Wie kann man Mitarbeiter-E-Mails verfolgen?
E-Mails sind ein primäres Mittel der professionellen Kommunikation sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen. Es ist nicht nur ein Kommunikationsmittel, sondern geht über die Funktion als Marketingmedium hinaus. Eine Studie zeigt, dass 59 % der Business-to-Business (B2B)-Vermarkter glauben, dass E-Mails der effektivste Weg sind, den Umsatz zu maximieren und Leads zu generieren.
Eine bekannte Software zum Verfolgen von E-Mails heißt Wolfeye. E-Mails verbessern die Kundenbeziehungen, steigern den Umsatz und steigern die interne Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Arbeitgeber können die beim E-Mail-Tracking gesammelten Informationen nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre E-Mail-Strategie bei Bedarf zu ändern.
Dieser Artikel erläutert den Einsatz von Wolfeye zur E-Mail-Überwachung, die Gründe, warum E-Mail-Tracking notwendig ist, und die rechtlichen Aspekte des Verfahrens.
Wie hilft Ihnen Wolfeye beim Verfolgen von E-Mails?
Wolfeye ist eine Remote-Desktop-Überwachungssoftware mit zahlreichen Funktionen, die den Mitarbeitern die Überwachung erleichtern. Dank Live-Screening und Bildschirmaufzeichnung sowie weiteren unten beschriebenen Funktionen kann es auch zum Verfolgen von E-Mails von Mitarbeitern verwendet werden:
Live-Bildschirmüberwachung
Echtzeitüberwachung ist eine der Hauptfunktionen von Wolfeye. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, von ihren Mitarbeitern die Installation von Wolfeye auf einzelnen PCs oder über einen einzigen gemeinsamen Speicherort innerhalb der IT-Konfiguration zu verlangen.
Arbeitgeber können diese Funktion nutzen, um die Bildschirme ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten und deren E-Mail-Aktivitäten zu verfolgen. Ein Vorteil von Wolfeye ist die Fernbedienung, die eine Nutzung von einem entfernten Standort aus ermöglicht.
Bildschirmaufzeichnung
Diese Funktion ist die wichtigste beim E-Mail-Tracking. Wenn ein Mitarbeiter die Bildschirme anderer Mitarbeiter nicht in Echtzeit verfolgen kann, kann er die Bildschirmaufzeichnung aktivieren. Wolfeye erfasst alles auf dem Mitarbeiterbildschirm, einschließlich Öffnen, Lesen und Beantworten von E-Mails.
Dies bietet eine visuelle Aufzeichnung der E-Mail-Aktivitäten der Mitarbeiter und kann später nützlich sein.
Zeiterfassung
Für Unternehmen, die E-Mail-Marketing nutzen, ist das Timing entscheidend. In jedem Unternehmen ist die Aufrechterhaltung einer zeitlich gut abgestimmten Aufgabenorganisation für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung.
Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass kein Arbeitnehmer Zeit verschwendet oder zu viele Ressourcen für eine Aufgabe aufwendet. Mit der Zeiterfassungsfunktion von Wolfeye können Sie die Zustellung und den Empfang von E-Mails im Auge behalten und so sicherstellen, dass Kunden und andere Stakeholder umgehend Antworten erhalten.
Wie überwacht man E-Mails richtig?
E-Mail ist die häufigste Form der formellen Kommunikation, und die Nachverfolgung von E-Mails hat es Managern erleichtert, Mitarbeiter für ihre Arbeit verantwortlich zu machen.
Es stellt außerdem sicher, dass die Mitarbeiter angemessen mit E-Mails umgehen und dass ihre Arbeitsmoral den Unternehmensrichtlinien entspricht.
Basierend auf den aus der Nachverfolgung gewonnenen Daten können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter anweisen, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten und die Verantwortlichkeit und Teamproduktivität zu erhöhen.
Wie funktioniert E-Mail-Tracking?
Der E-Mail-Tracker informiert Sie, wann immer jemand eine von Ihnen gesendete E-Mail öffnet oder darauf klickt. Technologien wie E-Mail-Tracker können bei verantwortungsvollem Einsatz zur Verbesserung des Kundenerlebnisses eingesetzt werden.
Legen Sie mit Ihrem Team Richtlinien fest, wann und wie Sie nach Erhalt einer Lesebenachrichtigung mit einem Empfänger in Kontakt treten.
Es wird empfohlen, den angemessenen Einsatz von E-Mail-Tracking-Tools wie Wolfeye in die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens aufzunehmen. Teilen Sie Ihrem Team zu Beginn der Zusammenarbeit mit Ihnen mit, dass E-Mail-Tracking verwendet wird.
Bevor Sie mit der E-Mail-Verfolgung beginnen, besprechen Sie die Standardrichtlinien mit Ihren Mitarbeitern und überprüfen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Produktivität der Mitarbeiter erhalten bleibt und das Kundenerlebnis zufriedenstellend ist.
Software wie Wolfeye bietet Echtzeit-Einblicke in die Computerbildschirme der Mitarbeiter.
Ein eingebettetes 1 x 1-Bild in einer E-Mail wird als Pixel bezeichnet.
Dieses Bild ist für den Empfänger oft unsichtbar und erscheint normalerweise in der Kopf- oder Fußzeile der E-Mail. Dieses Pixel wird beim Öffnen der E-Mail geladen und zeichnet neben anderen relevanten Informationen auch die Aktivität auf. Diese Daten werden dann auf der Schnittstelle der Tracking-Software angezeigt.
Ist die E-Mail-Überwachung von Mitarbeitern legal?
Obwohl es eine gängige Praxis ist, Mitarbeiter und ihre E-Mail-Aktivitäten zu verfolgen, bringt dies auch eigene Komplikationen mit sich. Es ist notwendig, das richtige Gleichgewicht zwischen der Privatsphäre der Mitarbeiter und den gesetzlichen Geschäftsanforderungen zu finden, auch wenn dies im Allgemeinen rechtmäßig ist.
Rechtslandschaft
In den Vereinigten Staaten ist die Überwachung arbeitsbezogener Kommunikation gemäß dem Electronic Communications Privacy Act (ECPA) für legitime Geschäftszwecke zulässig. Bevor die Überwachung in die Praxis umgesetzt wird, müssen Arbeitgeber jedoch das Vertrauen und die Zustimmung der Arbeitnehmer einholen.
In der EU werden die Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz der Arbeitnehmer durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt. Arbeitgeber können auch nach entsprechender Information nicht in die Privatsphäre der Geräte ihrer Mitarbeiter eindringen. Alle Überwachungsrichtlinien müssen den DSGVO-Vorschriften entsprechen.
Negative Auswirkungen der E-Mail-Überwachung von Mitarbeitern
Abgesehen von rechtlichen Aspekten kann das Mikromanagement der Mitarbeiteraktivitäten auch negative Auswirkungen haben. Mitarbeiter, die ständig unter Beobachtung stehen, könnten gestört werden, was ihre Motivation und ihr Engagement beeinträchtigen würde.
Projekte können aufgrund von Unterbrechungen im Arbeitsablauf behindert werden. Gesundheitsprobleme können durch Stress und Angst entstehen, die dadurch entstehen, dass man sich beobachtet fühlt.
Mangelnde Privatsphäre kann Burnout beschleunigen, was sich negativ auf die Mitarbeiterbindung und das Wohlbefinden auswirkt. Arbeitgeber, die gestresst oder abgelenkt sind, haben ein höheres Risiko für Unfälle, die sich negativ auf ihre Mitarbeiter auswirken können.
Arbeitgeber sollten die Grundregeln für Überwachungsverfahren festlegen. Mitarbeiter sollten für die berufliche Arbeit nur getrennte Konten oder möglichst getrennte Geräte nutzen. Sie sollten über die Überwachung und die Gründe dafür aufgeklärt werden.
Schaffen Sie eine Kultur, in der Mitarbeiter Bedenken äußern können, ohne sich über die Auswirkungen Gedanken machen zu müssen.
Welche Vorteile bietet die Mitarbeiter-E-Mail-Verfolgung?
Laut Microsoft verbringt ein Mitarbeiter 57 % seiner Zeit mit Kommunikation. Das ist ein großer Teil der Zeit. Den Arbeitsablauf verbessern, ohne wichtige interne und externe Aufgaben zu behindern. Die Nachverfolgung von Mitarbeitern ist notwendig. Es bietet folgende Vorteile:
Verbesserte Sicherheit
Die E-Mail-Überwachung hilft dabei, Sicherheitsrisiken wie Malware, Phishing-Betrug und Datenschutzverletzungen zu erkennen und zu beseitigen. Durch die Überwachung von E-Mail-Inhalten können Unternehmen zweifelhafte E-Mails identifizieren und Mitarbeiter davon abhalten, gefährliche Anhänge oder Links zu öffnen.
Verbesserte Kommunikation
E-Mail-Tracking kann Informationen darüber liefern, wie gut Ihre E-Mails funktionieren. Sie können überprüfen, ob die Empfänger Ihre E-Mails lesen, antworten und auf Links klicken. Sie können sicherstellen, dass Projektbeteiligte rechtzeitig Antworten auf ihre Anfragen und Projektaktualisierungen erhalten.
Basierend auf den Tracking-Daten können Sie den Inhalt Ihrer E-Mails verbessern und Ihren Kommunikationsstil an die Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen.
Abschluss
Unternehmen können die E-Mail-Überwachung ihrer Mitarbeiter als hilfreiches Tool empfinden, allerdings muss die Privatsphäre der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Der Zugriff auf überwachte E-Mails muss eingeschränkt werden und die Mitarbeiter müssen durch eine klare Richtlinie auf die Überwachungsverfahren aufmerksam gemacht werden.