9 Finalità principali del monitoraggio dei dipendenti

Secondo uno studio del 2021, il 79% dei dipendenti ha dichiarato di essere d’accordo con una qualche forma di tracciamento sul posto di lavoro. In qualità di datore di lavoro interessato a implementare software di monitoraggio per la tua azienda, cosa puoi ottenere utilizzando questi strumenti? Cosa puoi monitorare e in che modo ne trarrà vantaggio la tua azienda?

Il monitoraggio dei dipendenti mira a ottimizzare il flusso di lavoro del personale, migliorare la gestione delle risorse e sviluppare migliori pratiche di delega. I datori di lavoro possono stabilire aspettative realistiche e prendere decisioni informate monitorando il comportamento dei dipendenti sui dispositivi di proprietà dell’azienda. Aiuta anche con la sicurezza informatica.

In questo articolo imparerai i vari scopi del monitoraggio dei dipendenti. Inoltre, spiegherò in dettaglio come questi strumenti aiuteranno la tua azienda a lungo termine.

1. Migliora il flusso di lavoro dei dipendenti

In questi giorni, le aziende stanno optando per un modello ibrido in cui i dipendenti possono lavorare dall’ufficio e da casa. Ciò significa che dovrai assicurarti che il tuo personale lavori insieme in modo efficiente, indipendentemente dalla posizione.

È essenziale che i dipendenti rimangano concentrati poiché eventuali colli di bottiglia durante la giornata lavorativa possono causare ritardi significativi nelle scadenze del progetto.

Ad esempio, un dipendente impiega più tempo del previsto per completare un’attività specifica nella pipeline del progetto . Di conseguenza, il progetto viene ritardato, compromettendo la reputazione del tuo marchio presso i clienti.

Senza monitoraggio, è quasi impossibile sapere perché c’è un blocco con l’attività.

Fortunatamente, questo non sarà un problema con il software di monitoraggio dei dipendenti. L’installazione sui loro dispositivi di lavoro ti consente di sapere esattamente cosa stanno facendo.

Si stanno effettivamente concentrando sul finire i loro compiti in tempo o stanno facendo qualcos’altro che non è correlato al lavoro e sta influenzando la loro produttività?

Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta anche a migliorare il flusso di lavoro identificando i colli di bottiglia quando il tuo team sta lavorando a un progetto. Puoi identificare quali attività stanno causando un ritardo monitorando la loro attività sui dispositivi di proprietà dell’azienda.

Ad esempio, se il tuo team impiega l’intera giornata lavorativa per completare un lavoro specifico che potrebbe essere completato in poche ore, potrebbe essere necessario ottimizzare nuovamente il tempo.

Una volta che conosci i colli di bottiglia, puoi escogitare strategie per affrontarli. Piuttosto che implementare una soluzione generale, che potrebbe funzionare o meno, puoi utilizzare un approccio su misura specifico per la situazione.

La bassa produttività non solo fa sì che le attività e i progetti richiedano più tempo per essere completati. Può anche influenzare la tua reputazione tra i clienti, che a sua volta influirà sulle tue entrate.

2. Stabilire obiettivi e aspettative realistici

Il problema con gli obiettivi è che se non li imposti correttamente, possono creare molti problemi alla tua squadra. Ad esempio, potresti finire per sovraccaricare i tuoi dipendenti perché non c’è abbastanza tempo per raggiungere i loro obiettivi, il che può influire sulla loro motivazione.

Non solo vedrai un calo della produttività nel tempo, ma ridurrà anche la fidelizzazione dei dipendenti. Inoltre, può influire sulla qualità del loro lavoro, poiché si affretteranno a rispettare le scadenze.

Un vantaggio del software di monitoraggio dei dipendenti è che puoi tenere traccia del tempo necessario per completare varie attività entro la scadenza di un progetto. Dopo aver completato diversi progetti, avrai un’idea chiara di quanto tempo impiegherà il tuo team durante ogni fase del progetto.

Ciò consente di creare scadenze precise per i progetti futuri. Puoi assicurarti che il tuo team abbia abbastanza tempo per completare il progetto. Inoltre, non ci sarà un calo della qualità del lavoro in quanto privilegia la concentrazione rispetto alle scadenze.

C’è anche una maggiore chiarezza tra datore di lavoro e dipendente. Sapranno su cosa dovrebbero concentrarsi ogni giorno lavorativo.

Un altro vantaggio di avere obiettivi di progetto realistici è il rapporto tra il tuo marchio e i tuoi clienti. Puoi mantenere ciò che prometti fornendo tempistiche precise, che sai che il tuo team può raggiungere, rafforzando il tuo rapporto con i tuoi clienti.

3. Migliore gestione delle risorse umane

Hai mai avuto a che fare con un progetto in cui dovevi prolungare costantemente le scadenze perché il tuo team non riusciva a gestire il carico di lavoro in eccesso? Questo non solo danneggia il loro morale, ma può anche provocare un esaurimento.

Un altro modo in cui il monitoraggio dei dipendenti può aiutare la tua azienda è attraverso una migliore gestione delle risorse umane . Come ho evidenziato sopra, tiene traccia di tutto ciò che fanno sul proprio dispositivo di lavoro durante l’orario d’ufficio.

Con questi dati, avrai una stima accurata di quanto tempo impiegherà il tuo team a completare un’attività specifica. Quando intraprendi un nuovo progetto che comporta più lavoro che sai essere più di quello che il tuo team può gestire, non devi prolungare le scadenze o sovraccaricarle.

Invece, puoi pianificare di conseguenza e garantire un’equa distribuzione delle attività all’interno del team. Ad esempio, come parte della strategia operativa della tua azienda, puoi assumere liberi professionisti e lavoratori a contratto durante le parti critiche del progetto.

Possono aiutare il tuo team a rimanere in linea con le tempistiche previste del progetto.

4. Aumentare le pratiche di delega

Sapere a chi dovresti assegnare le varie responsabilità chiave è essenziale per la tua attività. Ma come fai a sapere chi può gestire cosa, soprattutto se lavori con un nuovo team? Questa è una delle aree in cui brilla il monitoraggio dei dipendenti.

Il software di monitoraggio verrà fornito con varie funzionalità che ti aiuteranno a comprendere il tuo team da una prospettiva micro e macro. Ad esempio, puoi assegnare attività simili a due dipendenti e vedere come si comportano. Sulla base delle loro prestazioni, puoi identificare i loro punti di forza e di debolezza .

Ciò influisce sulla produttività dei dipendenti in quanto è possibile assegnare compiti in base alle loro competenze. Se identifichi un dipendente che eccelle in un’attività specifica, puoi delegargli quell’attività. Ciò riduce il tempo necessario per completare l’attività, il che è vantaggioso se stai cercando una rapida inversione di tendenza.

Puoi anche migliorare l’efficienza del tuo team riconoscendo chi non può gestire determinati tipi di carico di lavoro. Oppure potresti affidare loro questi compiti, al fine di migliorare le loro abilità.

Inoltre, alcuni membri del team potrebbero avere difficoltà con particolari carichi di lavoro, quindi una volta identificato chi ha problemi con cosa, puoi assegnare membri dello staff senior per assisterli.

5. Protezione da crimini informatici e furto di dati

Sapevi che il costo dei crimini informatici dovrebbe aumentare fino a 23,84 trilioni di dollari entro il 2027? Si tratta di un aumento sbalorditivo, poiché la cifra si è attestata a 2,95 trilioni di dollari nel 2020. Qual è la ragione di un aumento così massiccio del costo dei crimini informatici?

Bene, un fattore è che più persone lavorano da casa. Quando i dipendenti non sono in ufficio, monitorare ciò che stanno facendo durante l’orario di lavoro diventa molto più difficile. Visitano siti Web non sicuri sui dispositivi della tua azienda? O stanno aprendo collegamenti da mittenti sconosciuti, il che mette a rischio la tua azienda?

Quando si gestiscono informazioni sensibili come i dettagli della carta di credito sui clienti, le fughe di dati possono costare molto alla tua azienda. Potrebbe essere necessario pagare multe e affrontare cause legali, che possono essere costose.

Con il monitoraggio dei dipendenti, saprai sempre cosa sta facendo il tuo personale durante l’orario di lavoro. Ti dirà tutti i siti web che visitano sui dispositivi che fornisci. Se trovi qualcosa di sospetto, puoi informarli sui pericoli della visita di tali siti.

Può anche aiutare contro il furto di dati , soprattutto da parte di dipendenti attuali ed ex. Se alcuni membri del personale sono scontenti, potrebbero tentare attività dannose o illegali. Ad esempio, possono condividere i segreti commerciali della tua azienda o altre informazioni sensibili con persone non autorizzate.

Se i tuoi clienti o clienti ne vengono a conoscenza, danneggerà la reputazione del tuo marchio.

Con il monitoraggio dei dipendenti, saprai chiaramente cosa fanno i dipendenti sui loro dispositivi di lavoro. Ad esempio, puoi configurare il software per acquisire schermate e registrazioni dello schermo in momenti casuali. Puoi esaminarli alla fine della giornata lavorativa e verificare la presenza di comportamenti sospetti.

6. Migliorare le strategie di assunzione e licenziamento

Il monitoraggio dei dipendenti può anche migliorare la tua strategia per l’assunzione e il licenziamento dei dipendenti. Quando ottieni nuovi membri nel tuo team, vorrai sapere se sono in grado di gestire il carico di lavoro.

Il monitoraggio dei dipendenti lo consente in quanto può darti una corretta distribuzione del tempo per esattamente come i dipendenti trascorrono il loro tempo in ufficio.

