¿Cómo funciona el software de monitoreo de computadoras?

Las organizaciones confían cada vez más en el software de monitoreo de computadora para mantener sus operaciones funcionando de manera eficiente . Para poner las cosas en perspectiva, la investigación de la Comisión Europea muestra que las búsquedas en línea de estrategias que las empresas pueden usar para monitorear a los empleados que trabajan desde casa aumentaron alrededor de un 1705 % en abril de 2020 debido a la pandemia de COVID-19.

Además, un  estudio del MIT de 2013 sobre el impacto de esta tecnología estableció que el software de monitoreo de empleados mejora las ganancias hasta en un 7%.

Esta nueva tecnología cambia las reglas del juego, recopila datos a través de sistemas y redes y brinda a las empresas los conocimientos que necesitan para tener éxito.

Aquí hay un resumen de cómo esta tecnología captura información crucial:

Seguimiento del historial del navegador

Hacer un seguimiento del historial de navegación de una PC puede proporcionar a los empleadores y padres información valiosa sobre lo que un empleado o niño está haciendo en línea.

Específicamente, este paso consiste en recopilar información sobre lo que un usuario determinado ve en línea, como por ejemplo:

• Las consultas que escribieron en un navegador
• Los enlaces en los que hicieron clic
• Los motores de búsqueda que abrieron

Con esa información, puede identificar rápidamente cuándo la productividad de un empleado cae sin razón aparente y tomar medidas correctivas, incluido asesorarlo o advertirlo. Y si es padre, puede identificar los sitios dañinos que visita su hijo y ponerlos en la lista negra, manteniendo a los jóvenes seguros en línea.

Registro de contenido de correo electrónico

El registro de contenido de correo electrónico es una herramienta útil que le permite saber cómo se utilizan las cuentas de correo electrónico de su empresa o familia . En este caso, el software toma instantáneas de los correos electrónicos entrantes y salientes. Como resultado, puede rastrear fácilmente cuánto tiempo dedican los empleados a los correos electrónicos productivos o con quién se comunican sus hijos en línea.

A continuación, se incluyen algunos detalles cruciales que recopila el registro de contenido de correo electrónico:

• El nombre y la dirección del remitente
• El nombre y la dirección del destinatario.
• El asunto del correo electrónico y el contenido del cuerpo.
• Cualquier archivo adjunto

Luego, puede usar estos detalles para tomar medidas enérgicas contra cualquier correo electrónico malicioso de fuentes externas o identificar correos electrónicos potencialmente dañinos que los empleados podrían estar enviando. De esa forma, protegerá los secretos comerciales confidenciales mientras fomenta una mayor productividad.

Un ejemplo: el registro de contenido de correo electrónico puede ser útil si su empresa maneja información confidencial, como nombres de clientes y detalles de tarjetas de crédito. Le permite monitorear al personal que puede acceder a este tipo de datos, disuadiéndolos de enviarlos más allá de los límites de su red.

Monitoreo de mensajes instantáneos

Todos sabemos la importancia de mantenerse en contacto con colegas y familiares. En tales casos, los mensajes instantáneos (IM) nos ayudan a transmitir información crucial de inmediato, ayudando en emergencias y asignaciones urgentes.

Sin embargo, las conversaciones de mensajería instantánea pueden ser riesgosas para su negocio si no se controlan, y la pérdida de productividad o la información confidencial podrían colarse fácilmente. Sin embargo, aquí es donde el software de monitoreo de computadora es útil.

La tecnología puede capturar información en tiempo real a medida que los empleados (o niños) interactúan utilizando las plataformas de mensajería instantánea que les proporciona, manteniéndolo actualizado sobre el contenido que comparten o reciben en esas plataformas. La tecnología de monitoreo de empleados (o software de control parental) es útil en este contexto al registrar los siguientes datos:

• Con quién chatea su empleado (o hijo).
• El texto de la conversación.
• Cuando paso.
• Cualquier archivo o video compartido, todo mientras recopila las direcciones IP relevantes.

 Estos detalles pueden variar según el software que use, pero la conclusión es que lo ayudan a mantener seguros los datos comerciales (y a sus hijos fuera de problemas).

 Advertencia: algunos empleados pueden sentirse incómodos si saben que está monitoreando sus mensajes, así que establezca una política clara sobre lo que está permitido y lo que no con suficiente anticipación. Además, considere limitarlos a usar plataformas y cuentas de mensajería instantánea proporcionadas por la empresa, como Slack o Microsoft Teams, para garantizar que se graben todas las conversaciones.

También garantiza que no se inmiscuya en su privacidad ni infrinja la ley al rastrear sus cuentas o dispositivos privados.

Grabación de la actividad de las redes sociales

Además de rastrear correos electrónicos y mensajes instantáneos, el software de monitoreo de empleados puede registrar la actividad de los medios sociales de un usuario. Su empresa puede usar esta información para identificar cómo interactúa el personal con los clientes actuales y potenciales en sitios como:

• Gorjeo
• Facebook
• LinkedIn

La tecnología recopila información crucial sobre actividades como la forma en que los empleados responden a las consultas y sus actitudes y comportamientos hacia los clientes. De esa manera, lo ayuda a identificar instancias en las que los empleados publican contenido inapropiado o se comportan de manera inapropiada, lo que daña su reputación.

