10 coisas que os empregadores podem rastrear em um laptop
A tecnologia revolucionou a forma como fazemos negócios. Seus funcionários podem trabalhar com mais rapidez e eficiência do que nunca e em mais lugares. A maioria das pessoas nem precisa estar em um escritório. Eles podem fazer seu trabalho em casa ou no local com um cliente. Tudo o que eles precisam é de um computador ou laptop com os aplicativos empresariais apropriados.
No entanto, essa mesma tecnologia apresenta graves desvantagens. Embora sejam mais produtivos, eles também têm muito mais distrações. Estas distrações podem levar à redução da produtividade, a maiores riscos de segurança e a uma maior vulnerabilidade a responsabilidades regulamentares e financeiras. Felizmente, os empregadores podem rastrear determinadas atividades dos funcionários por meio de seus laptops e outros dispositivos de computador.
Coisas que os empregadores podem rastrear nos laptops de seus funcionários
A maioria das empresas não está equipada para lidar com trabalhadores remotos. Isso apesar de ter que fazer isso nos últimos anos. Felizmente, gerenciar equipes remotas é semelhante a administrar uma equipe no escritório. Embora o gerenciamento remoto possa não ser algo natural para você, você poderá fazê-lo se tiver as ferramentas e o conhecimento certos.
Confiança e segurança estão entre os aspectos mais importantes do gerenciamento remoto. Eles também são os mais difíceis de fazer da maneira certa.
Com funcionários remotos, você não tem como ver visualmente quem está trabalhando e quem não está. Felizmente, existem maneiras de os empregadores rastrearem seus funcionários por meio de seus computadores, especialmente se eles usarem laptops fornecidos pela empresa. No entanto, muita vigilância pode ser uma violação de privacidade.
Portanto, você vai querer saber exatamente o que pode rastrear nos laptops e a maneira correta de rastreá-los. A primeira parte é fácil. Com o software de rastreamento e monitoramento apropriado instalado nesses laptops, você pode rastrear todas ou algumas das seguintes coisas e atividades .
1. E-mail pessoal
O e-mail comercial não é privado. Como tal, os empregadores podem rastrear qualquer coisa enviada para e através de qualquer endereço de e-mail da empresa. Por causa disso, você pode monitorar qualquer programa de e-mail localizado nos laptops de seus funcionários durante o horário de trabalho. Você pode monitorar o conteúdo e o destinatário de qualquer e-mail que passe por um laptop.
No entanto, você não pode monitorar e-mails dos dispositivos elétricos de seus funcionários, como telefones ou laptops, sem permissão. Esses e-mails são considerados privados. Felizmente, esta restrição não se aplica aos computadores da empresa. Você pode rastrear livremente atividades de e-mail pessoal realizadas por meio de um laptop da empresa, mesmo que tenham sido enviadas por meio de um portal da web como o Gmail.
Portanto, você pode alertar seus funcionários sobre a política de monitoramento de e-mail da sua empresa antes de rastreá-los. Este aviso deve ajudar a mitigar qualquer confusão.
2. Uso de blogs e mídias sociais
Como empregador, você pode rastrear e registrar quando seus funcionários usam seus laptops para postar nas redes sociais e o que eles postaram. Embora seus funcionários tenham permissão para postar o que quiserem durante seu horário, você pode usar essas informações para restringir o que eles podem postar durante o horário de trabalho.
Alguns estados podem proteger qualquer conduta legal dos funcionários, mas essas proteções não são universais. Embora você não possa discriminá-los ou discipliná-los com base no que postam, seus funcionários não estão protegidos pela Primeira Emenda , apesar de alegarem que estão. Como tal, você é livre para usar as informações de rastreamento como achar melhor. Isto é especialmente verdadeiro em estados à vontade.
3. Pesquisas
Quer seja algo local ou online, os empregadores podem rastrear qualquer pesquisa realizada em um laptop. Você pode rastrear e registrar o que foi pesquisado, quando foi pesquisado e como foi pesquisado, bem como os resultados da pesquisa. A escolha do mecanismo de busca também é irrelevante. Você pode rastrear facilmente qualquer pesquisa feita usando a ferramenta de pesquisa do Windows e o Google.
4. Atividade Geral na Web
Além do e-mail e das redes sociais, os empregadores podem rastrear qualquer atividade na web que ocorra em seus laptops. Você pode interceptar e registrar todos os logs de URL que passam pela sua rede. Você pode até receber notificações se um funcionário usar determinadas palavras-chave ou visitar determinados sites. Você pode monitorar a atividade na web de duas maneiras.
Você pode monitorar por proxy através de um roteador central. Este método é melhor quando seus funcionários usam a rede da sua empresa para acessar a Internet. Seus funcionários também não têm motivos para esperar privacidade usando esse método. É o seu serviço. Então, você faz as regras.
No entanto, você não está restrito apenas à sua rede. Você pode rastrear atividades na web em qualquer rede com o software de rastreamento apropriado no laptop em questão. Embora possa haver limitações sobre o que você pode rastrear, especialmente se for o computador pessoal do seu funcionário.
5. Aplicativos usados
Junto com a atividade na web, você pode monitorar quais aplicativos seus funcionários usam em seus laptops. Esses dados permitirão que você veja quais funcionários estão trabalhando em tarefas relacionadas aos negócios e quem está fazendo outra coisa. Você pode até monitorar a frequência com que seus funcionários alternam entre diferentes aplicativos, oferecendo uma maneira simples de medir distrações e outros problemas de desempenho.
6. GPS e outros dados de localização
Desde que o laptop tenha o hardware necessário, você pode rastrear a localização do Sistema de Posicionamento Global (GPS). Em alguns casos, você também pode obter uma imagem do local através da câmera. Você pode até obter esses dados se usar vários roteadores em sua rede, monitorando a qual roteador o laptop se conecta quando fica online. Você pode fazer isso até mesmo enquanto o laptop está no modo de navegação anônima.
Saber a localização de um laptop tem inúmeras vantagens. Você pode rastrear a localização de seu proprietário, informando onde seus funcionários estão a qualquer momento. Por exemplo, ele permitirá que você saiba se seu funcionário está indo para um local de trabalho, fazendo pausas ou relaxando durante o horário de trabalho. Ele ainda permitirá que você recupere rapidamente o laptop se ele for roubado.
7. Tempo gasto em projetos
Com o software certo, você pode acompanhar quanto tempo seus funcionários gastam em seus projetos de trabalho. Você pode usar essas informações como um cartão de ponto virtual ou como uma avaliação geral de produtividade. De qualquer forma, você terá uma sensação de segurança e garantia de que seus funcionários estão realmente fazendo seu trabalho e não apenas usando seus laptops para se divertir.
Você pode até configurá-lo para que seus funcionários possam interromper temporariamente o rastreamento em caso de quebras e cliques acidentais. Esse nível de controle garantiria a confiança entre você e seus funcionários, tornando o trabalho remoto um esforço valioso para todos.
8. Logins
Você pode rastrear quando alguém faz login em um laptop, bem como qualquer serviço em que seu funcionário faça login para usá-lo. Dependendo do software de rastreamento, você pode vincular esses logins a capturas de tela da área de trabalho e fotos da câmera. Juntos, esses registros podem fornecer uma visão geral de como seus funcionários gastam seu tempo.
9. Teclado e outros dispositivos de entrada
Muitas vezes chamado de keylogging, o rastreamento de dispositivos de entrada é uma das coisas mais interessantes que os empregadores podem fazer com um laptop. É também a maneira mais fácil de violar as regulamentações de privacidade. Portanto, você só deve fazer isso se tiver um bom motivo para fazê-lo.
O keylogging permite que você saiba o que está acontecendo no computador em tempo real. Você saberá cada tecla do teclado que foi pressionada e sempre que o mouse ou trackpad se mover. Em alguns casos, você saberá até mesmo se seu funcionário conectou um dispositivo externo, como uma unidade USB, ao laptop. Você saberia o que seus funcionários estão fazendo enquanto o fazem.
Isso deixa o laptop vulnerável a hackers e violações de rede. Portanto, você deseja confiar totalmente em seu software de rastreamento se planeja usar keylogging em sua política de vigilância.
10. Uso de webcam
Se o laptop tiver uma câmera habilitada, você também poderá receber fotos e vídeos ao vivo dele. Dessa forma, você pode saber exatamente quem está usando o computador. No entanto, o rastreamento da câmera é inútil se algo estiver bloqueando a lente da câmera ou se a câmera estiver desativada. Portanto, você deve discutir o uso da câmera em sua empresa com seus funcionários antes de começar a observá-los.
Como os empregadores podem rastrear seus funcionários por meio de laptops
Rastrear sua equipe não é novidade. As empresas fazem isso há décadas. No entanto, é muito mais fácil fazer agora do que nunca. Mais de 80% de todas as grandes corporações rastreiam de alguma forma seus funcionários por meio de seus dispositivos eletrônicos.
Monitorar seus funcionários é muito fácil devido às muitas opções que você tem para fazer isso. Alguns desses métodos permitirão rastrear pessoas sem a necessidade de software especializado. Embora a maioria das formas exija alguma cooperação do funcionário, incluindo alguns dos seguintes.
