Come funziona il software di monitoraggio del computer?

Le organizzazioni fanno sempre più affidamento sui software di monitoraggio dei computer per garantire l’efficienza delle loro operazioni . Per mettere le cose in prospettiva, una ricerca della Commissione europea mostra che le ricerche online di strategie che le aziende possono utilizzare per monitorare i dipendenti che lavorano da casa sono aumentate di circa il 1705% nell’aprile 2020 a causa della pandemia di COVID-19.

Inoltre, uno  studio del MIT del 2013 sull’impatto di questa tecnologia ha stabilito che il software di monitoraggio dei dipendenti migliora i profitti fino al 7%.

Questa nuova tecnologia è un punto di svolta, raccogliendo dati attraverso sistemi e reti e fornendo alle aziende le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo.

Ecco una carrellata di come questa tecnologia acquisisce informazioni cruciali:

Monitoraggio della cronologia del browser

Tenere traccia della cronologia di navigazione di un PC può fornire a datori di lavoro e genitori preziose informazioni su ciò che un dipendente o un bambino sta facendo online.

Nello specifico, questo passaggio prevede la raccolta di informazioni su ciò che un determinato utente visualizza online, come ad esempio:

• Le query che hanno digitato in un browser
• I link che hanno cliccato
• I motori di ricerca che hanno aperto

Con queste informazioni, puoi identificare rapidamente quando la produttività di un dipendente diminuisce senza una ragione apparente e adottare misure correttive, tra cui consulenza o avviso. E se sei un genitore, puoi identificare i siti dannosi visitati da tuo figlio e inserirli nella lista nera, mantenendo i più piccoli al sicuro online.

Registrazione del contenuto e-mail

La registrazione dei contenuti e-mail è uno strumento utile che consente di sapere come vengono utilizzati gli account e-mail aziendali o familiari . In questo caso, il software acquisisce istantanee delle e-mail in entrata e in uscita. Di conseguenza, puoi facilmente tenere traccia di quanto tempo i dipendenti dedicano a e-mail produttive o con chi comunicano i tuoi figli online.

Di seguito sono riportati alcuni dettagli cruciali raccolti dalla registrazione dei contenuti e-mail:

• Il nome e l’indirizzo del mittente
• Il nome e l’indirizzo del destinatario
• La riga dell’oggetto dell’e-mail e il contenuto del corpo
• Eventuali allegati

È quindi possibile utilizzare questi dettagli per reprimere eventuali e-mail dannose provenienti da fonti esterne o identificare e-mail potenzialmente dannose che i dipendenti potrebbero inviare. In questo modo, proteggi i segreti aziendali sensibili incoraggiando al tempo stesso una maggiore produttività.

Un esempio calzante: la registrazione dei contenuti e-mail può tornare utile se la tua azienda tratta informazioni sensibili, come nomi di clienti e dettagli della carta di credito. Ti consente di monitorare il personale che può accedere a questo tipo di dati, impedendo loro di inviarlo oltre i confini della tua rete.

Monitoraggio dei messaggi istantanei

Conosciamo tutti l’importanza di rimanere in contatto con colleghi e familiari. In questi casi, i messaggi istantanei (IM) ci aiutano a trasmettere immediatamente informazioni cruciali, aiutandoci nelle emergenze e negli incarichi urgenti.

Tuttavia, le conversazioni di messaggistica istantanea possono essere rischiose per la tua azienda se non controllate e la perdita di produttività o le informazioni riservate potrebbero facilmente sfuggire. Tuttavia, è qui che torna utile il software di monitoraggio del computer.

La tecnologia può acquisire informazioni in tempo reale mentre i dipendenti (o i bambini) interagiscono utilizzando le piattaforme di messaggistica istantanea fornite loro, tenendoti aggiornato sui contenuti che condividono o ricevono su tali piattaforme. La tecnologia di monitoraggio dei dipendenti (o software di controllo parentale) è utile in questo contesto registrando i seguenti dati:

• Con chi chatta il tuo dipendente (o figlio).
• Il testo della conversazione.
• Quando è successo.
• Qualsiasi file o video condiviso, il tutto raccogliendo gli indirizzi IP pertinenti.

 Questi dettagli possono variare a seconda del software che utilizzi, ma il risultato è che ti aiutano a mantenere i dati aziendali al sicuro (e i tuoi figli fuori dai guai).

 Avvertenza: alcuni dipendenti potrebbero sentirsi a disagio se sanno che stai monitorando i loro messaggi, quindi imposta una politica chiara su ciò che è consentito e ciò che non lo è con largo anticipo. Inoltre, considera di limitarli a utilizzare piattaforme e account di messaggistica istantanea forniti dall’azienda, come Slack o Microsoft Teams, per garantire che tutte le conversazioni vengano registrate.

Garantisce inoltre di non intromettersi nella loro privacy o di non violare la legge monitorando i loro account o dispositivi privati.

Registrazione dell’attività sui social media

Oltre a tenere traccia delle e-mail e dei messaggi istantanei, il software di monitoraggio dei dipendenti può registrare l’attività sui social media di un utente. La tua azienda può utilizzare queste informazioni per identificare come il personale interagisce con i clienti attuali e potenziali su siti come:

• Cinguettio
• Facebook
• Linkedin

La tecnologia raccoglie informazioni cruciali su attività come il modo in cui i dipendenti rispondono alle domande e i loro atteggiamenti e comportamenti nei confronti dei clienti. In questo modo, ti aiuta a identificare i casi in cui i dipendenti pubblicano contenuti inappropriati o si comportano in modo inappropriato, danneggiando la tua reputazione.