Recuerde, tres actores principales representan una amenaza significativa para la reputación de su empresa en las redes sociales:

• tus empleados
• Sus clientes
• La propia organización (puedes leer más sobre eso en este estudio )

Al tomar capturas de pantalla en tiempo real de la actividad de las redes sociales, el software de monitoreo de empleados lo ayuda a garantizar que las interacciones se manejen de manera profesional y en línea con los valores de su empresa.

Y en el contexto familiar, puede usar el software de control parental para verificar la actividad de las redes sociales de su hijo y mantenerlo a salvo de daños, como el ciberacoso.

¿Sabías? Según el Cyberbullying Research Center, alrededor del 37 % de los adolescentes en los EE. UU. han experimentado alguna forma de ciberacoso en algún momento. Por lo tanto, es mejor tomar las medidas necesarias para proteger a sus hijos, y el uso de tecnología de monitoreo de computadoras es una de ellas.

Documentación de la actividad de los empleados

La documentación de la actividad de los empleados es una pieza crucial del rompecabezas con respecto a la gestión de su personal. Con la información correcta al alcance de su mano, puede medir la actividad y la productividad de cada empleado cuando se le asignan diferentes tareas, lo que lo ayuda a encontrar la mejor opción.

El software de monitoreo de empleados funciona en este sentido al capturar la siguiente información:

• El tiempo que un empleado dedica a una actividad.
• Los sitios web que visita su personal durante el horario laboral
• Los documentos a los que acceden o comparten

En algunos casos, este software viene con funciones avanzadas, como geofencing , que le notifica cuando el dispositivo de un empleado ha sido sacado de su área designada o ha superado un cierto límite de velocidad (crucial si es dueño de una empresa de camiones).

Seguimiento de los tiempos de uso de la aplicación

El software de monitoreo de empleados le dice mucho más que en qué está trabajando cada persona: puede revelar quién es más productivo y cómo se utilizan los recursos comerciales, como las aplicaciones.

Así es como funciona:

• El software registra cuánto tiempo cada persona usa aplicaciones y programas específicos.
• Luego genera informes personalizados que muestran las aplicaciones utilizadas con más frecuencia, para que pueda asignar fondos de manera más estratégica.
• También realiza un seguimiento del tiempo que le toma al personal completar las tareas en diferentes programas, lo que lo ayuda a medir su productividad. Por ejemplo, puede mostrarle la duración que un usuario específico tardó en responder a consultas específicas de clientes en las redes sociales, por lo que puede asignar a los empleados los temas específicos que pueden responder en el menor tiempo posible de antemano.

Esto lo ayuda a comprender qué aplicaciones o programas impulsan la colaboración o la productividad dentro de la organización, como las plataformas de chat o las soluciones de almacenamiento de documentos, y cuáles ralentizan las operaciones debido a la fuga de recursos (como los juegos). Imagine llevar este conocimiento basado en datos a cada reunión a partir de ahora.

¡Pero eso no es todo! Al rastrear los tiempos de uso de la aplicación, el software de monitoreo de la computadora maneja el progreso y los éxitos de su equipo . Puede detectar a un empleado eficiente que realiza las tareas rápidamente o identificar dónde puede ahorrar tiempo y costos fomentando la multitarea.

Registro de acceso al servidor de archivos

La seguridad de los datos es fundamental, y la mejor manera de proteger su negocio de los posibles riesgos de ciberseguridad es a través del registro de acceso al servidor de archivos.

En este caso, la solución de monitoreo de empleados rastrea todas las actividades en sus servidores de archivos, como:

• Quién accedió a qué archivos.
• Cuando lo hicieron.
• Y lo que le hicieron a los archivos.

Además, registra los cambios a lo largo del tiempo. Por ejemplo, esta tecnología puede ayudarlo a determinar si alguien ha estado modificando o robando información confidencial. De esa manera, puede aplicar políticas que impidan dicho comportamiento y asegurarse de que su negocio cumpla con las leyes de privacidad de datos.

Registro y verificación de la instalación del software

Otra forma importante en que funciona el software de monitoreo de computadoras es registrando y verificando las instalaciones de software. Suponga que su empresa prohíbe el uso de ciertas aplicaciones (o le preocupa que sus hijos descarguen e instalen software con contenido dañino). En ese caso, una solución automatizada que rastree estas actividades es esencial.

El software de monitoreo de computadoras puede ayudar al registrar y registrar cualquier software que sus empleados intenten instalar, lo que le permite saber si instalaron malware o spyware accidental o intencionalmente en sus sistemas. Como resultado, puede detectar rápidamente actividades sospechosas y tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Una advertencia sobre el uso de software de monitoreo de empleados: a pesar de los inmensos beneficios de usar software de monitoreo de empleados, es mejor asegurarse de cumplir con todas las leyes de privacidad de datos relevantes en su país.

En ese sentido, aquí hay algunas pautas a considerar:

• No instale esta tecnología en los dispositivos personales de sus empleados sin su consentimiento. En su lugar, hágalo en el equipo de la empresa donde tiene mayor control y derechos.
• Solo supervise a los empleados si tiene un interés legítimo, como mejorar la productividad o hacer cumplir las políticas de la empresa.
• Mantenga los datos que recopila privados y seguros.

Aquí hay un video rápido de la BBC que describe cómo las empresas usan el software de monitoreo de empleados: