Arten von Computerüberwachungssoftware
Mit dem wachsenden Trend zu Remote- und Hybridarbeit steigt auch der Bedarf an der Überwachung von Mitarbeitern. Angesichts der großen Vielfalt an Computerüberwachungssoftware auf dem Markt kann es jedoch schwierig sein, zu entscheiden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Der erste Schritt besteht darin, sich mit den verschiedenen Arten von Überwachungssoftware vertraut zu machen, einschließlich Aktivitätsüberwachungssoftware, Produktivitätsüberwachungssoftware, Leistungsmanagementsoftware, HR-Software und mehr.
Lassen Sie uns jede dieser Software im Detail durchgehen, damit Sie entscheiden können, welche Sie implementieren möchten.
Warum Mitarbeiterüberwachungssoftware implementieren?
Computerüberwachungssoftware kann einem Unternehmen verschiedene Vorteile bringen, ist jedoch besonders hilfreich für Unternehmen, die auf eine Remote-Umgebung umsteigen möchten oder eine bessere Überwachung der Aktivitäten ihrer Mitarbeiter benötigen.
Diese Software ist in der Regel mit verschiedenen Funktionen wie Berichten und Analysen ausgestattet, die Arbeitgebern umfassende Daten über die täglichen Aktivitäten ihrer Mitarbeiter liefern.
Werfen wir einen Blick auf alle anderen Vorteile einer guten Computerüberwachungslösung.
Hebt Fehlzeiten hervor
Die Einstellung eines kompetenten Teams reicht möglicherweise nicht aus, wenn viele Mitarbeiter Ihres Unternehmens während ihrer Arbeitszeit abwesend sind.
Eine Computerüberwachungssoftware kann einen besseren Einblick in das Anwesenheitsverhalten ermöglichen, z. B. wann Ihre Mitarbeiter einchecken, ob sie Überstunden machen und Urlaub nehmen.
Diese Erkenntnisse können Ihnen zusammen mit anderen in der Software enthaltenen Berichtstools dabei helfen, Fehlzeiten oder mangelndes Arbeitsengagement zu beheben, bevor sie sich auf das Unternehmen auswirken.
Verhindert unmotivierte Mitarbeiter
Der Traum eines jeden Unternehmers ist es, über ein Team engagierter Mitarbeiter zu verfügen, die nicht nur ihre Arbeit erledigen, sondern auch komplexe Herausforderungen lösen und innovative Lösungen entwickeln können. Allerdings ist es alles andere als einfach, ein kompetentes Team zu haben oder kompetente Leute den ganzen Tag auf Trab zu halten.
Software zur Mitarbeiterüberwachung macht es einfach, Mitarbeiter zu erkennen, die während der Arbeitszeit nicht beschäftigt sind, und entsprechend mit ihnen umzugehen. Diese Software informiert in Echtzeit über das Verhalten der Mitarbeiter und misst deren Engagement anhand verschiedener standardmäßiger und anpassbarer Metriken.
Erleichtern Sie die Remote-Mitarbeiterverwaltung
Mit Computerüberwachungssoftware wie Wolfeye müssen Sie die Produktivität Ihres Teams nicht mehr hinterfragen, wenn es remote arbeitet.
Dieses Programm erfasst die Zeit, die jeder Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben, Websites und Apps verbringt. Da Sie außerdem nicht die exorbitanten Büromieten zahlen müssen, können Sie Ihre Gesamtbetriebskosten erheblich senken.
Bessere Übersicht
Mitarbeiter machen unbeabsichtigte Fehler, wenn sie bei der Arbeit an einem Projekt nicht alle Ihre Anweisungen vollständig verstehen. Doch unabhängig davon, ob Fehler absichtlich gemacht werden oder nicht, können sie erhebliche Auswirkungen auf eine Unternehmensorganisation haben und sich auf deren Wachstum auswirken.
Deshalb ist es wichtig, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter genau zu überwachen, um Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie größere Probleme verursachen.
Mit einer gut konzipierten, maßgeschneiderten Computerüberwachungssoftware können Sie Ihre Mitarbeiter über bevorstehende Fälligkeitstermine informieren, ihren Fortschritt überwachen und Fehler frühzeitig erkennen, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen.
Verhindert Datenschutzverletzungen
Mitarbeiter, die durch die Offenlegung sensibler Informationen die Sicherheit ihres Unternehmens gefährden, schädigen nachhaltig das Image und das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens.
Computerüberwachungssoftware in Kombination mit anderen Datensicherheitstools ermöglicht es Unternehmen jedoch, potenzielle Datenverstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, dass wichtige Daten in die falschen Hände geraten.
Produktivität verbessern
Mit einer Computerüberwachungssoftware können Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig überwachen. Wenn sich die Mitarbeiter bewusst sind, dass Sie beobachten, was sie tun, ist es wahrscheinlicher, dass sie Ablenkungen vermeiden und effizienter arbeiten.
Arten von Computerüberwachungssoftware
Computerüberwachungssoftware hat also zweifellos zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen. Dennoch kann es für Unternehmen schwierig sein, sich zwischen der großen Vielfalt an verfügbaren Tools zu entscheiden. Bevor wir eine Entscheidung treffen, schauen wir uns die gängigsten Arten von Überwachungstools an.
Aktivitätsüberwachung
Aktivitätsüberwachungssoftware wie Wolfeye ist eines der effektivsten und zugleich umstrittensten Programme zur Überwachung jeder Bewegung Ihrer Mitarbeiter im Büro, von der Anmeldung bis zum Verlassen. Mit dieser Software können Manager alles, was ihre Mitarbeiter tun, im Auge behalten und die leistungsstärksten Mitarbeiter sowie alle Ressourcen finden, die neu zugewiesen werden müssen. Es bietet auch zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeiter zu unterstützen, die möglicherweise Probleme haben.
Mitarbeiterproduktivität
Mitarbeiterproduktivitätssoftware hilft Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verbessern, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, eine genaue Liste ihrer Remote-Mitarbeiter zu führen.
Hier glänzt Software zur Mitarbeiterproduktivität wirklich. Die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen und zu besseren Ergebnissen und profitableren Einnahmen führen.
Leistungsmanagement
Software für das Mitarbeiterleistungsmanagement ist sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter nützlich. Es kann dabei helfen, die Produktivität zu steigern, Top-Talente, Mitarbeiter mit Problemen, geringere Fluktuation, Abwesenheiten usw. zu identifizieren.
Diese Software ermöglicht es Managern und Teamleitern, Daten von Mitarbeitern in Echtzeit zu generieren und zu analysieren, was wiederum dazu beiträgt, dass Unternehmen mit höherem Gewinn expandieren.
Anwesenheit und Zeit
Nutzen Sie die effizienteste Methode, um die Zeit und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter automatisch zu verfolgen. Diese Software verfolgt die gesamte Zeit, die Mitarbeiter mit verschiedenen Aufgaben verbringen, einschließlich ihrer Ankunfts- und Abreisezeiten sowie ihrer produktiven und unproduktiven Zeiten.
Zu den vielen Vorteilen der Verwendung dieser Software gehören ein höheres Maß an Produktivität und Mitarbeiterengagement, eine höhere Rentabilität und Transparenz über die Finanzausgaben des Unternehmens.
HR-Software
Diese Software ist ein wichtiger Bestandteil bei der Verwaltung und Organisation aller HR-Anforderungen und -Ziele einer Organisation. Mit der Personalverwaltungssoftware haben Sie die volle Kontrolle über alle HR-bezogenen Aufgaben, einschließlich der Gehaltsabrechnung und der Urlaubsverwaltung.
Es leistet auch hervorragende Arbeit dabei, wichtige Zeit und Anstrengungen auf produktivere Initiativen zu lenken.
So wählen Sie die richtige Überwachungslösung aus
Nachdem wir uns nun mit verschiedenen Softwareprogrammen vertraut gemacht haben, gehen wir nun Schritt für Schritt durch, wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse
Das Wichtigste zuerst: Finden Sie heraus, warum Sie ein Tool zur Kontrolle Ihrer Mitarbeiter benötigen. Dies wird Ihnen helfen, Ihren genauen Überwachungsbedarf zu ermitteln.
Stellen Sie sich Dinge wie Internetnutzung, Zeitüberwachung, Anwesenheit, Produktivität und Zugriff auf sensible Daten als Beispiele für Aktionen vor, die Sie möglicherweise im Auge behalten möchten.
Erforschen Sie das Gesetz
Informieren Sie sich über die in Ihrer Region geltenden Regeln und Vorschriften zum Datenschutz und zur Datenvertraulichkeit, bevor Sie sich für ein Überwachungstool entscheiden. Erfahren Sie mehr über Datenschutzgesetze und -regeln, die für die Überwachung von Mitarbeitern gelten. Finden Sie eine Lösung, die diese Standards erfüllt und die Privatsphäre der Mitarbeiter schützt.
Schauen Sie sich die verfügbaren Tools an
Schauen Sie sich die vielen verfügbaren Tools zur Mitarbeiterüberwachung an. Versuchen Sie, Dienstleister zu finden, die in der Vergangenheit zufriedene Kunden und gute Bewertungen vorweisen können.
Stellen Sie sicher, dass es mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert, und achten Sie genau auf seine Merkmale, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.
Vergleichen Sie die Funktionen
Denken Sie über die Funktionen nach, die jedes Tool bietet, und prüfen Sie, ob sie für Ihre Überwachungsanforderungen relevant sind. Suchen Sie nach Tools, die Websites blockieren, Tastatureingaben aufzeichnen, Screenshots erstellen, Anwendungen verfolgen sowie Berichte und Analysen erstellen können.
Stellen Sie sicher, dass das Tool an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.
Berücksichtigen Sie Integration und Skalierbarkeit
Überlegen Sie, wie gut das Tool Ihr wachsendes Unternehmen bewältigen kann. Finden Sie heraus, ob das Programm eine Verbindung zu den Systemen herstellen kann, die Sie bereits haben, beispielsweise zur Verwaltung von Projekten, zur Zeiterfassung oder zur Personalverwaltung.
Durch die nahtlose Integration können Datenerfassung und Berichterstellung schneller und einfacher erfolgen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit eines Überwachungstools ist einer der wichtigsten Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg seiner Implementierung entscheiden können. Überprüfen Sie, ob die Navigation und Benutzeroberfläche des Tools einfach und klar ist.
Überlegen Sie, wie lange es dauern wird, bis Manager und Mitarbeiter mit der Verwendung des Tools vertraut sind.
Datensicherheit
Da es sich bei der Mitarbeiterüberwachung um vertrauliche Informationen handelt, ist es wichtig, den Sicherheits- und Datenschutzfunktionen des Tools Vorrang einzuräumen.
Finden Sie eine Lösung, die sichere Speicherung, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und Datenanonymität bietet. Machen Sie sich mit den Datenverarbeitungs- und Sicherheitsfunktionen des Tools vertraut, um Sicherheitslücken zu vermeiden.
Kosten und Unterstützung
Überprüfen Sie die Zahlungspakete des Computerüberwachungstools und berücksichtigen Sie dabei etwaige zusätzliche Kosten für Add-ons oder technische Unterstützung sowie etwaige wiederkehrende Zahlungen oder Lizenzmodelle.
Stellen Sie sicher, dass Sie bewerten, inwieweit der Anbieter seine Produkte mit Kundenunterstützung unterstützt, einschließlich Dokumentation, Schulungsmaterialien und Antworten auf Fragen und Bedenken.
Probezeit
Nutzen Sie, wann immer Sie können, kostenlose Testversionen oder Demos, die von Tool-Anbietern bereitgestellt werden. Auf diese Weise können Sie die Kompatibilität des Tools persönlich bewerten und Input von wichtigen Stakeholdern wie Mitarbeitern, HR und IT einholen. Diese Erkenntnisse können Sie zu einer besseren Wahl führen.
Ziehen Sie den Hebel
Nachdem Sie alles oben Gesagte sorgfältig durchdacht haben, wägen Sie die Vor- und Nachteile jedes Tools ab und wählen Sie eines aus, das Ihren Zielen und Ihrem Budget am besten entspricht. Stellen Sie sicher, dass die Einführung problemlos verläuft, indem Sie einen Implementierungsplan erstellen, der Aspekte wie Mitarbeiterschulung und Kommunikation berücksichtigt.
Machen Sie das Beste aus Ihrer Computerüberwachungssoftware
Es reicht nicht aus, einfach nur Überwachungssoftware zu implementieren, Sie müssen auch darauf achten, Best Practices wie die folgenden umzusetzen.
Behalten Sie Transparenz bei
Jedes Team hat seine eigenen Normen und Praktiken in Bereichen wie Kommunikation, Aufgabenmanagement, Zeiteinteilung und Teamdynamik. Ihr Wert hängt davon ab, wie klar sie den Unternehmenszweck beschreiben und welchen Beitrag sie zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten.
Die Implementierung von Mitarbeitersoftware könnte diese Routinen jedoch möglicherweise stören. Aus diesem Grund ist es für Manager so wichtig, gegenüber ihren Teams Transparenz über ihre Überwachungspläne zu schaffen.
Sie fragen sich vielleicht, warum es empfehlenswert ist, transparent zu sein, wenn Sie durch diskrete Überwachung so viel genauere Informationen erhalten können.
Zunächst einmal ist es in mehreren Ländern gesetzlich vorgeschrieben, die Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass ihre Geräte, unabhängig davon, ob sie sich im Besitz des Unternehmens befinden oder nicht, anschließend einer Überwachungssoftware unterliegen.
Darüber hinaus kann Transparenz dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Software wohl fühlen. Es ist besser, Mitarbeiter wie wichtige Mitglieder des Unternehmens zu behandeln und ihnen mitzuteilen, warum bestimmte Schritte unternommen werden müssen und welche Vorteile sie und das Unternehmen aus der Überwachung ziehen.
Konsultieren Sie die Mitarbeiter
Wenn Sie Ihre Pläne zur Implementierung von Überwachungsinstrumenten am Arbeitsplatz mitteilen, haben die Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, ihre Gedanken zu diesem Thema zu äußern.
Es liegt in der Verantwortung des Managements, sich alle Beschwerden anzuhören, geeignete Antworten zu geben und darauf basierende Entscheidungen anzupassen, unabhängig davon, ob sie den Datenschutz, technische Herausforderungen, mangelnde Anwendung oder etwas ganz anderes betreffen.
Das Management sollte außerdem darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter die für die Anforderungen ihres Unternehmens am besten geeignete Mitarbeiterüberwachungssoftware auswählen, da sie diejenigen sind, die ständig mit dem Tool interagieren.
Vermeiden Sie selektive Überwachung
Bei Veränderungen auf Unternehmensebene ist die Einbindung aller Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Es kann nicht für jede Person ein unterschiedliches Maß an Aufsicht geben. Dadurch erhalten Sie ungenaue und unvollständige Personaldaten und sind außerdem unfair.
Die Mitarbeiterüberwachung ist in Unternehmen am erfolgreichsten, wenn selbst die ranghöchsten Mitarbeiter dem gleichen Maß an Überwachung unterliegen. Dies ist eine großartige Gelegenheit für das obere Management, insbesondere die C-Suite, ihre Unterstützung für die Überwachung und deren positive Auswirkungen auf das Unternehmen zu demonstrieren.
Darüber hinaus wird empfohlen, eine einzelne Person mit der Verwaltung des Programms zu beauftragen und sicherzustellen, dass nur erforderliche Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben.
Dies kann beispielsweise der Personalleiter oder die Teammanager sein, da sie diejenigen sind, die bei der Bewertung der Mitarbeiterleistung die Produktivitätszahlen berücksichtigen.
Teilen Sie Ihre Erkenntnisse
Es ist sinnvoll, bestimmte Programme zur Mitarbeiterüberwachung einzusetzen, damit Sie alle Workforce-Analytics-Daten sammeln können, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen wie am Schnürchen zu führen. Nachdem das Programm also mit der Datenerfassung begonnen hat, sollten Sie diese schnell genug auswerten, um erste Erkenntnisse zu gewinnen und diese in die Tat umzusetzen.
Wenn Sie auf Probleme stoßen, mit denen Sie nicht gerechnet haben oder mit denen Sie nicht gerechnet haben, informieren Sie unbedingt die zuständigen Mitarbeiter darüber. Diese Kultur der Verantwortung motiviert die Mitarbeiter, sich anzustrengen und ihre Erwartungen zu übertreffen.
Wenn Sie schon dabei sind, kann die offene Anerkennung außergewöhnlich professionellen Verhaltens der Mitarbeiter natürlich die Arbeitsmoral insgesamt stärken und dazu beitragen, die verbleibende Feindseligkeit gegenüber der Software abzubauen.
Abschluss
Während die Überwachung von Mitarbeitern verschiedene organisatorische Vorteile mit sich bringen kann, ist es wichtiger, die richtige Art von Software zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Überwachungsstrategie optimal nutzen.