Ricorda, tre attori principali rappresentano una minaccia significativa per la reputazione della tua azienda sui social media:

• I tuoi dipendenti
• I tuoi clienti
• L’organizzazione stessa (puoi leggere di più su questo in questo studio )

Acquisendo screenshot in tempo reale dell’attività sui social media, il software di monitoraggio dei dipendenti ti aiuta a garantire che le interazioni siano gestite in modo professionale e in linea con i valori della tua azienda.

E nel contesto familiare, puoi utilizzare il software di controllo parentale per controllare l’attività sui social media di tuo figlio e tenerlo al sicuro da danni, come il cyberbullismo.

Lo sapevate? Secondo il Cyberbullying Research Center, circa il 37% degli adolescenti negli Stati Uniti ha sperimentato una forma di cyberbullismo a un certo punto. Pertanto, è meglio prendere le misure necessarie per proteggere i tuoi figli e l’utilizzo della tecnologia di monitoraggio del computer è uno di questi.

Documentare l’attività dei dipendenti

La documentazione delle attività dei dipendenti è un pezzo cruciale del puzzle per quanto riguarda la gestione del personale. Con le informazioni giuste a portata di mano, puoi valutare l’attività e la produttività di ciascun dipendente quando vengono assegnati compiti diversi, aiutandoti ad abbinarli con la soluzione migliore.

Il software di monitoraggio dei dipendenti funziona in questo senso acquisendo le seguenti informazioni:

• La durata che un dipendente dedica a un’attività
• I siti Web visitati dal personale durante l’orario di lavoro
• I documenti a cui accedono o condividono

In alcuni casi, questo software è dotato di funzionalità avanzate, come il geofencing , che ti avvisa quando il dispositivo di un dipendente è stato portato fuori dall’area designata o ha superato un determinato limite di velocità (fondamentale se possiedi un’azienda di autotrasporti).

Monitoraggio dei tempi di utilizzo dell’applicazione

Il software di monitoraggio dei dipendenti ti dice molto di più di ciò su cui sta lavorando ogni persona: può rivelare chi è più produttivo e come vengono utilizzate le risorse aziendali, come le app.

Ecco come funziona:

• Il software registra per quanto tempo ogni persona utilizza applicazioni e programmi specifici.
• Genera quindi report personalizzati che mostrano le app utilizzate più di frequente, in modo da poter allocare i fondi in modo più strategico.
• Tiene inoltre traccia del tempo necessario al personale per completare gli incarichi su diversi programmi, aiutandoti a valutare la loro produttività. Ad esempio, può mostrarti la durata impiegata da un utente specifico per rispondere a specifiche domande dei clienti sui social media, in modo da poter assegnare ai dipendenti gli argomenti specifici a cui possono rispondere nel minor tempo possibile.

Questo ti aiuta a capire quali app o programmi promuovono la collaborazione o la produttività all’interno dell’organizzazione, come le piattaforme di chat o le soluzioni di archiviazione dei documenti, e quali rallentano le operazioni a causa del consumo di risorse (come i giochi). Immagina di portare questa conoscenza basata sui dati in ogni riunione d’ora in poi.

Ma non è tutto! Monitorando i tempi di utilizzo delle app, il software di monitoraggio del computer gestisce i progressi e i successi del tuo team . Potresti individuare un dipendente efficiente che svolge rapidamente le attività o identificare dove puoi risparmiare tempo e costi incoraggiando il multitasking.

Registrazione dell’accesso al file server

La sicurezza dei dati è fondamentale e il modo migliore per proteggere la tua azienda da potenziali rischi per la sicurezza informatica è attraverso la registrazione degli accessi al file server.

In questo caso, la soluzione di monitoraggio dei dipendenti tiene traccia di tutte le attività sui file server, ad esempio:

• Chi ha avuto accesso a quali file.
• Quando l’hanno fatto.
• E cosa hanno fatto ai file.

Inoltre, registra i cambiamenti nel tempo. Ad esempio, questa tecnologia può aiutarti a determinare se qualcuno ha modificato o rubato informazioni sensibili. In questo modo, puoi applicare politiche che scoraggiano tali comportamenti e garantire che la tua azienda rispetti le leggi sulla privacy dei dati.

Registrazione e verifica dell’installazione del software

Un altro modo importante in cui funziona il software di monitoraggio del computer è la registrazione e la verifica delle installazioni del software. Supponiamo che la tua azienda vieti l’uso di determinate applicazioni (o sei preoccupato che i tuoi figli possano scaricare e installare software con contenuti dannosi). In tal caso, è essenziale una soluzione automatizzata che tenga traccia di queste attività.

Il software di monitoraggio del computer può aiutarti registrando e registrando qualsiasi software che i tuoi dipendenti tentano di installare, consentendoti di sapere se hanno accidentalmente o intenzionalmente installato malware o spyware sui tuoi sistemi. Di conseguenza, puoi individuare rapidamente attività sospette e intraprendere azioni correttive prima che sia troppo tardi.

Un avvertimento sull’utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti: nonostante gli immensi vantaggi dell’utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti, è meglio assicurarsi di rispettare tutte le leggi sulla privacy dei dati pertinenti nel proprio paese.

A tal proposito, ecco alcune linee guida da considerare:

• Non installare questa tecnologia sui dispositivi personali dei tuoi dipendenti senza il loro consenso. Invece, fallo su apparecchiature aziendali dove hai maggiore controllo e diritti.
• Monitora i dipendenti solo se hai un interesse legittimo, come migliorare la produttività o far rispettare le politiche aziendali.
• Mantieni i dati che raccogli privati ​​e al sicuro.

Ecco un breve video della BBC che descrive come le aziende utilizzano il software di monitoraggio dei dipendenti: