8 excelentes ejemplos de monitoreo de empleados
Las empresas no pueden aspirar a ser eficientes si sus empleados pasan horas de oficina sentados sin hacer nada o charlando con amigos. Por lo tanto, los empleadores deben tomar medidas para monitorear a los empleados. Pero, ¿cuáles son algunos ejemplos de monitoreo de empleados?
Algunos excelentes ejemplos de monitoreo de empleados incluyen el uso de aplicaciones de monitoreo de empleados, espacios de trabajo virtuales, correos electrónicos comerciales, tarjetas inteligentes, software de recuperación de datos, videovigilancia, software de administración de redes y software de prevención de pérdida de datos (DLP).
En esta publicación, hablaré sobre algunas herramientas y métodos excelentes que puede usar para vigilar de cerca a sus empleados. Entonces, si ha tenido problemas para supervisar a sus empleados, ¡siga leyendo!
1. Software de monitoreo de empleados
Con trabajo físico, es fácil detectar quién está trabajando y quién no. Todo lo que tiene que hacer es mirar las imágenes de videovigilancia en vivo de cualquier parte de la oficina y ver qué está haciendo su empleado.
Sin embargo, a medida que más y más trabajos incluyen sentarse frente a una pantalla y presionar teclas, es difícil saber si los empleados realmente están trabajando; o usar dispositivos de trabajo para uso personal. La única forma de estar seguro sería echar un vistazo a la pantalla de cada empleado y ver lo que realmente están haciendo.
Pero como eso no es práctico, los gerentes deben encontrar otra forma de ver lo que hacen sus empleados en la pantalla. Aquí es donde entra en juego el software de monitoreo de pantalla . Permite a los empleadores ver lo que sucede en las pantallas de los dispositivos de trabajo de los empleados, básicamente el equivalente digital de la videovigilancia.
¿Como funciona? Todo lo que los empleadores tienen que hacer es descargar el software de monitoreo de empleados en las PC de la empresa y pagar la tarifa de suscripción del software. Una vez hecho esto, podrán monitorear de forma remota casi todo lo que sucede en los dispositivos de trabajo desde cualquier parte del mundo.
Cada software de monitoreo de empleados viene con su conjunto único de características; sin embargo, puede esperar algunas características estándar de casi todos los programas de monitoreo. Estos son:
Seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo es una característica estándar en casi todos los dispositivos de monitoreo de empleados. A través de estas funciones, los empleadores pueden rastrear exactamente cuándo se usa un dispositivo de trabajo, cuándo se cierra, cuándo se abren ciertas aplicaciones y cuándo se cierran.
Además, a través del seguimiento del tiempo, los empleados pueden evaluar si están utilizando los dispositivos de trabajo de manera eficiente para el negocio o si están pasando tiempo en las redes sociales durante las horas de trabajo.
Grabación de pantalla en vivo y capturas de pantalla
Las capturas de pantalla en vivo toman la forma de capturas de pantalla o grabaciones de pantalla en vivo. Esta función permite a los empleadores ver el contenido exacto en la pantalla de un dispositivo de trabajo en cualquier momento, de modo que los empleadores siempre sepan exactamente para qué se utilizan los dispositivos de trabajo.
Además, la función de grabación en vivo a menudo tiene la opción de grabar y almacenar grabaciones de pantalla. De esta manera, los empleadores pueden auditar el uso de cualquier dispositivo de trabajo de la empresa en cualquier momento que estén libres.
Seguimiento de sitios web/aplicaciones
Las funciones de seguimiento de sitios web y aplicaciones del software de monitoreo de empleados permiten a los empleadores ver una lista completa de cada sitio web o aplicación utilizada en una computadora de trabajo y la cantidad de tiempo que se dedica a ello. De esta manera, los empleadores pueden saber si un dispositivo de trabajo se usa para jugar o pasar tiempo en las redes sociales.
Seguimiento de pulsaciones de teclas
El seguimiento de pulsaciones de teclas es otra característica estándar en la mayoría de las aplicaciones de monitoreo de empleados. Les dice a los empleadores exactamente lo que sus empleados han estado escribiendo en sus dispositivos de trabajo, lo que significa que pueden contar si sus empleados están escribiendo correos electrónicos relacionados con el trabajo durante el horario de oficina o simplemente chateando con amigos.
Ahora que sabe qué son las aplicaciones de monitoreo de empleados, es posible que desee probar una. Para evitarle la molestia de investigar, he enumerado dos recomendaciones a continuación:
Wolfeye : la mejor relación calidad-precio
Wolfeye es el software de monitoreo de empleados perfecto para pequeñas empresas que tienen pocos trabajadores para monitorear y tienen un presupuesto bajo. El plan de suscripción del software viene con todas las funciones que las pequeñas empresas necesitan para vigilar de cerca a sus trabajadores. Ejemplos de tales características incluyen cosas como:
- Capturas de pantalla cronometradas
- Grabación de pantalla en vivo
- Lista de sitios web visitados
- Inicio de aplicación invisible y más.
¿La mejor parte? Puede obtener todas estas funciones por solo $ 97 al año, una ganga en comparación con otras aplicaciones de monitoreo.
DeskTime : para empresas más grandes
Si tiene muchos empleados que monitorear y está dispuesto a invertir mucho dinero en supervisarlos, DeskTime es la solución de monitoreo de empleados perfecta para usted.
Optimizada para empresas más grandes, esta aplicación está repleta de funciones que necesita para realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados, planificar y administrar proyectos y automatizar tareas que consumen mucho tiempo.
Algunas de las características más notables de esta aplicación incluyen las siguientes:
- Seguimiento automático del tiempo
- Informe de productividad
- Opción de tiempo privado
- seguimiento de aplicaciones
- La captura de pantalla
- Seguimiento de proyectos
- Seguimiento de sitios web/aplicaciones y más
2. Supervisión del espacio de trabajo en línea
Los espacios de trabajo en línea son herramientas virtuales donde las personas colaboran y se comunican entre sí para trabajar en proyectos o administrar un negocio virtual.
Los espacios de trabajo en línea son cruciales para los negocios físicos y virtuales. Para las empresas virtuales, los espacios de trabajo en línea actúan como el centro de toda la colaboración y la comunicación, ya que no hay otra forma en que los empleados y los gerentes puedan interactuar entre sí.
Por otro lado, para las empresas físicas, estas herramientas pueden ayudar a estructurar la comunicación y ayudar con la gestión de proyectos.
En ambos casos, los gerentes estarían interesados en saber cómo cada empleado usa su espacio virtual, si están trabajando o no en las tareas que se les asignan y qué progresos están haciendo todos los días.
Afortunadamente, las herramientas de colaboración virtual como Slack, los equipos de Microsoft y Google Workspace tienen funciones de análisis integradas que permiten a los administradores del espacio de trabajo (empleadores) realizar un seguimiento del desempeño individual y colectivo.
¿Qué tipo de datos pueden monitorear usando estos espacios de trabajo? Bueno, prácticamente cualquier cosa que suceda en el espacio de trabajo.
Las opciones exactas de análisis dependen de un software a otro, pero generalmente, como administrador de un espacio de trabajo virtual (siempre que se haya suscrito al plan correcto), puede ver todos los registros de chat del espacio de trabajo, incluidos los chats individuales entre dos miembros del equipo.
También puede ver quién está en línea y cuáles son sus patrones de inicio de sesión (es decir, qué días suelen iniciar sesión en el espacio y por cuánto tiempo).
Aparte de esto, los espacios de trabajo virtuales le permiten planificar proyectos, establecer objetivos secundarios, establecer plazos y asignarlos a personas o equipos dentro de su espacio de trabajo.
Además, puede configurar recordatorios para tareas que se acercan a sus fechas límite y contar su progreso. De esta manera, los espacios de colaboración virtual le permiten seguir de cerca el progreso de sus empleados con respecto a las diferentes tareas e incluso evaluar su desempeño en diferentes períodos de tiempo.
Con tantas opciones de monitoreo disponibles, los espacios de trabajo virtuales son una de las mejores herramientas de supervisión en el arsenal de un empleador, especialmente en lo que respecta a la comunicación y la evaluación del progreso.
3. Monitoreo de correo electrónico de trabajo
El monitoreo de correo electrónico es otra opción que los empleadores pueden usar para ver qué están haciendo sus empleados. Las empresas pueden suscribirse a los servicios de alojamiento de correo electrónico y obtener su propio dominio de correo electrónico personalizado y privado.
De esta manera, pueden asignar a cada empleado una dirección de correo electrónico comercial única. Ahora, estos correos electrónicos no son canales privados. Los empleadores tienen derechos de administrador para todo el dominio y pueden revisar los correos electrónicos enviados o recibidos a través del correo electrónico comercial de cualquier empleado.
Además, los empleadores también pueden navegar a través de los mensajes no enviados (también conocidos como borradores) en la cuenta de cualquier empleado individual.
A través del monitoreo de correo electrónico, los empleadores pueden realizar un seguimiento de los mensajes enviados a terceros y ver si los empleados están utilizando las horas de trabajo para correspondencia comercial o contactos de correo electrónico personales.
En lo que respecta a la práctica, el monitoreo de correo electrónico no es una herramienta de monitoreo de empleados del día a día. Esto se debe a que sería casi imposible para los empleadores leer todos los correos enviados a la cuenta de cada empleado.
Por lo tanto, este método de supervisión es más adecuado para verificaciones situacionales periódicas, es decir, solo es factible que los empleadores revisen los correos electrónicos de los empleados cada pocos meses o si desean investigar una situación que se ha desarrollado.
4. Monitoreo a través de software de recuperación de datos
Las aplicaciones de recuperación de datos no están diseñadas con el propósito de monitorear a los empleados, pero cuando se usan correctamente, pueden ayudar a los empleadores a realizar un seguimiento de las actividades de navegación de sus empleados.
El software de recuperación de datos ayuda a restaurar los datos de una empresa en caso de que se eliminen accidentalmente. ¿Cómo se relaciona esto con el control de los empleados? Bueno, rastrear la actividad de navegación de los empleados es una parte esencial del monitoreo de los empleados. Sin embargo, los empleados pueden eliminar su actividad de búsqueda antes de que los empleadores puedan revisarla.
Si los empleadores hacen una copia de seguridad de los navegadores de sus dispositivos de trabajo utilizando un software de recuperación de datos, pueden restaurar su historial de búsqueda y averiguar qué estaban haciendo los empleados. De esta manera, el software de monitoreo de datos se puede usar para supervisar a los empleados.
5. Tarjetas de identificación inteligentes
Las tarjetas de identificación inteligentes son una excelente manera de monitorear a los empleados dentro de las instalaciones físicas de su negocio. Las tarjetas de identificación inteligentes (o tarjetas inteligentes) contienen chips que se pueden escanear en las puertas mediante escáneres. Cada vez que se escanea una tarjeta, el sistema verifica si el titular está autorizado para acceder a esa parte de las instalaciones de la empresa. Si lo son, se les permite entrar; si no, se les niega el acceso.
De esta manera, los gerentes saben quién accede a qué partes de las instalaciones de la empresa y en qué momento, lo que les facilita mucho hacer que los empleados rindan cuentas.
Otra excelente forma en que las tarjetas inteligentes ayudan a las empresas a mantener a los empleados responsables es al permitirles a los empleadores realizar un seguimiento de la asistencia de sus trabajadores. Cada vez que un empleado ingresa a las instalaciones de la empresa, escanea su tarjeta en la entrada y el sistema registra automáticamente la hora exacta en que ingresó al edificio.
Del mismo modo, cuando los empleados salen de las instalaciones de la empresa, escanean sus tarjetas en la entrada nuevamente para actualizar el sistema sobre cuándo salen del trabajo.
6. Monitoreo de red
Los empleadores también pueden controlar a qué sitios web acceden los empleados a través del enrutador de la empresa. Esto se conoce como monitoreo de red y muchas empresas lo utilizan para asegurarse de que los empleados no accedan a ningún sitio web malicioso que pueda amenazar los datos de la empresa.
Un concepto erróneo común con respecto al monitoreo de la red es que permite a los empleadores leer los chats enviados o recibidos a través de la red de la empresa.
Esto simplemente no es cierto. Los empleadores no pueden ver los chats enviados a través de la red de la empresa a menos que se envíen a través de sitios no seguros. Los sitios no seguros no están encriptados, por lo que cualquiera que administre la red puede ver cualquier actividad realizada en el sitio.
Además de rastrear lo que los empleados buscan en Internet, el monitoreo de la red también se puede usar para realizar un seguimiento de los empleados que solicitan acceso a archivos comerciales confidenciales. De esta manera, si se filtra información confidencial sobre el negocio, los altos directivos sabrán a qué empleados responsabilizar por la filtración.
7. Software de prevención de pérdida de datos (DLP)
El software de prevención de pérdida de datos es una herramienta de seguridad que protege la información confidencial de una empresa clasificando sus archivos en diferentes niveles de confidencialidad y luego imponiendo controles de verificación en proporción a su nivel de confidencialidad.
De esta forma, la aplicación evita el acceso no autorizado a la información de una empresa y la salva de una filtración de datos.
Si una persona autorizada accede a archivos confidenciales, el software toma nota de ello con fines de responsabilidad.
Por otro lado, si se detecta una violación de datos, el software bloquea el acceso a los datos para evitar que se filtren.
8. CCTV o Video Vigilancia
La videovigilancia es un método ampliamente utilizado para monitorear a los empleados. Se contratan equipos de TI para instalar una cadena de cámaras estratégicamente ubicadas en las instalaciones comerciales, de modo que casi todas las partes del edificio estén bajo vigilancia con cámaras (con la excepción de lugares como los baños, por supuesto).
Las imágenes capturadas por estas cámaras se envían a la sala de seguridad de la empresa, donde los miembros del equipo de seguridad monitorean cualquier actividad en el edificio.
Además, todas las imágenes grabadas generalmente se envían y almacenan en servidores externos durante al menos un par de meses en caso de que sea necesario para alguna investigación.
Por estas razones, la videovigilancia es una excelente manera de garantizar que:
- Los empleados no roban nada del trabajo.
- Los empleados no se sientan ociosos durante el trabajo, y
- Los empleados no acceden a partes del edificio a las que no están autorizados a acceder.
Pensamientos finales
En resumen, las empresas deben invertir en herramientas y recursos que puedan ayudarlas a realizar un seguimiento del progreso laboral de sus empleados; de lo contrario, nunca podrán aumentar la eficiencia de sus operaciones.
Afortunadamente, en la era digital, existen varias herramientas y recursos que las empresas pueden usar para mantener a sus empleados bajo control:
- Software de monitoreo de empleados
- Supervisión del espacio de trabajo en línea
- Monitoreo de correo electrónico
- Monitoreo de red
- Video vigilancia
- Tarjetas inteligentes
- software de recuperación de datos
- Prevención de pérdida de datos
Utilice la opción que mejor le permita vigilar de cerca a sus empleados según la naturaleza de su negocio.
Fuentes
- Guardián digital: ¿Qué es la prevención de pérdida de datos (DLP)?
- Perspicaz: ¿Cuáles son las técnicas de monitoreo del lugar de trabajo más comunes?
- Handy Recovery: cómo recuperar el historial eliminado en Chrome en (2022)
- Nolo: Monitoreo de correo electrónico: ¿Pueden sus empleadores leer sus mensajes?