9 Objetivos principais do monitoramento de funcionários

De acordo com um estudo de 2021, 79% dos funcionários afirmaram que estão bem com alguma forma de rastreamento no local de trabalho. Como empregador interessado em implantar um software de monitoramento para sua empresa, o que você pode conseguir usando essas ferramentas? O que você pode monitorar e como isso beneficiará sua empresa?

O monitoramento de funcionários visa otimizar o fluxo de trabalho da equipe, melhorar o gerenciamento de recursos e desenvolver melhores práticas de delegação. Os empregadores podem definir expectativas realistas e tomar decisões informadas rastreando o comportamento dos funcionários nos dispositivos da empresa. Também ajuda na segurança cibernética.

Neste artigo, você aprenderá sobre várias finalidades do monitoramento de funcionários. Além disso, explicarei detalhadamente como essas ferramentas ajudarão sua empresa a longo prazo.

1. Melhore o fluxo de trabalho dos funcionários

Atualmente, as empresas estão optando por um modelo híbrido em que os funcionários podem trabalhar no escritório e em casa. Isso significa que você precisará garantir que sua equipe trabalhe em conjunto com eficiência, independentemente da localização.

É essencial que os funcionários mantenham o foco, pois qualquer gargalo durante a jornada de trabalho pode causar atrasos significativos nos prazos do projeto.

Por exemplo, um funcionário leva mais tempo do que o esperado para concluir uma tarefa específica no pipeline do projeto . Com isso, o projeto atrasa, afetando a reputação da sua marca junto aos clientes.

Sem monitoramento, é quase impossível saber por que há um atraso na tarefa.

Felizmente, isso não será um problema com o software de monitoramento de funcionários. Instalá-lo em seus dispositivos de trabalho permite que você saiba exatamente o que eles estão fazendo.

Eles estão realmente se concentrando em terminar suas tarefas no prazo ou estão fazendo outra coisa que não está relacionada ao trabalho e está afetando sua produtividade?

O software de monitoramento de funcionários também ajuda a melhorar o fluxo de trabalho, identificando gargalos quando sua equipe está trabalhando em um projeto. Você pode identificar quais tarefas estão causando atrasos rastreando suas atividades nos dispositivos da empresa.

Por exemplo, se sua equipe leva o dia inteiro de trabalho para concluir um trabalho específico que poderia ter sido concluído em algumas horas, pode ser hora de otimizar novamente.

Depois de conhecer os gargalos, você pode criar estratégias para resolvê-los. Em vez de implementar uma solução geral, que pode ou não funcionar, você pode usar uma abordagem personalizada específica para a situação.

A baixa produtividade não faz apenas com que tarefas e projetos demorem mais para serem finalizados. Também pode afetar sua reputação entre os clientes, o que, por sua vez, afetará sua receita.

2. Estabeleça metas e expectativas realistas

O problema com as metas é que, se você não as definir corretamente, elas podem criar muitos problemas para sua equipe. Por exemplo, você pode acabar sobrecarregando seus funcionários, pois não há tempo suficiente para atingir suas metas, o que pode afetar sua motivação.

Você não apenas verá uma queda na produtividade ao longo do tempo, mas também diminuirá a retenção de funcionários. Além disso, pode afetar a qualidade de seu trabalho, pois eles estarão correndo para cumprir os prazos.

Um benefício do software de monitoramento de funcionários é que você pode acompanhar quanto tempo leva para concluir várias tarefas dentro do prazo de um projeto. Depois de concluir vários projetos, você terá uma ideia clara de quanto tempo sua equipe levará em cada fase do projeto.

Isso permite que você crie prazos precisos para projetos futuros. Você pode garantir que sua equipe tenha tempo suficiente para concluir o projeto. Além disso, não haverá queda na qualidade do trabalho, pois prioriza o foco sobre os prazos.

Também há maior clareza entre empregador e empregado. Eles saberão no que devem se concentrar em cada dia de trabalho.

Outro benefício de ter metas de projeto realistas é o relacionamento entre sua marca e seus clientes. Você pode entregar o que promete, fornecendo prazos precisos, que você sabe que sua equipe pode cumprir, fortalecendo seu relacionamento com seus clientes.

3. Melhor Gestão de Recursos Humanos

Você já lidou com um projeto em que teve que estender constantemente os prazos porque sua equipe não conseguia lidar com o excesso de carga de trabalho? Isso não apenas prejudica seu moral, mas também pode resultar em esgotamento.

Outra maneira pela qual o monitoramento de funcionários pode ajudar sua empresa é por meio de um melhor gerenciamento de recursos humanos . Como destaquei acima, ele rastreia tudo o que eles fazem em seus dispositivos de trabalho durante o horário comercial.

Com esses dados, você terá uma estimativa precisa de quanto tempo sua equipe levará para concluir uma tarefa específica. Quando você assume um novo projeto que envolve mais trabalho que você sabe que é mais do que sua equipe pode lidar, você não precisa estender os prazos ou sobrecarregá-los.

Em vez disso, você pode planejar adequadamente e garantir uma distribuição justa de tarefas pela equipe. Por exemplo, como parte da estratégia operacional de sua empresa, você pode contratar freelancers e terceirizar trabalhadores durante as partes críticas do projeto.

Eles podem ajudar sua equipe a manter o controle dos cronogramas esperados do projeto.

4. Aumentar práticas de delegação

Saber a quem você deve atribuir várias responsabilidades-chave é essencial para o seu negócio. Mas como você saberá quem pode lidar com o quê, especialmente se estiver trabalhando com uma nova equipe? Essa é uma das áreas em que o monitoramento de funcionários se destaca.

O software de rastreamento vem com vários recursos que ajudarão você a entender sua equipe de uma perspectiva micro e macro. Por exemplo, você pode atribuir tarefas semelhantes a dois funcionários e ver como eles se saem. Com base em seu desempenho, você pode identificar seus pontos fortes e fracos .

Isso afeta a produtividade dos funcionários, pois você pode atribuir tarefas dependendo de seus conjuntos de habilidades. Se você identificar um funcionário que se destaca em uma tarefa específica, poderá delegar essa atividade a ele. Isso diminui o tempo que levará para concluir a tarefa, o que é benéfico se você estiver procurando por um retorno rápido.

Você também pode melhorar a eficiência de sua equipe reconhecendo quem não consegue lidar com determinados tipos de carga de trabalho. Ou você pode dar a eles essas tarefas, a fim de melhorar seus conjuntos de habilidades.

Além disso, alguns membros da equipe podem ter dificuldades com cargas de trabalho específicas; portanto, depois de identificar quem está tendo problemas com o quê, você pode designar membros da equipe sênior para ajudá-los.

5. Proteja-se contra crimes cibernéticos e roubo de dados

Você sabia que o custo dos crimes cibernéticos deve aumentar para US$ 23,84 trilhões até 2027? Este é um aumento impressionante, já que o valor ficou em $ 2,95 trilhões em 2020. Qual é a razão para um aumento tão grande no custo dos crimes cibernéticos?

Bem, um fator é que mais pessoas estão trabalhando em casa. Quando os funcionários não estão no escritório, monitorar o que estão fazendo durante o horário de trabalho torna-se muito mais difícil. Eles estão visitando sites inseguros nos dispositivos da sua empresa? Ou estão abrindo links de remetentes desconhecidos, o que coloca sua empresa em risco?

Ao lidar com informações confidenciais, como detalhes de cartão de crédito sobre seus clientes, vazamentos de dados podem custar caro para sua empresa. Você pode ter que pagar multas e lidar com ações judiciais, que podem ser caras.

Com o monitoramento de funcionários, você sempre saberá o que sua equipe está fazendo durante o horário de trabalho. Ele informará todos os sites que eles visitam nos dispositivos que você fornecer. Se você encontrar algo suspeito, poderá informá-los sobre os perigos de visitar esses sites.

Também pode ajudar contra o roubo de dados , especialmente por atuais e ex-funcionários. Se alguns dos funcionários estiverem descontentes, eles podem tentar atividades maliciosas ou ilegais. Por exemplo, eles podem compartilhar os segredos comerciais de sua empresa ou outras informações confidenciais com indivíduos não autorizados.

Se seus clientes ou clientes souberem disso, isso prejudicará a reputação de sua marca.

Com o monitoramento de funcionários, você saberá claramente o que os funcionários fazem em seus dispositivos de trabalho. Por exemplo, você pode configurar o software para fazer capturas de tela e gravações de tela em momentos aleatórios. Você pode revisá-los no final do dia de trabalho e verificar se há comportamento suspeito.

6. Melhore as estratégias de contratação e rescisão

O monitoramento de funcionários também pode melhorar sua estratégia de contratação e demissão de funcionários. Quando você conseguir novos membros para sua equipe, você vai querer saber se eles podem lidar com a carga de trabalho.

O monitoramento de funcionários permite isso, pois pode fornecer uma distribuição de tempo adequada para exatamente como os funcionários gastam seu tempo no escritório.

Dependendo dos dados coletados, você sabe se deve reduzir a carga de trabalho para novas contratações.

