¿Es legal monitorear los correos electrónicos de sus empleados?
Si administra varios empleados que trabajan de forma remota a través de la computadora, es posible que desee asegurarse de que estén utilizando su tiempo de trabajo de manera productiva. Eso significa no perder el tiempo en sitios web de redes sociales o enviar correos electrónicos a contactos personales durante las horas de trabajo. Sin embargo, es importante tener en cuenta lo que dice la ley sobre el control de los correos electrónicos de sus empleados.
Es legal monitorear los correos electrónicos de trabajo de sus empleados, pero puede ser ilegal monitorear sus correos electrónicos privados. Los empleadores pueden monitorear legalmente lo que hacen sus empleados durante las horas de trabajo, incluidos sus correos electrónicos y dispositivos de oficina. Sin embargo, existen límites en el alcance de la supervisión permitida.
Es necesario aprender sobre los derechos y responsabilidades de los empleadores con respecto al monitoreo de los correos electrónicos de sus empleados. Este artículo discutirá la ley federal sobre el seguimiento de los correos electrónicos de los empleados.
Ley Federal de Monitoreo de Correos Electrónicos de los Empleados
La ley federal se aplica a todos en los Estados Unidos de América; por lo tanto, las reglamentaciones federales que rodean el control de las actividades laborales de los empleados se aplican a todos en el país.
En esta circunstancia, ninguna ley federal prohíbe la vigilancia de las tareas y los correos electrónicos relacionados con el trabajo de los empleados. Cualquier cosa que haga el empleado al usar los sistemas informáticos de la empresa, incluso si las tareas son personales, puede ser rastreada legalmente por el empleador.
Algunos estados tienen políticas específicas que deben seguir al vigilar a los empleados. Por ejemplo, en Connecticut, Delaware, Colorado y Tennessee, los empleadores deben notificar a sus empleados sobre la próxima vigilancia.
De lo contrario, es perfectamente legal que los empleadores controlen todo lo que se haga utilizando los sistemas informáticos de la empresa. De hecho, el derecho a la vigilancia de los empleados está protegido por la Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas. Es importante recordar que el empleador solo puede monitorear el trabajo de un empleado durante las horas de trabajo y con una razón profesional válida.
La Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas ( ECPA ) se desarrolló en 1986 para resaltar cómo ciertas conversaciones por teléfono podrían interceptarse y usarse con fines legales o de otro tipo. A lo largo de los años, esta legislación se ha actualizado para reflejar los cambios en la tecnología y la era digital.
¿Por qué es legal el monitoreo de correo electrónico?
La razón principal para legalizar el monitoreo de correo electrónico es proteger los intereses de la empresa. Las empresas pueden defenderse de manera proactiva contra el fraude, las amenazas de seguridad y las filtraciones de datos si conocen las comunicaciones de sus empleados.
Además, las empresas pueden monitorear legalmente todas las comunicaciones en los dispositivos propiedad de la empresa. Como resultado, cualquier cosa que el empleado haga en ese dispositivo es propiedad de la empresa. El empleador puede monitorear legalmente todas las comunicaciones por correo electrónico en ese dispositivo, incluidas las personales.
Sin embargo, la privacidad de los trabajadores es vital. Los empleadores solo deben usar la tecnología de la empresa para fines relacionados con el trabajo. El monitoreo de correo electrónico ayuda a los empleadores a garantizar que los empleados utilicen la tecnología de la empresa de manera adecuada.
¿Los empleadores necesitan consentimiento para monitorear correos electrónicos?
Los empleadores generalmente no necesitan consentimiento para monitorear los correos electrónicos. Sin embargo, en algunos estados, es posible que los empleadores deban informar a los empleados que supervisarán su trabajo mediante un software de monitoreo.
Estados como Connecticut, Delaware, Colorado y Tennessee son ejemplos de aquellos que requieren que los empleadores notifiquen sobre la próxima vigilancia.
¿Algunos países prohíben el monitoreo de empleados?
Si bien ningún país prohíbe por completo el monitoreo del correo electrónico, algunos tienen leyes estrictas con respecto al uso de dicho software y el deber legal del empleador de informar a los empleados cuando están siendo monitoreados. En 2017, los tribunales de derechos humanos de Europa declararon que el monitoreo de los empleados solo podía completarse si se notificaba al empleado de antemano.
Este fallo se produjo porque un empleado en Rumania, que había descargado Yahoo Messenger para trabajar con clientes, también tenía conversaciones personales en la aplicación. Los empleadores leyeron las transcripciones de las conversaciones privadas del empleado y posteriormente lo despidieron.
Este caso generó varias leyes de tecnología y privacidad, y países como Francia, Dinamarca, Alemania, Italia y Suecia tienen regulaciones particulares sobre la vigilancia de los correos electrónicos privados de los empleados.
De acuerdo con estas reglas, los empleadores necesitan permiso para leer correos electrónicos privados. Este fallo es vital porque la falta de privacidad de los empleados podría conducir al abuso de sus comunicaciones personales.
Mejor manera de monitorear los correos electrónicos de sus empleados
Puede usar diferentes métodos para monitorear los correos electrónicos de sus empleados y otras actividades relacionadas con el trabajo.
- Una forma de controlar la productividad de sus empleados es instalar un software de seguimiento del tiempo en los dispositivos informáticos . Este software rastreará cuánto tiempo le toma a su empleado completar una tarea específica.
- También puede instalar software de gestión de proyectos o solicitar a sus empleados autoinformes sobre el trabajo que completan durante un turno. Al mismo tiempo, puede solicitar informes de supervisión y gestión sobre el trabajo del día.
Uno de esos programas es Wolfeye , que sirve como un sistema de monitoreo de empleados para pequeñas empresas y vigilancia de Internet para que los padres controlen el uso de la tecnología por parte de sus hijos.
¿Cuáles son los beneficios del monitoreo remoto de pantalla?
El monitoreo remoto de la pantalla es beneficioso por varias razones.
- El monitoreo remoto de la pantalla mejora la eficiencia. Cuando los empleadores pueden supervisar las tareas laborales de sus empleados, pueden asegurarse de que no se distraigan con tareas mundanas o pasen demasiado tiempo en una tarea.
- La supervisión remota de la pantalla aumenta la productividad. Los empleadores pueden asegurarse de que sus empleados sean 100 % productivos con su tiempo y energía, lo que aumenta el rendimiento general de la empresa.
- El monitoreo remoto de la pantalla puede ayudar con las decisiones de personal. Este software permite a los empleadores ver trabajar a sus empleados. El monitoreo de pantalla puede ayudar al empleador a tomar las decisiones correctas sobre el futuro del empleado en la empresa.
- Wolfeye puede ahorrar datos. El sistema de monitoreo de pantalla de Wolfeye puede guardar datos a través de capturas de pantalla, lo que puede ser útil a largo plazo cuando necesite recuperar información específica.
¿Cuáles son las desventajas de usar el monitoreo remoto de pantalla?
Al igual que con cualquier sistema de vigilancia, el monitoreo remoto de pantalla tiene algunas desventajas. Algunos empleados pueden verlo como una violación de la privacidad y perder la confianza en usted. También es vital que, como empleador, sepa cómo tratar la información confidencial que pueda encontrar a través de la vigilancia.
Los empleados pueden sentirse molestos o pensar que su empleador no confía en ellos. También pueden sentir que no pueden confiar en sus empleadores porque ser monitoreados genera desconfianza e incomodidad. Es por eso que la sutileza de Wolfeye es ideal: no se siente intrusiva.
Además, es importante recordar que puede encontrar información confidencial o personal sobre su(s) empleado(s), y es su trabajo comprender sus derechos y los derechos de sus trabajadores en estas circunstancias.
1. El derecho a la privacidad de los empleados
Su empleado tiene derecho a la privacidad y es su trabajo asegurarse de proteger su información confidencial según las leyes federales de los Estados Unidos, como la Ley de Protección de Privacidad de Video y la Ley de Privacidad del Consumidor de California.
Sin embargo, algunas políticas de la empresa pueden anular ciertos actos de privacidad y protección, por lo que consultar con un abogado en su estado es una de las mejores maneras de ser proactivo para garantizar la protección de los derechos de sus empleados.
En términos generales, los empleados entienden que tienen poca privacidad cuando están en el lugar de trabajo y que cualquier cosa que hagan o digan usando los dispositivos de trabajo pertenece a la empresa. Sin embargo, los empleados pueden emprender acciones legales si existe algún tipo de violación de datos que resulte en la filtración o exposición de información de salud personal.
2. Los derechos del empleador
Al mismo tiempo, también tiene derechos como empleador. Es derecho del empleador monitorear el trabajo de sus empleados para garantizar la productividad, la eficiencia y el uso adecuado del tiempo. De hecho, todo lo que se haga usando un sistema, dispositivo o software de la empresa se considera propiedad de la empresa . Por lo tanto, cualquier correo electrónico que envíen o reciban los empleados pertenece a la empresa.
Sin embargo, hay dos advertencias. El empleador solo debe monitorear el trabajo y los correos electrónicos de sus empleados en el horario de trabajo. La vigilancia fuera del horario laboral es ilegal. Además, el empleador necesita una razón suficiente relacionada con el negocio para monitorear los correos electrónicos.
Si el empleador se encuentra con la información confidencial de un empleado, y, por el bien de la historia, digamos que el empleador compartió accidental o intencionalmente esa información con otra persona, podría estar violando varias leyes de privacidad y en riesgo de desafíos legales.
Wolfeye Remote Screening alienta a todos los clientes a hablar con abogados conocedores de las leyes estatales específicas con respecto a asuntos de monitoreo y privacidad.
¿Por qué usar Wolfeye Para monitorear los correos electrónicos de los empleados?
Wolfeye Remote Screen es perfecto para la vigilancia por varias razones diferentes. Está diseñado para ser la herramienta de monitoreo perfecta para empleadores y empleados. Puede instalar este software en tres idiomas y es perfecto para pequeñas empresas.
1. Wolfeye es sutil y mínimamente intrusivo
El software comenzará a funcionar tan pronto como el usuario inicie sesión en el día, y también es invisible, lo que lo hace sutil y mínimamente intrusivo. El empleado no notará que el software se inicia durante el inicio de sesión, ni la vigilancia será desagradable o distraerá.
La falta de distracción es importante para mantener a su empleado al día con sus tareas laborales, por lo que Wolfeye se diseñó con una opción de “ocultar” para proporcionar la menor distracción posible.
2. Capturas de pantalla, precisión y visualización idéntica
Wolfeye también es útil porque le muestra al empleador exactamente lo que el empleado está mirando en sus propias pantallas. Resaltará cualquier pestaña que el empleado haya abierto e incluso puede tomar capturas de pantalla si es necesario. También puede mostrarle al empleador el enlace URL exacto que usan sus empleados.
El software admite tres idiomas (alemán, inglés y español), lo que facilita su descarga e instalación.
Preguntas frecuentes
A continuación hay algunas preguntas sobre Wolfeye Remote Screen y cómo funciona.
¿Qué más puede hacer Wolfeye por los clientes?
Wolfeye Remote Screen también está disponible para los padres que desean controlar el uso de Internet de sus hijos. Puede vigilar con quién está chateando su hijo en línea y protegerlo de cualquier posible acoso cibernético que pueda experimentar.
También puede monitorear qué sitios web visita su hijo y trabajar para evitar que consuma contenido de Internet inapropiado para su edad. En una época en la que la tecnología está en todas partes y los niños tienen acceso a todas las partes de Internet, es vital poder monitorear el uso de su computadora.
¿Cómo se usa la pantalla remota Wolfeye ?
Wolfeye Remote Screen es fácil de usar. Simplemente cómprelo, descárguelo e instálelo en la computadora. Este tutorial proporciona instrucciones detalladas paso a paso sobre cómo usar el software.
Aquí hay una guía rápida para configurarlo.
- Compra y descarga el software necesario. Para hacer esto, asegúrese de que el software antivirus de su computadora no identifique Wolfeye Remote Screen como un virus. También se le dará un código de licencia y tendrá que descargar un archivo ZIP que contenga el software.
- Ejecute el programa y comience la configuración de Wolfeye . Puede explorar las opciones para compartir pantalla y grabar abriendo la ventana de control. La ventana de control también le permitirá “ocultar” su monitoreo y examinar la actividad directa en Internet de su empleado.
- Recuerde que el programa debe estar ejecutándose para grabar y compartir la pantalla. La grabación y el uso compartido de la pantalla cesarán cuando cierre el programa. También puede desinstalar el software a través del panel de control.
¿Hay un período de prueba?
Wolfeye Remote Screen ofrece un período de prueba de 3 días para probar el software. Después de ese período de prueba, su licencia de WRS se renueva automáticamente y puede acceder con éxito al software para su uso comercial.
En este período de prueba, puede descubrir cómo funciona el software y cómo puede realizar un seguimiento de la actividad laboral de sus empleados de manera eficiente y sutil. Convenientemente, no tiene que hacer mucho más después del período de prueba de tres días para comenzar con Wolfeye .
¿Cuánto dura una licencia?
La licencia de Wolfeye Remote Screen dura 12 meses antes de que necesite renovarla. La licencia le permite acceder a las funciones del sistema de monitoreo después del período de prueba de tres días.
Wolfeye también ofrece una garantía de devolución de dinero de 60 días si no está satisfecho con ella.
¿Para quién es Wolfeye más adecuado?
Wolfeye es más adecuado para las pequeñas empresas que trabajan con empleados que trabajan de forma remota. El software también es ideal para los padres que desean monitorear sutilmente la computadora y el uso de Internet de sus hijos.
Este software no es adecuado para empresas extremadamente grandes o internacionales.
Pensamientos finales
Es perfectamente legal monitorear los correos electrónicos de sus empleados bajo la ley federal. Si bien puede haber preocupaciones éticas con el monitoreo de los empleados, las empresas están legalmente protegidas si monitorean a sus empleados.
Wolfeye Remote Screen es un software excelente para garantizar una productividad óptima de los empleados. Permite una visualización idéntica, capturas de pantalla, inicio y vigilancia sutiles, monitoreo de cualquier acceso a la computadora y mucho más.
Fuentes
- HBR: Riesgos legales de monitorear a sus empleados en línea
- LancasterLawyers : ¿Se le permite monitorear a sus empleados?
- WorkTime : las 19 preguntas más frecuentes sobre las leyes de supervisión de empleados de EE. UU.
- Negocios: 5 formas de monitorear las actividades de sus empleados remotos
- BusinessNewsDaily : Leyes y ética de la privacidad de monitoreo de empleados
- NYTimes: Tribunal Europeo limita los derechos de los empleadores a monitorear correos electrónicos