É legal monitorar os dispositivos pessoais dos funcionários?
Muitos dos locais de trabalho de hoje passaram a trabalhar remotamente, seja em casa ou em outro lugar. Os empregadores precisam de abordagens alternativas para garantir que seus funcionários façam uso produtivo de seu tempo, geralmente por monitoramento. Mas e se o funcionário estiver usando um laptop pessoal?
Monitorar os dispositivos pessoais dos funcionários é legal nos EUA se o funcionário der consentimento. O formulário de consentimento deve fornecer uma descrição detalhada do que o empregador irá monitorar e como. Em alguns estados, nenhum consentimento é legalmente exigido para monitorar dispositivos estritamente para uso profissional.
Continue lendo para saber mais sobre como monitorar seus funcionários sem infringir nenhuma lei.
Como monitorar legalmente os dispositivos pessoais dos funcionários
Nos Estados Unidos, monitorar dispositivos de outras pessoas geralmente é ilegal de acordo com a lei federal , mas há algumas exceções . Se você é um empregador pensando em monitorar seus funcionários, precisa estar familiarizado com a Lei de Privacidade de Comunicações Eletrônicas ( ECPA ) e outras leis relevantes.
Você provavelmente já percebeu que é mais viável financeiramente para sua empresa permitir que seus funcionários trabalhem de casa. Para ir um passo além, você pode ter pedido que eles usassem seus próprios laptops sempre que possível. Mas a única maneira de ter certeza de que eles estão realmente sendo produtivos e trabalhando o número correto de horas é por meio do monitoramento.
A maneira mais fácil de fazer isso é por meio de um software de monitoramento de área de trabalho remota , como o Wolfeye Remote Screen . Mas antes de entrar nos detalhes de como usar esse software, é uma boa ideia abordar todos os aspectos legais do monitoramento dos dispositivos pessoais dos funcionários.
A ECPA permite que você monitore legalmente os dispositivos de seus funcionários se:
- Você forneceu o dispositivo ou
- Eles deram consentimento.
Como tal, monitorar os dispositivos pessoais de seus funcionários exige que eles lhe dêem consentimento legal para fazê-lo. Isso significa simplesmente fornecer a eles um formulário de consentimento e pedir que baixem o software de sua escolha.
Para garantir que você não tenha problemas legais, certifique-se de declarar claramente o que o software monitorará antes de pedir a seus funcionários que o baixem.
Dispositivos pessoais x dispositivos corporativos
Como mencionei anteriormente, se você estiver fornecendo a seus funcionários um dispositivo para trabalhar (que inclui laptops, telefones, tablets etc.), não há necessidade de pedir consentimento – você tem o direito legal de monitorar os dispositivos fornecidos . A maioria dos empregadores ainda informa seus funcionários que estão sendo monitorados.
Os formulários de consentimento são um requisito ao monitorar dispositivos pessoais porque você pode presumir que o funcionário não limitará o uso do dispositivo a atividades relacionadas ao trabalho. Mesmo que seus funcionários usem o dispositivo apenas para trabalho, você não pode considerá-lo um dispositivo corporativo, a menos que sua empresa tenha adquirido o dispositivo .
Embora existam alguns benefícios para os funcionários que usam dispositivos pessoais no lugar dos corporativos, também existem alguns riscos .
As únicas circunstâncias em que os dispositivos pessoais podem ser monitorados sem consentimento são:
- Pela aplicação da lei (quando aplicável)
- Quando um pai está monitorando seu filho menor de idade (com menos de 18 anos), pois a criança não tem idade suficiente para dar consentimento
De fato, muitos pais monitoram os dispositivos de seus filhos livremente, sem nenhuma repercussão legal.
O que incluir em um formulário de consentimento de monitoramento de funcionários
Estabelecemos que, para monitorar os dispositivos pessoais de seus funcionários, o consentimento é um requisito inegociável. Se esse consentimento for obtido indevidamente ou se as especificações desse consentimento não estiverem em ordem, você poderá enfrentar um processo muito sério.
Você deve entender que o consentimento é um termo legalmente definido e há momentos em que a forma como o consentimento é obtido é muito específica. Por exemplo, a seguir estão algumas das regras específicas fornecidas em relação ao consentimento para monitoramento na Europa (onde se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados ( RGPD ) 🙂
- O consentimento deve ser explicitamente declarado e dado sem coerção .
- Não é obrigatório . Ou seja, qualquer funcionário pode se recusar legalmente a dar consentimento para ser monitorado sem medo de represálias.
- O funcionário deve ser livre para revogar seu consentimento a qualquer momento.
É melhor comunicar todas essas informações no formulário de consentimento e não pressionar os funcionários a fornecê-las. Esteja preparado se uma parte de sua força de trabalho se recusar a dar consentimento e lembre-se de que você não terá o direito legal de puni-los por isso.
Além disso, inclua uma descrição detalhada de todos os dispositivos que pretende monitorar, os horários em que estará monitorando e exatamente o que estará monitorando. Isso inclui informações sobre se você gravará pressionamentos de tecla, gravações de microfone ou qualquer outra coisa.
É aconselhável que todos os potenciais funcionários sejam informados de que você precisará de seu consentimento para monitorá-los, mesmo antes de serem contratados. Manter um ambiente de trabalho saudável incentivará seus funcionários (atuais ou potenciais) a consentir em ser monitorados, especialmente se você garantir que protegerá a privacidade deles.
Benefícios do monitoramento de funcionários
Você pode estar se perguntando se vale a pena perder tempo e se preocupar em monitorar os dispositivos pessoais ou corporativos de seus funcionários. Especialmente porque mais pessoas estão trabalhando remotamente hoje em dia, há muitas vantagens que você pode obter como empregador. Aqui estão alguns dos benefícios mais comuns que os empregadores reivindicam:
- O monitoramento de funcionários aumenta a produtividade e a responsabilidade de seus funcionários.
- É mais fácil gerenciar projetos rastreando o tempo gasto no projeto por diferentes departamentos. Isso inclui o uso do tempo rastreado para cobrar horas faturáveis dos clientes.
- Ele fornece proteção contra violações de dados, golpes de phishing e malware .
Ele fornece uma rota legal para proteger as informações confidenciais do cliente .
Pensamentos finais
O ponto principal é que monitorar funcionários em seus dispositivos pessoais ou corporativos não é fácil, mas é necessário garantir que você obtenha o desempenho pelo qual está pagando. Se você seguir os canais legais corretos e criar um ambiente de trabalho seguro, provavelmente conseguirá o consentimento de seus funcionários para monitorá-los legalmente.
Hoje em dia, monitorar eletronicamente os funcionários é tão comum quanto as câmeras de CFTV em supermercados corporativos de grande porte. Não há motivo para hesitar em proteger sua empresa e responsabilizar seus funcionários pelas horas que alegam trabalhar remotamente.