verifique quais recursos de backup estão incluídos. Dessa forma, o pior cenário não causará grandes problemas.
Não se esqueça da criptografia e da autenticação de dois fatores. Bloqueie bem esses detalhes confidenciais!

Certifique-se de que o software seja flexível e personalizável

Não há necessidade de se contentar com um software padrão; procure uma solução à medida das suas necessidades. O melhor software de monitoramento de computador será totalmente personalizável, permitindo que você controle facilmente os direitos de acesso e as configurações de privacidade.

Certifique-se de que o software escolhido permite:

Crie e gerencie contas de usuário com diferentes níveis de acesso.
Personalize o painel para mostrar apenas os detalhes necessários.
Configure alertas personalizados quando atividades específicas são registradas.

Software de monitoramento de computador recomendado: Se você precisa de uma solução de monitoramento de funcionários confiável e abrangente, uma das melhores opções hoje é Wolfeye Remote Screen .

O software fornece visibilidade em tempo real das atividades de seus funcionários ou filhos em seus PCs rapidamente. Ele também inclui recursos úteis, como:

Acesso remoto
Contas de usuário ilimitadas
Salvando e arquivando registros
Garantia de reembolso de 60 dias

Além disso, o produto é fácil de instalar e usar, para que você possa começar a trabalhar rapidamente.

Conclusão

O monitoramento de funcionários pode ser um equilíbrio difícil de encontrar, mas vale a pena o esforço para criar um negócio produtivo e seguro. Com o software certo, você terá suas necessidades atendidas – desde obter acesso a dados até tomar decisões inteligentes – tudo respeitando os direitos de privacidade dos funcionários.

Fontes

Artigos.

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