8 geweldige voorbeelden van werknemersmonitoring
Bedrijven kunnen niet hopen efficiënt te zijn als hun werknemers tijdens kantooruren niets doen of kletsen met vrienden. Werkgevers moeten dus maatregelen nemen om werknemers te controleren. Maar wat zijn enkele voorbeelden van monitoring van werknemers?
Enkele geweldige voorbeelden van het monitoren van werknemers zijn onder meer het gebruik van apps voor het monitoren van werknemers, virtuele werkruimten, zakelijke e-mails, smartcards, software voor gegevensherstel, videobewaking, netwerkbeheersoftware en software voor het voorkomen van gegevensverlies (DLP).
In dit bericht zal ik het hebben over enkele uitstekende tools en methoden die u kunt gebruiken om uw werknemers goed in de gaten te houden. Dus als u moeite heeft gehad om uw werknemers te begeleiden, lees dan verder!
1. Software voor het monitoren van werknemers
Met fysieke arbeid is het gemakkelijk om te zien wie er werkt en wie niet. Het enige wat u hoeft te doen is naar de live videobewakingsbeelden van elk deel van het kantoor te kijken en te zien wat uw medewerker van plan is.
Aangezien steeds meer banen bestaan uit het achter een scherm zitten en toetsen indrukken, is het moeilijk te zeggen of werknemers daadwerkelijk aan het werk zijn; of het gebruik van werkapparaten voor persoonlijk gebruik. De enige manier om er zeker van te zijn, is door in het scherm van elke werknemer te gluren en te zien wat ze werkelijk doen.
Maar aangezien dat onpraktisch is, moeten managers een andere manier vinden om op het scherm te zien wat hun werknemers aan het doen zijn. Dit is waar schermbewakingssoftware om de hoek komt kijken. Hiermee kunnen werkgevers zien wat er gebeurt op de schermen van de werkapparaten van werknemers – in feite het digitale equivalent van videobewaking.
Hoe werkt het? Het enige wat werkgevers hoeven te doen is software voor het monitoren van werknemers downloaden op de pc’s van het bedrijf en de abonnementskosten voor de software betalen. Zodra dat is gebeurd, kunnen ze bijna alles op afstand volgen wat er op werkapparaten gebeurt, waar ook ter wereld.
Elke software voor het monitoren van werknemers wordt geleverd met zijn unieke set functies; u kunt echter enkele standaardfuncties verwachten van bijna elke monitoringsoftware. Dit zijn:
Tijdregistratie
Tijdregistratie is een standaardfunctie in bijna elk monitoringapparaat voor werknemers. Via deze functies kunnen werkgevers precies volgen wanneer een werkapparaat wordt gebruikt, wanneer het wordt gesloten, wanneer bepaalde apps worden geopend en wanneer ze worden gesloten.
Bovendien kunnen werknemers door middel van tijdregistratie meten of ze werkapparaten efficiënt gebruiken voor het bedrijf of tijd doorbrengen op sociale media tijdens werkuren.
Live schermopname en screenshots
Live-schermopnamen hebben de vorm van schermafbeeldingen of live-schermopnamen. Met deze functie kunnen werkgevers op elk moment de exacte inhoud op het scherm van een werkapparaat zien, zodat werkgevers altijd precies weten waarvoor werkapparaten worden gebruikt.
Bovendien heeft de live-opnamefunctie vaak de mogelijkheid om schermopnamen op te nemen en op te slaan. Op deze manier kunnen werkgevers het gebruik van elk werkapparaat van het bedrijf controleren wanneer ze vrij zijn.
Website-/app-tracking
Website- en app-trackingfuncties van software voor werknemersmonitoring stellen werkgevers in staat een volledige lijst te bekijken van elke website of applicatie die op een werkcomputer wordt gebruikt en de hoeveelheid tijd die eraan is besteed. Op deze manier kunnen werkgevers zien of een werkapparaat wordt gebruikt om games te spelen of tijd door te brengen op sociale media.
Toetsaanslag volgen
Het volgen van toetsaanslagen is een andere standaardfunctie in de meeste toepassingen voor het monitoren van werknemers. Het vertelt werkgevers precies wat hun werknemers op hun werkapparaten hebben getypt, wat betekent dat ze kunnen bijhouden of hun werknemers werkgerelateerde e-mails typen tijdens kantooruren of gewoon aan het chatten zijn met vrienden.
Nu u weet wat applicaties voor het monitoren van werknemers zijn, wilt u er misschien een uitproberen. Om je de moeite van het onderzoeken te besparen, heb ik hieronder twee aanbevelingen opgesomd:
Wolfeye – Beste prijs-kwaliteitverhouding
Wolfeye is de perfecte software voor het monitoren van werknemers voor kleine bedrijven die weinig werknemers hebben om te monitoren en weinig budget hebben. Het abonnement van de software wordt geleverd met alle functies die kleine bedrijven nodig hebben om hun werknemers nauwlettend in de gaten te houden. Voorbeelden van dergelijke functies zijn zaken als:
- Getimede schermafbeeldingen
- Live-schermopname
- Lijst met bezochte websites
- Onzichtbare app-opstart en meer.
Het beste gedeelte? U kunt al deze functies krijgen voor slechts $ 97 per jaar, een koopje in vergelijking met andere monitoring-apps.
DeskTime – voor grotere bedrijven
Als u veel werknemers moet controleren en bereid bent veel geld te investeren in het toezicht op hen, dan is DeskTime de perfecte oplossing voor het monitoren van werknemers.
Deze app is geoptimaliseerd voor grotere bedrijven en zit boordevol functies die je nodig hebt om de activiteiten van je werknemers bij te houden, projecten te plannen en te beheren en tijdrovende taken te automatiseren.
Enkele van de meest opvallende kenmerken van deze applicatie zijn de volgende:
- Automatische tijdregistratie
- Productiviteitsrapport
- Privé tijd optie
- App-tracking
- Schermopname
- Project volgen
- Website-/app-tracking en meer
2. Online werkruimtebewaking
Online workspaces zijn virtuele tools waar mensen samenwerken en met elkaar communiceren om aan projecten te werken of een virtueel bedrijf te runnen.
Online werkplekken zijn cruciaal voor zowel virtuele als fysieke bedrijven. Voor virtuele bedrijven fungeren online werkplekken als het centrum voor alle samenwerking en communicatie, omdat er geen andere manier is waarop werknemers en managers met elkaar kunnen communiceren.
Aan de andere kant kunnen deze tools voor fysieke bedrijven de communicatie helpen structureren en helpen bij projectbeheer.
In beide gevallen zouden managers geïnteresseerd zijn in hoe elke medewerker zijn virtuele ruimte gebruikt, of hij al dan niet werkt aan de taken die hem zijn toegewezen, en welke vooruitgang hij elke dag boekt.
Gelukkig hebben virtuele samenwerkingstools zoals Slack, Microsoft-teams en Google Workspace ingebouwde analysefuncties waarmee werkruimtebeheerders (werkgevers) individuele en collectieve prestaties kunnen volgen.
Wat voor soort gegevens kunnen ze controleren met behulp van deze werkruimten? Nou ja, vrijwel alles wat er in de werkruimte gebeurt.
De exacte analyse-opties zijn afhankelijk van software tot software, maar over het algemeen kun je als beheerder van een virtuele werkruimte (mits je je hebt geabonneerd op het juiste abonnement) alle chatrecords van de werkruimte bekijken, inclusief individuele chats tussen twee teamleden.
Je kunt ook zien wie er online is en wat hun inlogpatronen zijn (dwz op welke dagen loggen ze meestal in op de ruimte en voor hoe lang).
Afgezien daarvan kunt u met virtuele werkruimten projecten plannen, subdoelen stellen, deadlines stellen en deze toewijzen aan individuen of teams binnen uw werkruimte.
Bovendien kunt u herinneringen instellen voor taken die hun deadline naderen en hun voortgang bijhouden. Op deze manier kunt u in virtuele samenwerkingsruimten de voortgang van uw medewerkers met betrekking tot verschillende opdrachten nauwlettend in de gaten houden en zelfs hun prestaties over verschillende tijdsperioden beoordelen.
Met zoveel monitoringopties die beschikbaar zijn, zijn virtuele werkplekken een van de beste supervisietools in het arsenaal van een werkgever, vooral met betrekking tot communicatie en voortgangsevaluatie.
3. Werk e-mailbewaking
E-mailmonitoring is een andere optie die werkgevers kunnen gebruiken om te zien wat hun werknemers van plan zijn. Bedrijven kunnen zich abonneren op e-mailhostingservices en hun eigen gepersonaliseerde en privé-e-maildomein krijgen.
Zo kunnen ze elke medewerker een uniek zakelijk e-mailadres toewijzen. Deze e-mails zijn geen privékanalen. Werkgevers hebben beheerdersrechten voor het hele domein en kunnen alle e-mails controleren die zijn verzonden of ontvangen via de zakelijke e-mail van een werknemer.
Bovendien kunnen werkgevers ook bladeren door niet-verzonden berichten (ook wel concepten genoemd) op het account van een individuele werknemer.
Door middel van e-mailmonitoring kunnen werkgevers alle berichten bijhouden die naar externe partijen zijn verzonden en zien of werknemers werkuren gebruiken voor zakelijke correspondentie of persoonlijke e-mailcontacten.
Wat de praktijk betreft, is e-mailmonitoring geen dagelijkse monitoringtool voor werknemers. Dit komt omdat het voor werkgevers bijna onmogelijk zou zijn om elke e-mail te lezen die naar het account van elke werknemer wordt gestuurd.
Deze toezichtmethode is dus meer geschikt voor periodieke situatiecontroles, dwz het is alleen haalbaar voor werkgevers om de e-mails van werknemers om de paar maanden door te nemen of als ze een ontstane situatie willen onderzoeken.
4. Monitoring via software voor gegevensherstel
Applicaties voor gegevensherstel zijn niet gebouwd voor het monitoren van werknemers, maar als ze correct worden gebruikt, kunnen ze werkgevers helpen de browse-activiteiten van hun werknemers bij te houden.
Software voor gegevensherstel helpt de gegevens van een bedrijf te herstellen voor het geval deze per ongeluk worden verwijderd. Hoe verhoudt dit zich tot het monitoren van medewerkers? Welnu, het volgen van de browse-activiteit van werknemers is een essentieel onderdeel van het monitoren van werknemers. Werknemers kunnen hun zoekactiviteit echter verwijderen voordat werkgevers deze kunnen doorlopen.
Als werkgevers een back-up maken van de browsers van hun werkapparaten met software voor gegevensherstel, kunnen ze hun zoekgeschiedenis herstellen en ontdekken wat werknemers van plan waren. Zo kan data monitoring software ingezet worden om medewerkers te begeleiden.
5. Slimme ID-kaarten
Smart ID-kaarten zijn een uitstekende manier om werknemers in de fysieke gebouwen van uw bedrijf te controleren. Smart ID-kaarten (of smartcards) bevatten chips die met scanners aan de deur kunnen worden gescand. Telkens wanneer een kaart wordt gescand, controleert het systeem of de houder bevoegd is om dat deel van het bedrijfspand te betreden. Als dat zo is, mogen ze naar binnen; zo niet, dan wordt de toegang geweigerd.
Op deze manier weten managers wie op welk moment toegang heeft tot welke delen van het bedrijfsterrein, waardoor het voor hen veel gemakkelijker wordt om werknemers ter verantwoording te roepen.
Een andere geweldige manier waarop smartcards bedrijven helpen werknemers verantwoordelijk te houden, is door werkgevers toe te staan de aanwezigheid van hun werknemers bij te houden. Wanneer een medewerker het bedrijfspand betreedt, scant hij zijn kaart bij de ingang en registreert het systeem automatisch het exacte tijdstip waarop hij het pand binnenkwam.
Evenzo scannen werknemers bij het verlaten van het bedrijfsterrein hun kaart opnieuw bij de ingang om het systeem bij te werken wanneer ze het werk verlaten.
6. Netwerkbewaking
Werkgevers kunnen ook controleren welke websites werknemers bezoeken via de router van het bedrijf. Dit staat bekend als netwerkbewaking en veel bedrijven gebruiken het om ervoor te zorgen dat werknemers geen toegang krijgen tot kwaadaardige websites die de gegevens van het bedrijf kunnen bedreigen.
Een veel voorkomende misvatting over netwerkmonitoring is dat werkgevers hiermee alle chats kunnen lezen die via het bedrijfsnetwerk zijn verzonden of ontvangen.
Dit is gewoon niet waar. Werkgevers kunnen chats die via het netwerk van het bedrijf zijn verzonden, niet zien, tenzij ze via onbeveiligde sites worden verzonden. Onbeveiligde sites zijn niet-versleuteld, dus iedereen die het netwerk beheert, kan elke activiteit zien die op de site wordt uitgevoerd.
Naast het bijhouden van wat werknemers op internet zoeken, kan netwerkmonitoring ook worden gebruikt om bij te houden welke werknemers toegang vragen tot gevoelige bedrijfsbestanden. Op deze manier weten de hogere managers, als er gevoelige informatie over het bedrijf is gelekt, welke werknemers verantwoordelijk moeten worden gehouden voor de inbreuk.
7. Software ter voorkoming van gegevensverlies (DLP).
Software ter voorkoming van gegevensverlies is een beveiligingstool die de gevoelige informatie van een bedrijf beschermt door de bestanden op verschillende gevoeligheidsniveaus te classificeren en vervolgens verificatiecontroles op te leggen in verhouding tot het gevoeligheidsniveau.
Op deze manier voorkomt de applicatie onbevoegde toegang tot de informatie van een bedrijf en behoedt het deze voor een datalek.
Als een geautoriseerde persoon toch toegang heeft tot gevoelige bestanden, neemt de software hiervan nota voor verantwoordingsdoeleinden.
Aan de andere kant, als er een datalek wordt gedetecteerd, blokkeert de software de toegang tot de gegevens om te voorkomen dat deze worden gelekt.
8. CCTV of videobewaking
Videobewaking is een veelgebruikte methode om werknemers te monitoren. IT-teams worden ingehuurd om een keten van camera’s op te zetten die strategisch door het hele bedrijfspand zijn geplaatst, zodat bijna alle delen van het gebouw onder cameratoezicht staan (met uitzondering van plaatsen zoals badkamers natuurlijk).
De beelden die door deze camera’s worden vastgelegd, worden ingevoerd in de beveiligingsruimte van het bedrijf, waar leden van het beveiligingsteam alle activiteiten in het gebouw in de gaten houden.
Bovendien worden alle opgenomen beelden meestal voor ten minste een paar maanden verzonden en opgeslagen op off-site servers voor het geval ze nodig zijn voor onderzoek.
Om deze redenen is videobewaking een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat:
- Werknemers stelen niets van het werk
- Medewerkers zitten niet stil tijdens het werk, en
- Medewerkers hebben geen toegang tot delen van het gebouw waartoe ze niet bevoegd zijn.
Laatste gedachten
Kortom, bedrijven moeten investeren in tools en middelen waarmee ze de werkvoortgang van hun werknemers kunnen volgen; anders zullen ze nooit in staat zijn om de efficiëntie van hun activiteiten te verhogen.
Gelukkig zijn er in het digitale tijdperk verschillende tools en middelen die bedrijven kunnen gebruiken om hun werknemers onder controle te houden:
- Software voor het monitoren van werknemers
- Online werkruimtebewaking
- E-mail monitoring
- Netwerkbewaking
- Camera bewaking
- Slimme kaarten
- Software voor gegevensherstel
- Data verlies voorkomen
Gebruik de optie waarmee u uw werknemers het beste in de gaten kunt houden, afhankelijk van de aard van uw bedrijf.