A mesma informação também é benéfica quando se trata de demitir funcionários. Os dados rastreados por meio do monitoramento de funcionários fornecerão uma ideia clara de quantas horas em um dia de trabalho os funcionários se concentram na conclusão de várias tarefas.

Você será capaz de identificar funcionários com baixo desempenho e dar a eles um período de carência para compensar. Se eles ainda não trabalharem para melhorar sua produtividade e eficiência, você terá todos os dados que justificam por que você deve rescindi-los.

7. Recompense os funcionários certos

Sem o monitoramento dos funcionários, pode ser um desafio identificar quem fez o quê em um projeto. Embora seus funcionários possam fornecer várias alegações sobre seu trabalho, não há como ter certeza de que o que eles dizem é verdade.

Se os trabalhadores não forem reconhecidos por seus esforços e trabalho árduo, isso pode resultar em baixa moral e motivação. Isso pode fazer com que a produtividade seja afetada, o que, por sua vez, afetará os prazos do projeto.

Um dos principais objetivos do monitoramento de funcionários é rastrear a eficiência e a produtividade de cada membro da equipe. Você saberá quanto tempo eles gastam em várias tarefas. Ao mesmo tempo, você pode verificar se eles estavam genuinamente trabalhando para atingir suas metas ou negligenciando metas importantes.

Por exemplo, alguns funcionários podem registrar várias horas de trabalho todos os dias.

No entanto, quando você revisa as capturas de tela e as gravações de tela, que é um dos muitos recursos do Wolfeye Remote Screen , você pode perceber que eles realmente não realizam nenhum trabalho.

Por outro lado, você será capaz de identificar os verdadeiros grandes realizadores em sua equipe. Você pode recompensá-los por seus esforços, o que terá um impacto positivo em seu moral.

Quando os funcionários perceberem que você percebe seus esforços, eles ficarão mais motivados para serem produtivos durante o horário de trabalho.

Não é necessário que as recompensas sejam apenas monetárias. Você pode usar seus dados coletados durante as avaliações de desempenho para promover os melhores membros da equipe para posições mais altas.

Novamente, isso permite que os funcionários saibam o que devem fazer para subir na escada do sucesso. Em outras palavras, há um caminho claro para a promoção.

8. Identifique lacunas de habilidades

Uma das razões pelas quais os cronogramas do projeto podem ficar distorcidos é por causa das lacunas de habilidades. Se você não tomar medidas adequadas para lidar com suas fraquezas, seu desempenho não melhorará. Embora você possa contratar novos membros para a equipe, encontrar o candidato certo pode levar muito tempo.

Às vezes, você pode nem encontrar o candidato certo e terá que se contentar com o pool de talentos atual.

Sua equipe não apenas terá que lidar com menos membros, mas também terá que lidar com o aumento da carga de trabalho.

Em vez de dispensar os funcionários que estão atrasados, você pode dar a eles oportunidades de melhorar.

Por exemplo, o software de monitoramento de funcionários ajudará você a identificar candidatos com baixo desempenho. Você pode então fazer um mergulho profundo e entender por que eles não conseguem atingir seus objetivos.

Armado com essas informações, você pode hospedar (ou sugerir) workshops e cursos para ajudar esses funcionários a preencher a lacuna em seus conjuntos de habilidades.

Trabalhando em si mesmos, eles se tornarão ativos inestimáveis ao longo do tempo. O treinamento de funcionários também pode ser mais barato do que a contratação direta de trabalhadores altamente qualificados. Além disso, inspira lealdade entre os novos funcionários.

Da mesma forma, você pode usar os dados registrados para fornecer feedback construtivo aos seus funcionários. Na próxima vez que você fizer uma avaliação de desempenho, poderá compartilhar suas anotações sobre como eles podem melhorar.

9. Proteja seus funcionários enquanto eles estão online

O bullying online contra seus funcionários, principalmente se for praticado por quem trabalha na sua empresa, pode causar prejuízos consideráveis. Isso pode corroer a confiança entre vários membros da equipe e, ao mesmo tempo, reduzir seu desempenho. Se não for verificado, pode resultar na saída dos funcionários afetados da empresa.

Com o monitoramento de funcionários, você saberá se está ocorrendo bullying online e quem está participando dessas atividades. Você pode configurar alertas com ferramentas específicas que enviarão notificações quando usarem palavras-chave específicas.

Isso também pode ajudar a proteger contra o assédio sexual. Você pode configurar gatilhos para notificar o departamento de recursos humanos e validar as acusações revisando as imagens do dispositivo.

Fontes

Artigos.

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