Como monitorar todos os computadores dos funcionários no escritório
À medida que as empresas se expandem, torna-se difícil para os empregadores monitorar manualmente as atividades de cada funcionário no local de trabalho. Tais situações criam a necessidade de uma ferramenta que permita aos empregadores monitorar os computadores de todos os funcionários.
Isso pode ser na forma de um software de monitoramento de funcionários. Este software monitora as atividades que os funcionários realizam em seus computadores, incluindo diversos sites visitados, arquivos baixados e/ou carregados e quaisquer dispositivos portáteis inseridos nos computadores.
Neste artigo, exploraremos como monitorar os computadores dos funcionários e os benefícios que eles podem trazer.
Como monitorar todos os computadores dos funcionários no escritório
A maioria das empresas hoje usa software de monitoramento de funcionários como o Wolfeye para rastrear os computadores de seus funcionários no escritório. Com o software de monitoramento de funcionários, os empregadores podem ver exatamente quanto tempo seus funcionários dedicam às atividades relacionadas ao trabalho, quais programas seus funcionários estão usando e muito mais.
A maioria dos softwares de monitoramento de funcionários do mercado possui os seguintes recursos que facilitam o rastreamento de funcionários:
Monitoramento de atividades na web
O monitoramento de atividades na Web rastreia os sites que os funcionários visualizam. Na maioria dos casos, incluirá a data e a hora em que a página da web foi acessada. Em muitos casos, você pode criar categorias de sites restritos ou que podem causar problemas.
O software de monitoramento de funcionários mais eficaz detectará tais incidentes e fornecerá um alerta ao administrador do sistema.
Rastreamento de aplicativos
O monitoramento de aplicativos de software é semelhante ao monitoramento de sites. Se um trabalhador estiver jogando ou usando software não relacionado ao trabalho durante o horário de trabalho, um administrador poderá observar quando e por quanto tempo isso ocorreu. Alguns programas podem até tirar screenshots ou gravar esse tipo de ação.
Monitoramento de bate-papo
Esse tipo de monitoramento normalmente monitora interações de chat ao vivo em muitas plataformas, como mensageiros e mídias sociais. Os bate-papos datados e marcados com hora revelam não apenas a localização do bate-papo, mas também os participantes e os tópicos que foram discutidos.
Monitoramento de e-mail
Monitorar e-mails é muito parecido com monitorar chat ao vivo, mas funciona em todas as grandes plataformas de e-mail. Os anexos, se houver, normalmente são recriados e disponibilizados para visualização pelos administradores.
Monitoramento de dispositivos
Unidades flash e outros dispositivos de armazenamento removíveis representam uma ameaça significativa à segurança de informações comerciais confidenciais.
Muitas ferramentas de monitoramento para o local de trabalho revelam quais dados foram baixados e/ou carregados e se dispositivos portáteis foram ou não anexados aos ativos da empresa.
Registro de teclas
O Keylogging mantém um registro de cada tecla pressionada pelo usuário em qualquer aplicativo durante a sessão. O software exibe registros com data e hora que incluem informações sobre o programa usado e o arquivo ou site onde as teclas foram digitadas.
Capturas de tela
As capturas de tela são um recurso incluído em diversos sistemas de software de monitoramento de funcionários. Capturas de tela são tiradas em intervalos regulares e permitem que os administradores visualizem as atividades dos funcionários a qualquer momento. Em alguns casos, os gerentes podem até conferir breves videoclipes sobre o que um usuário estava fazendo em um determinado momento.
Monitoramento de webcam
Alguns softwares de monitoramento do local de trabalho podem acessar remotamente a webcam de um usuário. Ao ativar suas câmeras, os administradores podem verificar se um funcionário está em sua mesa.
Como manter a privacidade dos funcionários ao usar software de monitoramento de funcionários
Os empregadores devem estar atentos às preocupações de privacidade dos funcionários ao introduzir software de monitoramento de funcionários. Em princípio, as empresas têm o direito de monitorizar as actividades dos funcionários nos computadores da empresa, mas são obrigadas a encontrar um equilíbrio entre esse direito e a recolha de dados e as leis de privacidade.
Privacidade
Os funcionários devem ser informados sobre quais informações seus empregadores desejam coletar sobre eles no local de trabalho para estabelecer expectativas razoáveis de privacidade. A implementação de uma política de monitoramento eletrônico pode ajudar a educar os trabalhadores sobre o uso de software de monitoramento de funcionários pela empresa.
Transparência
Para manter a confiança, certifique-se de que sua equipe saiba quais informações estão sendo coletadas, por que estão sendo coletadas e como serão utilizadas.
Invasão Limitada
Uma abordagem de monitoramento de funcionários que prioriza a privacidade apenas monitora o mínimo necessário para atingir a meta que estabeleceu para si mesma.
Por exemplo, se o objetivo é monitorar a frequência dos funcionários, o empregador não precisa monitorar a atividade do trabalhador nas redes sociais. Capturar imagens de câmeras e rastrear pressionamentos de teclas individuais seria significativamente mais invasivo do que o necessário.
Benefícios de usar software de monitoramento no Office
Monitorar o computador no local de trabalho pode ser benéfico tanto para empregadores quanto para empregados. Alguns benefícios esperados que podem ser obtidos com o uso de software de monitoramento de computador foram discutidos abaixo.
O monitoramento aumenta a produtividade
O software de monitoramento pode aumentar a produtividade dos funcionários. Empregadores ou gerentes, com a ajuda de software de monitoramento de computador, podem acompanhar onde os funcionários passam suas horas de trabalho.
O software de monitoramento garante que o funcionário não perca tempo e conclua a tarefa atribuída dentro do prazo fornecido. Além disso, se os funcionários souberem que estão sendo monitorados, tornam-se mais disciplinados e dedicam suas energias à tarefa durante o horário de trabalho.
O monitoramento ajuda no planejamento dos recursos
O software de monitoramento também acompanha o tempo gasto nos projetos e leva em consideração os recursos alocados para o projeto específico. Os dados do software de monitoramento podem ajudá-lo a fornecer seus recursos de maneira diferente. Por exemplo, você pode verificar quanta força de trabalho precisa para um determinado projeto observando os dados fornecidos pelo software.
O monitoramento aumenta o envolvimento dos funcionários
O software de monitoramento é útil quando se trata do envolvimento dos funcionários com o trabalho. Funcionários engajados costumam ser mais inovadores e produtivos e provam ser benéficos para impulsionar o sucesso da equipe. O monitoramento pode ajudá-lo a descobrir os fatores que estão envolvidos no desligamento dos funcionários, como o uso de mídias sociais nos computadores do escritório, etc.
O monitoramento protege os dados da empresa
O software de monitoramento supervisiona as atividades no computador e rastreia quais sites são acessados e quais arquivos são baixados e carregados. Dessa forma, fica de olho nas atividades e protege os dados da empresa. Isto é especialmente importante se sua empresa estiver lidando com dados confidenciais.
Além disso, ter um software de monitoramento no computador também evita que os funcionários visitem sites maliciosos. Desta forma, os seus dados no computador não estarão em risco.
Conclusão
Portanto, se você está procurando uma maneira fácil de monitorar todos os computadores dos funcionários no escritório, pode fazê-lo usando um software eficaz de monitoramento de computadores. Este software possui muitos outros recursos que podem ajudá-lo a tomar decisões gerenciais.