A seconda dei dati raccolti, sai se ridurre il carico di lavoro per i nuovi assunti.

Le stesse informazioni sono utili anche quando si tratta di terminare i dipendenti. I dati tracciati tramite il monitoraggio dei dipendenti ti daranno un’idea chiara di quante ore in una giornata lavorativa i dipendenti si concentrano sul completamento di varie attività.

Sarai in grado di identificare i dipendenti con scarso rendimento e concedere loro un periodo di grazia per rimediare. Se continuano a non lavorare per migliorare la loro produttività ed efficienza, avrai tutti i dati che giustificano il motivo per cui devi terminarli.

7. Premiare i dipendenti giusti

Senza il monitoraggio dei dipendenti, può essere difficile identificare chi ha fatto cosa in un progetto. Mentre i tuoi dipendenti possono fornire varie affermazioni sul loro lavoro, non c’è modo di essere sicuri che ciò che dicono sia vero.

Se i lavoratori non ottengono il riconoscimento per i loro sforzi e il loro duro lavoro, ciò può comportare un abbassamento del morale e della motivazione. Ciò può causare un calo della produttività, che a sua volta influirà sulle scadenze del progetto.

Uno degli scopi principali del monitoraggio dei dipendenti è monitorare l’efficienza e la produttività di ogni membro del team. Saprai quanto tempo dedicano alle varie attività. Allo stesso tempo, puoi verificare se stavano davvero lavorando per raggiungere i loro obiettivi o rallentare su obiettivi importanti.

Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero registrare diverse ore di lavoro ogni giorno.

Tuttavia, quando rivedi gli screenshot e le registrazioni dello schermo, che è una delle tante funzionalità di Wolfeye Remote Screen , potresti notare che in realtà non svolgono alcun lavoro.

D’altra parte, sarai in grado di identificare i veri successi nella tua squadra. Puoi premiarli per i loro sforzi, il che avrà un impatto positivo sul loro morale.

Quando i dipendenti vedono che noti i loro sforzi, saranno più motivati a essere produttivi durante l’orario di lavoro.

Non è necessario che le ricompense siano solo monetarie. Puoi utilizzare i dati raccolti durante le revisioni delle prestazioni per promuovere i migliori membri del team a posizioni più elevate.

Ancora una volta, questo consente ai dipendenti di sapere cosa dovrebbero fare per salire la scala del successo. In altre parole, c’è un chiaro percorso verso la promozione.

8. Identificare le lacune nelle competenze

Uno dei motivi per cui le tempistiche del progetto possono essere distorte è a causa delle lacune di competenze. Se non prendi misure adeguate per affrontare i loro punti deboli, le loro prestazioni non miglioreranno. Mentre puoi assumere nuovi membri del team, trovare il candidato giusto può richiedere molto tempo.

A volte, potresti anche non trovare il candidato giusto e dovrai accontentarti dell’attuale pool di talenti.

Non solo il tuo team dovrà far fronte a un minor numero di membri, ma dovrà anche far fronte all’aumento del carico di lavoro.

Piuttosto che lasciare andare i dipendenti che sono in ritardo sulla curva, puoi offrire loro opportunità di miglioramento.

Ad esempio, il software di monitoraggio dei dipendenti ti aiuterà a identificare i candidati con scarso rendimento. Puoi quindi fare un’immersione profonda e capire perché non possono raggiungere i loro obiettivi.

Armati di queste informazioni, puoi ospitare (o suggerire) workshop e corsi per aiutare questi dipendenti a colmare il divario nelle loro competenze.

Lavorando su se stessi, diventeranno risorse inestimabili nel tempo. La formazione dei dipendenti può anche essere più economica rispetto all’assunzione diretta di lavoratori altamente qualificati. Inoltre, ispira lealtà tra i nuovi dipendenti.

Allo stesso modo, puoi utilizzare i dati che registri per fornire un feedback costruttivo ai tuoi dipendenti. La prossima volta che effettui una revisione delle prestazioni, puoi condividere le tue note su come possono migliorare.

9. Proteggi i tuoi dipendenti mentre sono online

Il bullismo online nei confronti dei tuoi dipendenti, soprattutto se compiuto da chi lavora nella tua azienda, può causare danni notevoli. Può erodere la fiducia tra i vari membri del team riducendo le loro prestazioni. Se lasciato deselezionato, i dipendenti interessati potrebbero lasciare la tua azienda.

Con il monitoraggio dei dipendenti, saprai se si sta verificando bullismo online insieme a chi partecipa a queste attività. Puoi impostare avvisi con strumenti specifici che invieranno notifiche quando utilizzano parole chiave specifiche.

Questo può anche aiutare a proteggere dalle molestie sessuali. Puoi impostare trigger per notificare il dipartimento delle risorse umane e convalidare le accuse rivedendo i filmati sul dispositivo.

Fonti

Articoli.

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