De voor- en nadelen van software voor het monitoren van werknemers

Verbetert de productiviteit

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat de productiviteit van werknemers aanzienlijk kan worden verhoogd met behulp van software voor het monitoren van werknemers. Dit onderzoek van Pierce, Snow en McAfee laat bijvoorbeeld een substantiële stijging van de productiviteit en bedrijfswinsten zien als gevolg van het monitoren van werknemers.

De redenering van wetenschappers suggereert dat monitoring productiviteit winstgevender maakt voor werknemers, doordat hun meest rationele gedragsstrategieën worden afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf. Het is ook bewezen dat mensen meer productiviteit en betere resultaten laten zien als ze weten dat ze in de gaten worden gehouden.

Dergelijke supervisie kan extreem zijn voor kantoormedewerkers, aangezien er zeker minder ingrijpende manieren zijn om de productiviteit van werknemers te stimuleren. Werken op afstand kan echter veel moeilijker te navigeren zijn, vooral wanneer werknemers niet veel ervaring hebben met het organiseren van het werkproces thuis.

Minder discipline, meer bronnen van afleiding en een comfortabele sfeer in combinatie met vrije tijd kunnen de concentratie en productiviteit van werknemers beïnvloeden. Om nog maar te zwijgen over de moeilijkheden met coördinatie en toezicht op het werkproces, die ook een rol spelen.

Software voor het monitoren van werknemers dient als een krachtige stimulans om de productiviteit en betrokkenheid van de werknemers te vergroten. Bovendien helpt het beter te begrijpen welke taken meer tijd en moeite kosten, waar betere samenwerking nodig is en waar uw werknemers het meest mee worstelen. Hierdoor kunt u de nodige aanpassingen maken aan de werklast die de algehele productiviteit van uw team zal verhogen.

Resultaten in hogere beveiligingsniveaus

Door de activiteit van werknemers te monitoren, kunt u zorgen voor een betere beveiliging, zowel voor het team als voor uw bedrijf in het algemeen.

Aan de ene kant creëert software voor het monitoren van werknemers een groter gevoel van veiligheid voor werknemers, omdat ze weten dat alle acties in de gaten worden gehouden. Dit verkleint het risico op intimidatie, misbruik of mishandeling door collega’s. De incidenten kunnen worden bewezen en opgevolgd als iemands grenzen worden overschreden of verwaarloosd.

Ook eventuele fouten of miscommunicatie in het werkproces zijn eenvoudig op te sporen en te analyseren, wat handig is bij onenigheid. Over het algemeen stelt monitoring u in staat om ervoor te zorgen dat de werkomgeving voor iedereen veilig is, en het helpt werknemers ook om zich beter beschermd te voelen.

Aan de andere kant kunt u uw bedrijf beschermen tegen interne bedreigingen, aangezien u toegang heeft tot de volledige gegevens over de activiteiten van elke werknemer. Het bovengenoemde onderzoek toonde een duidelijk verband aan tussen toezicht door werknemers en aanzienlijk verminderde diefstalrisico’s.

Wanneer er toegang wordt verkregen tot belangrijke gegevens of verdachte communicatie wordt opgemerkt, kunt u dit eenvoudig onderzoeken met behulp van software voor het monitoren van werknemers. Het gebruik van dergelijke software is in de eerste plaats echter zeer effectief om te voorkomen dat uw werknemers dergelijk gedrag vertonen, omdat ze weten dat hun acties kunnen worden bekeken.

Betere teamcoördinatie

De mogelijkheid om het werkproces van uw werknemers bij te houden, helpt u de kwaliteit van hun teamwerk beter te analyseren en te optimaliseren om de algehele productiviteit te maximaliseren.

Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe de werkdruk binnen teams is verdeeld en wat de inbreng van elke medewerker afzonderlijk is. Zo kunt u zien of er sprake is van onevenwichtigheid wanneer sommige werknemers meer tijd en moeite steken dan andere.

U kunt ook de werktijden bijhouden en zien of teams of individuele teamleden meer moeite hebben met hun taken dan andere. Door de prestaties van elke werknemer te analyseren, evenals hun sterke en zwakke punten, kunt u evenwichtigere teams creëren en taken verdelen op een manier die de productiviteit maximaliseert.

Ook persoonlijke relaties binnen teams zijn zinvol. U kunt zien welke van uw werknemers beter klikken en het meest effectief samenwerken. Door teams te creëren waar communicatie goed ingeburgerd is en werkcompatibiliteit het hoogst is.

En natuurlijk zijn dergelijke aanpassingen ook zeer gunstig voor uw medewerkers. Als ze het gevoel hebben dat de werklast eerlijk verdeeld is en hun teamleden leuk vinden, wordt het werkproces voor iedereen comfortabeler en neemt ook de productiviteit toe.

Verbeterde werknemersbetrokkenheid

Software voor het monitoren van werknemers is ook een effectief hulpmiddel om een team van zeer gemotiveerde en betrokken werknemers samen te stellen. Hiermee kunt u de productiviteit van elke werknemer evalueren en zien hoe betrokken ze zijn bij het werkproces.

Hogere betrokkenheid betekent:

• Betere resultaten
• Creatieve oplossingen
• Handige suggesties
• Nieuwe ideeën die uw werk vooruit helpen en uw bedrijf ten goede komen

Medewerkers die minder interesse en inzet tonen, kunnen daarentegen uw bedrijf geld kosten.

Met werknemersmonitoring kunt u bijhouden of een van uw werknemers vaak wordt afgeleid, slecht communiceert of minder productief is dan andere teamleden. Zo kunt u de zwakkere punten in de betrokkenheid van uw werknemers identificeren en maatregelen nemen om deze te vergroten.

Ook kunt u zien welke medewerkers meer betrokken zijn bij het werkproces en hen meer prikkels geven om door te werken. Over het algemeen kan het monitoren van werknemers u helpen de efficiëntie en relaties met uw collega’s te verbeteren, wat uw bedrijf ten goede zal komen.

Optimaliseert het werkproces

Het analyseren van de werkroutines van uw werknemers en hun benadering van dagelijkse taken kan helpen om het werkproces efficiënter te reorganiseren. Op de lange termijn kan dit helpen uw bedrijfsresultaten te verbeteren en uw bedrijf te laten groeien.

U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel uw collega’s vertrouwen op bepaalde software en of het hen echt helpt in hun werk. Hiermee kunt u kosten besparen op apps en programma’s die niet helemaal essentieel zijn voor uw bedrijf of op zoek gaan naar betere alternatieven.

Aan de andere kant kun je zien waar je medewerkers het meest mee worstelen en zoeken naar oplossingen om hun productiviteit te verbeteren. Misschien verspillen sommige werknemers veel tijd aan het uitvoeren van saaie routinetaken, terwijl ze betere resultaten zouden kunnen behalen als ze interessantere problemen kregen om op te lossen. Of misschien zou investeren in een ander type software lonend zijn door de algehele efficiëntie van uw team te verbeteren.

Terwijl u de problemen met de productiviteit van uw werknemers blootlegt en aanpakt, kunt u bijhouden hoe goed de oplossingen die u implementeert in de praktijk werken. Doorlopende monitoring helpt u de resultaten van uw maatregelen te analyseren en het werkproces in kortere tijd te optimaliseren.

Voordelen voor uw budget

Last but not least, door te investeren in software voor het monitoren van werknemers kunt u kosten besparen op andere gebieden.

Deze besparingen komen natuurlijk voort uit andere voordelen die ik hierboven heb besproken. Het verbeteren van teamwerk en betrokkenheid zal de efficiëntie verhogen en de winst van uw bedrijf verhogen. Betere beveiliging betekent jezelf beschermen tegen interne bedreigingen en financiële verliezen en tegelijkertijd een veilige ruimte voor je werknemers garanderen.

Het afsnijden van de applicaties die niet gunstig voor u zijn, verlaagt de kosten voor software en optimaliseert uw budgetuitgaven. Door de productiviteit van werknemers te verbeteren of werknemers te ontslaan die u geld kosten, krijgt u een beter team voor betere resultaten en toekomstige ontwikkeling.

Wetende dat ze in de gaten worden gehouden, zullen de werknemers waarschijnlijk betere prestaties leveren en productiever zijn tijdens hun werkuren, wat betekent dat uw inkomsten zullen stijgen. Over het algemeen loont software voor het monitoren van werknemers op veel verschillende manieren en is het een voordelige investering.