- Software de keylogging – Os keyloggers monitoram e registram as teclas digitadas em um teclado, incluindo tudo o que foi digitado ou excluído, a rapidez com que foram digitadas e as senhas.
- Ferramentas de monitoramento remoto – Esses programas de rastreamento rastreiam o que os funcionários fazem em seus laptops, espelhando-os em um desktop no escritório. Eles podem registrar qual site o funcionário visita, bem como fotos, vídeos e gravações de áudio do funcionário, sem que eles saibam. Eles podem até rastrear quando o funcionário está longe do laptop.
- Rastreamento biométrico – Esses programas tiram fotos aleatoriamente da câmera embutida do laptop para registrar a saúde mental dos funcionários enquanto eles realizam determinadas tarefas.
- Monitoramento de e-mail e calendário – Útil para rastrear o uso de e-mail, bem como reuniões agendadas.
- Monitoramento de bate-papo – Ferramentas de comunicação como o Slack registram todas as comunicações públicas e privadas que passam por elas.
- Rastreamento GPS – rastreia e monitora a localização do laptop.
- Gerenciadores de dispositivos móveis (MDM ) – O MDM oferece controle total sobre o laptop, incluindo a eliminação das unidades em caso de perda ou roubo.
Restrições sobre o que os empregadores podem rastrear
Apesar dos chavões que você já deve ter ouvido, os empregadores não podem simplesmente monitorar e registrar tudo o que seus funcionários fazem. No entanto, a maioria dos estados concorda que os funcionários não têm expectativas de privacidade no trabalho . Dessa forma, você pode acompanhar como seus funcionários usam seus laptops, desde que seus esforços não violem nenhuma lei local.
Dito isso, você tem o direito de rastrear e monitorar propriedades pertencentes à empresa, incluindo os laptops que você oferece aos seus funcionários. Você pode monitorar o que acontece nesses laptops e como eles são usados. Por exemplo, você pode consultar o e-mail privado que seus funcionários enviaram deles ou por meio de sua rede.
No entanto, você só pode monitorar livremente seus funcionários durante o trabalho. Fora do trabalho, você deve ter um motivo comercial legítimo, até mesmo relacionado a equipamentos da empresa. Como resultado, embora geralmente você tenha permissão para rastrear a localização, a maioria dos estados impõe restrições a todo o resto. Mesmo assim, talvez você não tenha permissão para rastrear a localização em dias em que seus funcionários não têm expectativa de trabalhar, como fins de semana.
Use software de rastreamento que mantenha você em conformidade
Felizmente, uma ferramenta confiável de monitoramento de funcionários, como o Wolfeye , pode ajudá-lo a rastrear esses dispositivos e, ao mesmo tempo, permanecer em conformidade com todas as leis e regulamentos locais. Com esta ferramenta, você sabe o quão produtivos seus funcionários são e onde eles podem melhorar, garantindo que você obtenha sempre o melhor retorno sobre seus investimentos.
Alguns benefícios notáveis de usar uma ferramenta como o Wolfeye incluem:
- Leste para instalar em qualquer laptop – O processo de instalação simples permite que qualquer pessoa instale o aplicativo cliente em seu laptop. Também funciona em Windows e iOS, tornando-o compatível com a maioria dos laptops do mercado. O aplicativo de servidor é igualmente versátil e funciona com a maioria das redes.
- Segurança ética – utiliza um canal de comunicação altamente seguro para reduzir o risco de violações de dados. Pode ser configurado para excluir apenas informações da empresa de um dispositivo pessoal roubado ou perdido. Pode ser vinculado a uma solução de backup se for necessária a recuperação de dados.
- Gera confiança por meio da transparência – ajuda a deixar claro para seu funcionário o que você está monitorando e quando. Os funcionários também podem adicionar e atualizar registros manualmente caso o monitoramento não consiga capturar tudo o que estavam fazendo, garantindo que a ferramenta capture com precisão como os funcionários passam seus dias.
O desenvolvimento de uma cultura de confiança e responsabilidade oferece resultados muito mais sustentáveis, mas a Wolfeye preencherá facilmente as lacunas. Com as políticas corretas implementadas, a ferramenta de monitoramento ajudará você a monitorar as realizações de sua equipe, ao mesmo tempo que mantém seus dados e equipamentos seguros.
Conclusão
Preocupados com a segurança e o desempenho dos funcionários, os empregadores podem rastrear e coletar informações sobre seus funcionários a partir de seus laptops, como os 10 itens acima. No entanto, você deve fazê-lo de forma ética e legal para garantir que seus funcionários confiem em você. Felizmente, ferramentas de software de rastreamento como o Wolfeye podem mantê-lo em conformidade.